Löschkonzepte und Archivier... / 4 Datenart/Datenkategorie

Eine Datenart/Datenkategorie ist ein Teil des Datenbestands, der für einen einheitlichen Zweck verarbeitet wird. Um eine klare Kommunikation aller am Prozess beteiligten Personen zu gewährleisten, sollte die Bezeichnung jeder Datenart nach ihrem Verwendungszweck definiert werden.

In der Regel sind in verschiedenen Datenarten die gleichen zu identifizierenden Attribute enthalten. Wenn ein anderes Datenobjekt zu verschiedenen Zwecken verwendet wird, kann es ebenfalls sinnvoll sein, es in mehreren Datenarten aufzunehmen. Dies sollte insbesondere dann erfolgen, wenn die Datenarten unterschiedlichen Löschregeln unterliegen. Die Löschregeln der verschiedenen Datenarten müssen für die jeweils zugehörigen Datenobjekte eindeutig sein.

Für Wohnungsunternehmen typische Datenarten sind z. B.:

  • Stammdaten (Anschrift, Kontaktdaten usw.) von

    • Mieter
    • Mietinteressent
    • Kaufinteressent
    • Mitglied
    • Mitarbeiter
  • Vertragsdaten
  • Abrechnungsdaten
  • Verbrauchsdaten (Energie, Wasser, Abfall)
  • Buchhaltungsdaten (Zahlungsströme, Inkasso, Buchungsbelege etc.)

In der Praxis ist es häufig der Fall, dass einzelne personenbezogene Angaben mehreren Datenarten zugeordnet werden müssen. So werden Daten wie beispielsweise Name, Adresse und Geburtsdatum Teil der Datenart "Stammdaten Mieter" und gleichzeitig, da sie etwa bei Zahlungsvorgängen Verwendung finden, Teil der Datenart "Buchhaltungsdaten" oder bei Genossenschaften Teil der Datenart "Mitglieder" sein.

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