Studie zur „Nachnutzung“: Warum ein erfolgversprechendes Konzept noch nicht richtig in Gang kommt

Nachnutzung bezeichnet die gezielte Übernahme, Wiederverwendung oder Mitnutzung bereits entwickelter digitaler Lösungen, Prozesse oder Konzepte. Sie reicht von der direkten Übernahme bis zur Anpassung bestehender Ansätze an den eigenen organisatorischen Kontext. Im Onlinezugangsgesetz (OZG) wurde das Prinzip der Nachnutzung explizit als Instrument der Verwaltungsdigitalisierung herausgestellt. Insbesondere das Einer-für-Alle-Prinzip (EfA) sollte föderale Grenzen überwinden und den flächendeckenden Einsatz digitaler Verwaltungsleistungen ermöglichen, die sich in der betrieblichen Praxis bereits besonders gut bewährt hatten. Bislang konnten erfolgreiche Einzellösungen aber kaum bundesweit übertragen werden. Woran das liegt und wie die landesübergreifende Verbreitung erprobter Verfahren verbessert werden könnte, wollte das Netzwerk Next e. V. wissen und führte Ende 2025 dazu eine Umfrage mit rund 580 Beschäftigten der öffentlichen Hand durch.

Interviews und Online-Befragungen zur Nachnutzung

Die Studie basierte auf einem Mixed-Methods-Ansatz. Dazu wurden 33 Leitfadeninterviews mit Personen mit „Nachnutzungserfahrungen“ sowie eine Online-Befragung unter 547 Beschäftigten aus den öffentlichen Verwaltungen – teilweise mit Nachnutzungserfahrung, teilweise ohne – durchgeführt. Es zeigte sich, dass über 90 Prozent der befragten Verwaltungsbeschäftigten Nachnutzung für wichtig hielten, 40 Prozent hatten jedoch „ambivalente Erfahrungen“ damit gemacht. Chancen waren den Informanten zufolge vor allem der Effizienzgewinn durch Arbeitsteilung, die Durchsetzung einheitlicher Lösungen, monetäre Einsparungen, Qualitätssicherung und die bessere Nutzung von Synergien. Ein Nachnutzungsprojekt könne zudem der Auslöser für eine weitergehende nachhaltige Zusammenarbeit zwischen Behörden sein. Die Interview-Partner betonten, dass sich bei bisherigen Nachnutzungsprojekten im Rahmen von EfA-Diensten sowohl die Kostenübernahme durch die Länder als auch eine gezielte Roll-in-Begleitung in den Kommunen bewährt hatten.

Hürden für die Nachnutzung

Statt bewährte Lösungen systematisch weiterzuverbreiten, so ergaben die Umfragen, würden ähnliche Herausforderungen jedoch vielerorts parallel und mit unterschiedlichen Ansätzen gelöst. Die Folge sei immer noch eine „fragmentierte Lösungslandschaft“, die Ressourcen bindet und Zeit kostet. Als Gründe hierfür wurde vor allem der föderale Aufbau, der Insellösungen begünstige und den Austausch über Ländergrenzen hinweg auch rechtlich erschwere, genannt. Hinzu kämen die fehlende bundesweite Übersicht über bereits bestehende Lösungen an anderen Orten und in anderen Behörden, geringe Anreize für den zusätzlichen Aufwand, eigene Entwicklungen bereitzustellen, sowie die nach wie vor dominante Haltung, dass lokale Besonderheiten auch individuelle Lösungen erfordern. Schließlich bezögen sich die Vorgaben der OZG ausschließlich auf Online-Dienste, während für Fachverfahren bislang kaum verbindliche Regelungen existieren.

Lösungswege

Nachnutzung gelänge vor allem dann, so das wichtigste Ergebnis der Umfrage, wenn das Bewusstsein dafür gesteigert und diese frühzeitig in Projektdefinitionen verankert wird. Die Experten und Beschäftigten aus den Verwaltungen nannten darüber hinaus folgende Lösungsansätze, um das Nachnutzungsprinzip erfolgreich zu gestalten:

• Bestehende Steuerungsstrukturen der unterschiedlichen föderalen Ebenen sollten stärker verzahnt werden, Entscheidungsbefugnisse klarer definiert und geplante Digitalisierungs- und Standardisierungsvorhaben frühzeitig und kontinuierlich transparent gemacht werden.
• Technische Mindestanforderungen, zum Beispiel zu Interoperabilität, standardisierten Schnittstellen oder End-to-End--Architekturen, müssten verbindlicher in Förderbedingungen und strategischen Leitlinien definiert werden.
• Förderlogiken könnten stärker an Nachnutzbarkeit ausgerichtet werden, indem beispielsweise ein nachvollziehbares Nachnutzbarkeitskonzept Bestandteil von Förderanträgen wird. Auch eine langfristige Finanzierungsperspektive für Roll-in, Integration, Betrieb und Weiterentwicklung von Lösungen müsse hergestellt werden.
• Eine systematische Vorrangprüfung bestehender Lösungen zu Projektbeginn, die bewusste Berücksichtigung von Interoperabilität als Auswahlkriterium sowie eine strukturierte Recherche über bestehende Plattformen und Netzwerke, würden dazu beitragen, Doppelentwicklungen zu vermeiden.
• Betreiber von Nachnutzungsplattformen könnten bessere Orientierung über erfolgreiche bestehende Lösungen schaffen, indem sie diese Lösungen kuratieren, für andere Verwaltungen einordnen und entscheidungsrelevante Zusatzinformationen liefern. Transparenz darüber, wer eine Lösung bereits nutzt, in welchem Kontext sie eingesetzt wird und welche Erfahrungen über ihre Nutzung vorliegen, stärke die Motivation, eine Nachnutzungslösung anzuwenden.
• Vor allem könne die gezielte Vernetzung zwischen suchenden und bereitstellenden Verwaltungen einen entscheidenden Beitrag leisten, da Nachnutzung in der Praxis häufig über direkte Kontakte initiiert wird.

Die vollständige Studie ist einsehbar unter: https://next-netz.de