Das elektronische Verfahren für die Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) wird ab 2013 modifiziert. Das Antragsverfahren soll geändert und verbessert werden.
Seit 2011 dürfen Anträge auf Erstattung von Aufwendungen im Rahmen der Entgeltfortzahlung bei Krankheit bzw. Mutterschaft nur durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mithilfe zugelassener maschineller Ausfüllhilfen übermittelt werden. Damit das Verfahren in der Funktionsweise und Stabilität weiter optimiert wird, hat der GKV-Spitzenverband einige kleinere Änderungen vorgenommen. Die Hersteller der Abrechnungsprogramme müssen dies bis zum 1.1.2013 umgesetzt haben.
Ergänzung des Datensatzes
Der Datensatz DSER (Erstattungen) wird ab 1.1.2013 um das neue Feld DBAA (Ansprechpartner Arbeitgeber) ergänzt. Dieses war bisher schon an anderer Stelle hinterlegt. Die neue Version DSER ist ab 1.1.2013 mit der Versionsnummer 02 zu übermitteln. Das gilt dann auch für Erstattungszeiträume vor dem 1.1.2013.
Keine Korrektur bei rückwirkender Änderung der Angaben
Ändern sich Angaben im Nachhinein, die zum Zeitpunkt der Übermittlung eines Erstattungsantrags vom Arbeitgeber richtig gemeldet wurden, darf dies nicht zu einer Stornierung und Neuabgabe führen. Dies gilt für Änderungen in den Datenbausteinen:
- DBAU (Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen Arbeitsunfähigkeit)
- DBBT (Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen Beschäftigungsverbot)
- DBZU (Erstattung des Arbeitgeberzuschusses Mutterschaft)
- DBBV (Bankverbindung) und
- DBNA (Name).
Es verbleibt beim bisher übermittelten Erstattungsantrag. Dies gilt, wenn sich z. B. lediglich der Beginn der Schutzfrist durch einen neu errechneten mutmaßlichen Entbindungstermin ändert.
Ausnahmen: Wann Storno und Neumeldung erlaubt sind
Ändern sich der zunächst ermittelte Erstattungszeitraum, der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld oder der Erstattungsbetrag ist dies wie bisher durch Storno und anschließende Neumeldung zu berichtigen.
Gleiches gilt, wenn Daten bereits bei der Übermittlung des Erstattungsantrags falsch waren, z. B. eine fehlerhafte Bankverbindung angegeben wurde.
Stornierungen bereits übermittelter Erstattungsanträge
Ein bereits übermittelter Erstattungsantrag wird storniert, in dem der DSER wie bisher mit den ursprünglich übermittelten Daten und dem Kennzeichen „Stornierung eines bereits abgegebenen Antrags“ übermittelt wird. Allerdings sind künftig nicht nur die Daten im Feld DATUM ERSTELLUNG sondern auch in den Feldern BBNR-ABSENDER bzw. BBNR-EMPFAENGER bei Bedarf zu korrigieren. Die Datenbausteine DBAN (Anschrift) bzw. DBAA (Ansprechpartner Arbeitgeber) sind bei einer Stornierung eines Antrages auf Erstattung nach dem AAG nicht zu übermitteln.
Umgang mit älteren Meldungen
Bei Stornierungen von Anträgen auf Erstattung nach dem AAG, die vor dem 1.1.2013 in der Version 01 übermittelt wurden, sind die ursprünglich übermittelten Daten in die Version 02 zu konvertieren. Dies nehmen zertifizierte Entgeltprogramme automatisch vor.
Abrechnung erst nach Zahlung möglich
Eine Erstattung durch die zuständige Krankenkasse kann auch künftig erst dann erfolgen, wenn das erstattungsfähige Arbeitsentgelt bzw. der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld abgerechnet und gezahlt wurde. Auch weiterhin sollen die Erstattungsanträge erst dann von den Arbeitgebern übermittelt werden, wenn diese vorgenannten Voraussetzungen erfüllt sind.
Ab 2013 ist vorgesehen, die Fehlermitteilungen der Krankenkassen an die Arbeitgeber ausschließlich über den GKV-Kommunikationsserver zuzustellen.