Die Vorstandssitzung öffnet sich

Im Jahr 2016 präsentierte erstmals eine Telekom-Mitarbeiterin aus Berlin ihren eigenen Vorschlag auf einer öffentlichen Vorstandssitzung. Die Sitzung fand auf dem jährlichen Telekom Barcamp statt, live und über Videostream nahmen Mitarbeiter des Konzerns an einem Teil der Sitzung teil. Im Vorfeld konnten sie dazu selbst Themen einbringen und über die eingegangenen Themenvorschläge abstimmen. Die Berliner Mitarbeiterin konnte daraufhin ihren Themenvorschlag mit Ergänzungen ihrer Kollegen einbringen.

"Wir wollen die Arbeitsrealitäten des Top-Managements und der ganz normalen Mitarbeiter näher zueinander bringen“, so Birgit Beine, Projektleiterin "Sharing Culture" bei der Telekom. Sie hat das Format der öffentlichen Vorstandssitzungen entwickelt und erklärt, wie es in den vergangenen zweieinhalb Jahren weiterging, welche Erfahrungen die Telekom aus dem Projekt mitnimmt und welche Wirkung die offene Sitzung erzielt hat.

Öffentliche Vorstandssitzung: Direkter Austausch führt zu mehr Verständnis

Beine sieht neben dem Einblick in die Arbeit des Vorstandsgremiums die Möglichkeit, das gegenseitige Verständnis zu stärken. Der Einsatz von innovativer Medientechnologie zur Teilnahme ermögliche den direkten Kontakt zwischen Mitarbeitern und oberster Führungsebene. So können aktuelle Themen ohne den Umweg über hierarchische Strukturen eingebracht werden. Über das Streaming können alle interessierten Mitarbeiter weltweit die Sitzung verfolgen, über das Themen-Voting via Social Enterprise Network ihre Vorschläge einbringen und so die Sitzung mitgestalten. Von der Resonanz sei man nach der ersten Sitzung 2016 überwältigt gewesen – nicht nur von der enormen Beteiligung aus dem gesamten Konzern, sondern auch weil das Thema sofort in den sozialen Medien und in der Presse aufgegriffen wurde. 

Mitarbeiter sind in reguläre Vorstandssitzung eingeladen

Im September 2018 wurde diese Form der öffentlichen Vorstandssitzung – mit Livestream und offenen Türen beim Barcamp – schon zum dritten Mal praktiziert. Darüber hinaus will das Unternehmen den direkten Austausch zwischen dem traditionellen Gremium der Vorstandssitzung und den einzelnen Mitarbeitern auf allen Ebenen weiter ausbauen. Daher fand im November 2018 abermals eine Abstimmung zu Themenvorschlägen aus der Belegschaft statt. Diesmal hatte der Vorstand selbst ausdrücklich dazu aufgerufen, Ideen zur Verbesserung des Kundenerlebnisses zu entwickeln und einzubringen. 

Das Ergebnis der Abstimmung war, dass ein Mitarbeiter aus dem Online Customer Support in Mazedonien seinen Vorschlag in einer Vorstandssitzung präsentierte. Diesmal ohne große mediale Aufmerksamkeit und ohne Livestream, sondern ganz normal in einer regulären Vorstandssitzung. Seitdem arbeitet ein konzernübergreifendes Team zusammen mit dem Ideengeber an der Weiterentwicklung seines Vorschlags. "Ich fände es klasse, wenn wir es regelmäßig hinbekämen, dass Themen von Mitarbeitern direkt in normale Vorstandssitzungen eingebracht werden können.", so Beine. Die Projektleiterin setzt sich zum Ziel, rund dreimal pro Jahr Mitarbeiterthemen in regulären ­Vorstandssitzungen zu besprechen, und zwar zusätzlich zur öffentlichen Vorstandssitzung im Rahmen des jährlichen Barcamps. 

Positive Erfahrungen mit den entwickelten Konzepten

Natürlich bestehe die Gefahr, dass ein solcher Ansatz zum einfachen Image-Projekt werden könnte, so Beine. Daher sei es wichtig, auch weiterhin auf die tatsächliche Umsetzung der Vorstandsbeschlüsse zu den Vorschlägen der Mitarbeiter zu achten, um die Glaubwürdigkeit für alle Beteiligten sicherzustellen. "Ich glaube, dass das Format zum Scheitern verurteilt wäre, wenn Mitarbeiter den Eindruck bekämen, dass es sich um eine Show-Veranstaltung handelt." Bisher habe sich diese Befürchtung aber nicht erfüllt. Vielmehr seien, so Birgit Beine, aus den eingebrachten Vorschlägen auch stets tatsächliche Veränderungen hervorgegangen.

Dieser Artikel stammt aus dem Personalmagazin 04/2019. Lesen Sie das gesamte Magazin auch in der Personalmagazin-App.