Zwischen Zettelwirtschaft und Zukunft

Frau Hopf-Lonzen, nur etwa 40 Prozent der Immobilienverwaltungen verfügen laut einer aktuellen EBZ-Umfrage über eine digitale Strategie. Warum hinkt die Branche beim Thema Digitalisierung hinterher und wie wirkt sich das auf die Attraktivität der Unternehmen aus?

Cornelia Hopf-Lonzen: Ich gehe davon aus, dass der größte Hinderungsgrund die angeblich fehlende Zeit ist. Das der Unternehmer sagt: "Ich habe aufgrund des immer umfangreicher werdenden Tagesgeschäfts keine Lücke, um mich mit der Digitalisierung zu beschäftigen." Aber das ist aus meiner Sicht ein falscher Gedankenansatz. Denn ich schaffe mir durch eine Struktur, mit der ich digitalisieren möchte, meine Zeitfenster, die ich dann wiederum im Tagesgeschäft und in der Kundenkommunikation einsetzen kann.

Wie werde ich attraktiv? Doch nur, wenn ich mein Unternehmen so aufstelle, dass derjenige, der zu mir zum Bewerbungsgespräch kommt, nicht erschrocken ist, weil er Schränke voller verstaubter Aktenordner sieht und mich an meinem Schreibtisch überhaupt gar nicht erkennt, weil alles voller Zettel liegt. Sondern wenn er weiß, dass er in ein Unternehmen kommt, das klare Arbeitsabläufe hat.

Schluss mit der endlosen Schlüsselsuche

Wie haben Sie persönlich angefangen zu digitalisieren? 

Eigentlich gar nicht klassisch: Wir verwalten ja nicht nur Immobilien, sondern auch jede Menge Schlüssel. Wir haben das bis 2012 mit einem A4-Buch gemacht. Es wurde eingetragen: Schlüssel XY geht zu Handwerker Y; dann hat er dafür gegengezeichnet. Und wir haben dann irgendwann diesen Schlüssel gesucht, die Bücher durchwühlt und gesagt: "Das geht so nicht mehr, wir müssen das digitalisieren." Das war 2012. Wir haben uns ein regionales Softwareunternehmen gesucht und gemeinsam ein Schlüsselverwaltungsprogramm erarbeitet – das gab es tatsächlich noch nicht. Das war die Geburt unserer Digitalisierung.

Dann haben wir uns entschieden, einen Programmierer zu uns zu holen und zu sagen: "Jetzt gucken wir mal, wo wir noch Bauchschmerzen haben, wo wir noch Dinge haben, die wahnsinnig Zeit in Anspruch nehmen, aber ganz wichtig für unsere tägliche Arbeit sind." Wir haben relativ schnell die Post digitalisiert, sodass wir – als das Thema Corona uns alle ereilte – entspannt die Mitarbeiter ins Homeoffice schicken konnten.

Deshalb ist es auch mein Ziel, die Verwalterkollegen abzuholen – ihnen die Angst zu nehmen, dass man so etwas nicht allein machen kann. Denn das kann man.

Was gibt es denn für Fehler bei der Umsetzung der Digitalisierung – und welche Tipps geben Sie den Kollegen mit auf den Weg, um diese zu vermeiden?

Der größte Fehler ist aus meiner Sicht, wenn der Inhaber des Unternehmens sich nicht mit seinen Mitarbeitern unterhält. Also: Man sollte auf die Mitarbeiter hören und schauen, wo zeitfressende Arbeitsschritte sind. Ein weiterer Fehler ist, sich kein Konzept zu erarbeiten. Ich kann nicht alles auf einmal machen und muss gucken, wo ich anfangen kann und mich langsam an die Sache heranarbeiten. Problematisch ist auch, wenn Daten nicht gepflegt sind. Ich habe letztens bei einem Kollegen gesehen: Der hat eine ganz schreckliche Datenpflege! Er hat Kunden nicht zentral an einer Stelle gepflegt. Wie will ich denn darauf eine automatische Arbeitsweise aufbauen? Das funktioniert nicht.

Es ergibt auch keinen Sinn zu sagen: "Ich stülpe jetzt zu 100 Prozent mein Unternehmen um." Dann laufen die Leute weg und es entsteht Chaos. Man muss sein Unternehmen von oben betrachten und schauen: Wie arbeite ich denn im Moment?

Bei einem kleinen Unternehmen sitze ich mit meinen Mitarbeitern in einem Raum; ich habe möglicherweise keinen Prozessablauf gebildet zum Thema Kündigung oder zum Thema Eigentumswechsel. Das Schreiben kommt in irgendeiner Form herein und ich rufe meinem Kollegen zu, der die Buchhaltung macht: "Pass mal auf, hier hat der Eigentümer gewechselt. Pflege das mal ein." Das funktioniert ja.

Aber wenn ich attraktiv auch für Arbeitnehmer bleiben möchte oder attraktiver werden möchte, dann muss ich eine andere Arbeitsweise an den Tag legen – weil junge Leute, die heute ins Team kommen, eine ganz andere Denkweise haben. Sie wollen nicht – wie wir das früher gewöhnt waren – mit 1.000 Zetteln die Arbeit erledigen; sie wollen Arbeitsgänge automatisieren, die gleiche Tätigkeiten mit sich bringen.

Redaktionell bearbeiteter Auszug aus dem L'Immo-Podcast mit Cornelia Hopf-Lonzen.