| Mahlzeitengewährung

Vereinfachte Regeln für Essensmarken bei längerfristiger Auswärtstätigkeit

Die Besteuerung von Essensmarken mit dem Sachbezugswert ist eine Verbesserung für Arbeitnehmer.
Bild: Haufe Online Redaktion

Die lohnsteuerliche Beurteilung der Mahlzeitengewährung durch den Arbeitgeber führt häufig zu Zweifelsfragen und Umsetzungsschwierigkeiten. Bei Gewährung von Essensmarken für Mitarbeiter im längerfristigen Außeneinsatz gibt es jetzt eine neue Vereinfachungsregelung.

Übliche Mahlzeiten anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit mit einem Preis bis 60 Euro brutto sind seit 2014 nicht mehr zu besteuern, wenn der Mitarbeiter für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte. Dies ist der Fall bei mehr als achtstündiger oder mehrtägiger Abwesenheit des Mitarbeiters.

Mahlzeiten und Spesenkürzung

Die für den Tag der Auswärtstätigkeit in Betracht kommende Verpflegungspauschale von 12 oder 24 Euro ist dann wegen der Mahlzeitengestellung zu kürzen; im Inland um 4,80 Euro für ein Frühstück und jeweils 9,60 Euro für ein Mittag- bzw. Abendessen. 

Die Berücksichtigung der Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten drei Monate einer beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit wären vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten ab diesem Zeitpunkt Arbeitslohn und mit dem Sachbezugswert anzusetzen. Für 2015 gilt der Sachbezugswert von 1,63 EUR für ein Frühstück und jeweils 3 EUR für ein Mittag- bzw. Abendessen.

Bewertung mit tatsächlichem Wert

Problematisch war aber bisher die Gewährung von Essensmarken. Der Ansatz des niedrigen Sachbezugswerts anstelle des Nennwerts bei der Ausgabe von Essensmarken durch den Arbeitgeber setzt nämlich voraus, dass der Mitarbeiter keine Auswärtstätigkeit ausübt. Nach dem überarbeiteten Reisekostenerlass des Bundesfinanzministeriums vom 24. Oktober 2014, Aktenzeichen IV C 5 - S 2353/14/10002, handelt es sich bei der Hingabe von Essensmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit in der Regel nicht um eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit, sondern lediglich um eine Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veran­lassten und bezahlten Mahlzeit. Danach sind die Marken mit ihrem tatsächlichen Wert anzusetzen.

Vereinfachung nach Ablauf der Dreimonatsfrist

Eine neuer Verwaltungserlass schafft hier aber mit Wirkung ab 1. Januar 2015 eine Erleichterungsregelung. Üben Mitarbeiter eine längerfristige berufliche Auswärts­tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte aus, sind nach Ablauf von drei Monaten an diese Mitarbeiter ausgegebene Essenmarken (Essensgutscheine oder Restaurantschecks) mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten.

Voraussetzungen der Ausnahmeregelung

Die Anwendung der Ausnahmeregelung setzt voraus, dass die übrigen Voraussetzungen für den Ansatz des Sachbezugswerts bei Essensmarken vorliegen. Erforderlich ist, dass

  • tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird,
  • für jede Mahlzeit lediglich eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen wird und
  • der Verrechnungswert der Essenmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt.

(Vergleiche R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe a der Lohnsteuerrichtlinien.)

Anrechnung als Zuzahlung innerhalb der Dreimonatsfrist

Während der ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit sind die Essenmarken in Höhe des Nennwerts wie Barzuschüsse zu den Verpflegungsmehraufwendungen zu behandeln. Die steuerfreien Spesen sind dann um den tatsächlichen Wert zu kürzen.

Schlagworte zum Thema:  Sachbezugswerte

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