Als Personaler die Einführung einer HR Software zu betreuen, bedeutet vor allem eines: Neuland. IT Anforderungen abfragen, Nutzerfreundlichkeit testen und Change Manager sein. Das ist für viele eine Herausforderung. Der Schritt zum papierlosen Büro muss nicht zum Spießrutenlauf werden. Praxistipps.
Die wichtigsten Fragen in Kürze:
- Ist eine digitale Lösung für die Personalabteilung sinnvoll?
- Welches Produkt erfüllt die eigenen Anforderungen am besten?
- Wie bekommt man die Kollegen dazu, das Produkt anzunehmen und zu nutzen?
Wird 2018 endlich das Jahr der Digitalisierung?
"Das müssen wir jetzt auch endlich machen", ist ein beliebter Satz von Geschäftsführern in kleinen und mittleren Unternehmen, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Der Personalbereich ist hier bisher immer noch ein Nachzügler. Laut Studien sind nur ein Drittel der HR Aufgaben in DACH-Unternehmen digitalisiert. Das soll sich 2018 ändern, wie die Top HR Trends des Jahres zeigen.
Ist die Digitalisierung der HR Abteilung sinnvoll?
Bei vielen Fragen kommen Excel Tabellen in der Personalarbeit an ihre Grenzen. Wer Informationen wie Krankentage, Resturlaub oder Fluktuationsrate manuell pflegt, verliert Zeit (und Nerven) und macht Fehler. Eine digitale Lösung kann Arbeitsabläufe automatisieren, verschlanken und messbar machen. Durch Mitarbeiter Self Service übernehmen die Kollegen selbst wichtige Aufgaben des Personalers, indem sie ihre Daten selbst pflegen und verantwortlich sind, dass sie stimmen. Ist es das Ziel eines Unternehmens in der Personalarbeit transparenter zu werden und im Administrativen Zeit zu sparen, macht eine Digitalisierung Sinn.
Datenschutz Budget ist ab 2018 ein Muss
Transparentere Personalarbeit wird besonders ab Mai 2018 wichtig. Das Inkrafttreten der EU Datenschutzgrundverordnung bringt Veränderung in die Personalabteilung. Die Pflichten des Arbeitgebers werden verschärft, die Rechte der Arbeitnehmer gestärkt. Informationspflicht, Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung und Löschung sehen vor, dass Mitarbeiter Hoheit über ihre Daten erhalten. Diese ist durch eine digitale Personalakte, auf die der Mitarbeiter selbst zugreifen kann, leichter zu gewährleisten als mit einem Aktenschrank. Neu ist auch die Rechenschaftspflicht. Hier muss der Beschuldigte beweisen, dass er die Datenschutzrichtlinien eingehalten hat anstatt wie zuvor der Beschuldigende. Strafen bei Fehlverhalten können bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes bzw. einer Summe von 20 Millionen Euro Geldbuße hoch werden. Angesichts solcher Konsequenzen sollte das Budget keine allzu große Rolle bei der Entscheidung für oder gegen die Digitalisierung der eigenen Personalarbeit spielen.
Welches Produkt erfüllt die eigenen Anforderungen?
Im Mittelstand bestehen Personalabteilungen oft aus kleinen Teams, die eng zusammenarbeiten. In dieser Ausgangssituation kann es von Vorteil sein, auf ein ganzheitliches Personalverwaltungs und Bewerbermanagement System zu setzen, das für alle Bereiche nur einen Login erfordert. Sollen nur bestimmte Teilbereiche der HR Arbeit digitalisiert werden, zum Beispiel das Bewerbermanagement, kann auch eine Insellösung, d.h. eine Software, die nur eine Teilfunktion abbildet, in Frage kommen. Die Erfahrung zeigt jedoch: Früher oder später werden meist weitere Bereiche digitalisiert, was bei Insellösungen zu umständlichen manuellen Abgleichen oder IT Projekten führt. Personalabteilungen sollten sich deshalb zu Beginn konkret überlegen, welche Arbeitsschritte sie sparen möchten und welche Informationen ihnen momentan fehlen. So ist es leichter, sich aus der Vielzahl an Anbietern auf einige wenige zu konzentrieren.
Benutzerfreundlichkeit als wichtigstes Kriterium
Im Anschluss an die Vorauswahl heißt es: Testen, testen, testen. Für einen langfristigen Erfolg der Software ist Nutzerfreundlichkeit die Voraussetzung. Eine einfach verständliche Oberfläche, klare Strukturen und individuelle Anpassbarkeit sind essentiell. Ein angenehmes Erscheinungsbild erleichtert den Einstieg für jeden Nutzer.
Wie bekommt man die Kollegen dazu, das Produkt anzunehmen und zu nutzen?
Bekannte Prozesse sind die besten. In den seltensten Fällen bejubeln Kollegen eine neues Programm, in das sie sich einarbeiten müssen. Leichter wird es, wenn sie verstehen, welchen Nutzen die Einführung mit sich bringt. Auch hier lautet der Schlüssel: Offene Kommunikation. Praxisbeispiele und Erklärungen, warum die ausgewählte digitale Lösung Vorteile für HR Abteilung wie Mitarbeiter bietet, helfen bei der Einführung.
Auf Unterstützung des Anbieters zurückgreifen
Zusätzlich gibt es bei vielen Anbietern die Möglichkeit, Mitarbeitern Unterlagen oder Tutorials zur richtigen Einrichtung und Nutzung der Software anzubieten. Hier wird anhand von Beispielen erklärt, wie Profil, Urlaub, Gehaltsabrechnungen und dergleichen funktionieren. Der HR Manager ist so von doppelten Nachfragen befreit. Die Kollegen müssen nicht zu einer bestimmten Zeit für eine Schulung erscheinen und können sich in das neue System einarbeiten, wenn es für sie passt.
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