Hilfe für Mitarbeitende im Krisengebiet

Haufe Online-Redaktion: Wie gefährlich sind die aktuellen Geschehen für Expats oder Mitarbeitende auf Dienstreisen in Nahost?

Wolfgang Hofmann: Die Entwicklung der Lage ist schwierig vorherzusagen. Im Moment deutet alles darauf hin, dass sich der Konflikt über die nächsten Tage und Wochen ausweiten kann und die Sicherheitslage mindestens auf diesem Niveau verbleiben oder sich punktuell verschlechtern könnte. Unsere derzeitige Empfehlung lautet, Reisen in die Region zu verschieben beziehungsweise, für einzelne Staaten, nur dringend notwendige Reisen durchzuführen.

Mitarbeitende in Nahost: Ausreise und Evakuierung

Haufe Online-Redaktion: Welche Optionen haben Unternehmen derzeit, um ihre Mitarbeiter angesichts der eingeschränkten Reisemöglichkeiten sicher aus der Golfregion zu evakuieren? Welche Vorbereitungen sind hier notwendig?

Hofmann: Momentan gibt es ein stärker ausgeprägtes Flugangebot als zu Beginn der Krise. Unternehmen oder Mitarbeitende, welche zurück nach Deutschland wollen, müssen zunächst den Transport zum nächsten operierenden Flughafen sicherstellen und zudem eine Möglichkeit haben, die Region zu verlassen. Sie müssen also ein Ticket für einen kommerziellen Flug oder ein gechartertes Flugzeug vorweisen können. Ganz wichtig ist hierbei die Prüfung der Einreise in Nachbarländer, beispielsweise von Katar nach Saudi-Arabien. Reisende müssen über gültige Visa beziehungsweise die Berechtigung der Einreise verfügen, andernfalls können solche bodengebundenen Evakuierungen schnell scheitern. An den Grenzübergängen ist aktuell mit längeren Wartezeiten zu rechnen, Reisende sollten Wasser und Proviant mitführen.

Haufe Online-Redaktion: Wo können betroffene Unternehmen und Mitarbeitende Unterstützung bekommen?

Hofmann: Spezielle Assistance-Anbieter oder Sicherheitsdienstleister wie beispielsweise International SOS helfen Unternehmen und Organisationen mit Problemen aller Facetten. Unternehmen können natürlich auch auf staatliche Hilfsangebote wir Krisenvorsorgelisten etc. zurückgreifen, auf Netzwerke wie Verbände oder den bestehenden Austausch in einer Branche.

Haufe Online-Redaktion: Welche Entwicklungen sollten Unternehmen in den kommenden Tagen besonders im Auge behalten? Wie können Unternehmen frühzeitig Risiken erkennen?

Hofmann: Angriffe auf die zivile Infrastruktur, vor allem auf die Wasser- und Stromversorgung, aber auch mögliche Grenz- und Luftraumschließungen sind klare Indikatoren für eine Verschlechterung der Lage. Unternehmen sollten geprüfte Informationen aus sicheren Quellen konsumieren - wie in vielen Konflikten herrscht kein Mangel an Des- und Misinformation.

Haufe Online-Redaktion: Wie können Unternehmen sich auf eine mögliche Verschärfung vorbereiten, wenn beispielsweise eine Ausreise nicht mehr möglich ist? Was kommen für Szenarien in Betracht?

Hofmann: Unternehmen sollten sich frühzeitig für eine mögliche Eskalation aufstellen. Wenn sich die Lage einmal verschlechtert hat, stehen viele Optionen einfach nicht mehr zur Verfügung. Wenn nicht mehr ausgereist werden kann, so gibt es eventuell in dem Land, in dem man sich befindet, sichere Orte, auf die man ausweichen kann, also Relocation statt Evakuierung.

Sicherheitsmaßnahmen für Expats in Krisenregionen

Haufe Online-Redaktion: Welche grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen müssen Unternehmen ergreifen, die Mitarbeitende in potenziellen Krisenregionen entsandt haben?

Hofmann: Organisationen sollten schon im Vorfeld einige grundlegende Maßnahmen etablieren. Dazu gehören:

• eine zentrale Übersicht aller aktuellen und geplanten Reisen mit 24/7-Zugriff,
• die Sicherstellung klarer Informationen darüber, wer sich wann wo aufhält,
• die Möglichkeit, schnell mit Reisenden weltweit zu kommunizieren.

Für Reisen in Krisenregionen sollten unbedingt Notfallpläne und gegebenenfalls Evakuierungspläne vorliegen. Notwendig sind auch klare Entscheidungsprozesse und festgelegte Verantwortlichkeiten, einschließlich transparenter Regelungen, wer Entscheidungen treffen darf und in welchem Umfang.

Haufe Online-Redaktion: Was muss bei der Erstellung eines Krisenplans beachtet werden?

Hofmann: Wichtig für alle Krisenpläne in diesem Zusammenhang sind drei Dinge: erstens die klare Übersicht über das Personal gegebenenfalls einschließlich ihrer Familie, zweitens die Sicherstellung ihrer Erreichbarkeit, in dringenden Fällen über einen Daily Check per Whatsapp oder Messenger, und drittens das klare Briefing der Mitarbeitenden beziehungsweise des Personals, damit ein einheitliches Verständnis herrscht. Wie erwähnt ist der Zugang zu geprüften Informationen notwendig, um sachlich fundierte Entscheidungen zu treffen. Hierbei muss auch geklärt sein – und das darf nicht erst in der Krise diskutiert werden - wer welche Entscheidungen treffen darf.

Beschäftigte im Kriegsgebiet: Kommunikation und Unterstützung  

Haufe Online-Redaktion: Wie sollten Unternehmen in Krisensituationen mit ihren Mitarbeitenden vor Ort kommunizieren?

Hofmann: Solange das Mobilfunknetz zur Verfügung steht, sollten vor allem Messenger-Dienste zum Einsatz kommen. Alternativ können Tools zur Massenkommunikation von entsprechenden Dienstleistern etabliert werden - diese erlauben dem zuständigen Management ebenfalls die schnelle und einfache Kommunikation. Gefragt ist eine kurze prägnante Kommunikation mit wenig Interpretation. Daher ist es wichtig, dass das Personal etwaige Pläne kennt und bereits über ein gewisses Grundwissen verfügt.

Haufe Online-Redaktion: Welche Unterstützung sollten Unternehmen ihren betroffenen Beschäftigten außerdem bieten? 

Hofmann: Auch wenn Unternehmen nicht zu jedem Schritt gesetzlich verpflichtet sind, besteht eine grundlegende Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitenden. In Krisensituationen bedeutet das vor allem, angemessene Unterstützung bereitzustellen, damit Beschäftigte sicher handeln und informiert bleiben können. Dazu gehören beispielsweise:

• zuverlässige Informationen zur aktuellen Lage und klare Handlungsanweisungen,
• schnelle Erreichbarkeit und feste Ansprechpartner im Krisenmanagement,
• praktische Unterstützung bei Transport, Unterbringung und medizinischer Versorgung,
• psychosoziale Betreuung, da Krisen oft emotional belastend sind,
• organisatorische Hilfe bei Ausreise- oder Relocation-Maßnahmen.

Risikomanagement bei Auslandsentsendungen 

Haufe Online-Redaktion: Welche Investitionen und Maßnahmen zahlen sich langfristig aus, um Unternehmen und Mitarbeitende besser auf Krisen vorzubereiten?

Hofmann: Ein funktionierendes Reise-Risikomanagement. Das ist ein wesentlicher, grundlegender Baustein, auf den viele genannte Maßnahmen aufbauen. Ein solches System stellt sicher, das Unternehmen genau wissen, wann wer wo auf Dienstreise ist. Und es befähigt sie, jederzeit ein Lagebild über die eigene Risikoexposition weltweit zu generieren. Die oft gestellte Frage "Sind wir betroffen?" lässt sich so recht schnell und en détail klären. Davon abhängig sind dann weitere Schritte einzuleiten.

Haufe Online-Redaktion: Welche weiteren Empfehlungen haben Sie für den Aufbau eines Reise-Risikomanagements?

Hofmann: Schulungen, Trainings und Awareness sind Maßnahmen, um Reisende und Expats auf Situationen vorzubereiten, in denen der normale Reiseablauf gestört wird. Im Rahmen eines solchen Systems werden Reisende zudem damit konfrontiert, dass Reisen ein gewisses Risiko in sich bergen. Und auch der Genehmigungsprozess könnte ausgeweitet werden. Alle Unternehmen haben eine Form der Reisegenehmigung aus monetären Gründen installiert. Das kann einfach erweitert werden, indem schon bei diesem Prozess die Reiseländer nach ihrem Risiko bezüglich der medizinischen Lage beziehungsweise der Sicherheitslage vor Ort bewertet werden. Das erlaubt es, präventive Maßnahmen schon vor der Reise zu organisieren, um so das Risiko zu reduzieren. Unternehmen mit einem funktionierenden Reise-Risikomanagement können so schneller, einfacher und zielgerichteter in einer Krise wie der aktuellen agieren und einen (zeitlichen) Vorteil gewinnen.

Das könnte Sie auch interessieren:

Workation und Homeoffice im Ausland: Was Arbeitgeber wissen müssen

Verfahrensänderung bei Entsendungen in Abkommensstaaten

Ukraine-Russland-Krieg: Mitarbeiter sicher nach Hause holen