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| Dokumentation bei Minijobs

Mindestlohn sorgt für härtere Dokumentationspflichten

Neue Dokumentationspflicht bei Minijobs
Bild: Haufe Online Redaktion

Das Führen von Entgeltunterlagen für Minijobber ist Arbeitgebern bekannt. Ab 1. Januar 2015 kommt eine weitere gesetzliche Dokumentationspflicht hinzu. Sie dient der Kontrolle der Mindestlohnbestimmungen - und kann bei Nichteinhalten ein Bußgeld nach sich ziehen.

Das Thema Stundenaufzeichnungen wird jetzt wieder aktuell  obwohl es eigentlich in der Vergangenheit nie zu den Akten gelegt wurde. Die Geringfügigkeits-Richtlinien haben schon immer den Hinweis enthalten, dass Arbeitgeber die Entgeltunterlagen mit entsprechenden Informationen führen müssen. Der Unterschied für die Zeit ab 1.1.2015 besteht u. a. darin, dass der Gesetzgeber jetzt konkrete Dokumentations- und Aufzeichnungs­pflichten geschaffen hat, die bei Nichteinhaltung mit einem hohen Bußgeld geahndet werden können.

Heutige Regelung für Minijobber

Nach der Beitragsverfahrensverordnung müssen Arbeitgeber die für die Versicherungsfreiheit maßgebenden Angaben in den Entgeltunterlagen aufzeichnen. Nachweise, aus denen die erforderlichen Angaben ersichtlich sind, sind zu den Entgeltunterlagen nehmen. Vor diesem Hintergrund sehen die Geringfügigkeits-Richtlinien bereits heute Dokumentationspflichten über die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit und die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden in den Entgeltunterlagen vor.

Sozialversicherung begründet notwendige Aufzeichnungen

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung begründen die notwendige Dokumentation damit, dass sich ohne Stundenaufzeichnungen verschiedene Sachverhalte nicht klären lassen. Hierzu gehören beispielsweise die beitragsrechtliche Beurteilung von Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge oder die Feststellung des Beitragsanspruchs bei Nichteinhaltung des Mindestlohns aufgrund allgemein verbindlicher Tarifverträge.

Missachtung der Aufzeichungspflichten bisher ohne Konsequenzen

Der Nachteil dieser bereits seit langer Zeit geforderten Dokumentationspflichten durch die Sozialversicherung besteht darin, dass Stundenaufzeichnungen in der Beitragsverfahrensverordnung nicht explizit genannt werden. Arbeitgeber fühlen sich hieran somit nicht gebunden. Dies ändert sich allerdings ab 1.1.2015 ganz entscheidend.

Künftige Regelung für Minijobber

Nach dem Mindestlohngesetz sind Arbeitgeber für geringfügig Beschäftigte verpflichtet, 

  • Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
  • spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages

zu dokumentieren und diese Aufzeichnung mindestens 2 Jahre lang aufzubewahren.

Diese Aufzeichnungen sind zu den Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung zu nehmen. Formvorschriften, wie die Unterlagen im Detail zu führen sind, gibt es nicht.

Bei unterlassener Dokumentationspflicht droht Bußgeld

Arbeitgebern geringfügig Beschäftigter, die ihren Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten zukünftig nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise nachkommen, handeln ordnungswidrig. Ihnen droht ein Bußgeld bis zur Höhe von 30.000 EUR durch die Behörden der Zollverwaltung.

Vermehrte Kontrollen durch Behörden der Zollverwaltung

Dass die Mindestlohnbestimmungen auch eingehalten werden, ist Aufgabe der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS). Hierfür werden zusätzliche Stellen geschaffen. In den nächsten Jahren dürfen daher vermehrt Kontrollen zu erwarten sein. Ein regelmäßiger Informationsaustausch zwischen der FKS und den Trägern der Sozialversicherung, insbesondere den Betriebsprüfdiensten der Rentenversicherung, wird sichergestellt.

Haufe Online Redaktion

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