Rückstellungen, Personalaufwand (Urlaubsrückstellung)

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Kurzbeschreibung

Berechnung der Urlaubsrückstellung für die gesamte Belegschaft nach der Durchschnittsmethode oder für den einzelnen Mitarbeiter. Notwendige Eingaben: Bruttolohn, Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Urlaubsgeld und lohnabhängige Nebenkosten, wie z. B. die Beiträge zur Berufsgenossenschaft. Mit dem Rechner können parallel die Urlaubsrückstellungen für die Steuerbilanz und die Handelsbilanz berechnet werden.

Vorbemerkung

Hat ein Arbeitnehmer am Bilanzstichtag noch nicht den ihm zustehenden vollen Jahresurlaub genommen, müssen Sie gem. § 249 Abs. 1 HGB eine Urlaubsrückstellung bilden.

Die Höhe der Rückstellung bemisst sich nach dem Urlaubsentgelt, das dem jeweiligen Arbeitnehmer zusteht, zuzüglich der anfallenden Lohnnebenkosten.

Die Berechnung kann auf zweierlei Weisen erfolgen, nämlich nach der Durchschnittsberechnung für die gesamte Belegschaft oder für jeden urlaubsberechtigten Arbeitnehmer.

Mit der folgenden Tabellenkalkulationanwendung können Sie die Rückstellung für Ihr Unternehmen nach der Durchschnittsberechnung ermitteln.

Sie müssen folgende Daten eingeben:

• Bruttoentgelt
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
• Urlaubsgeld
• lohnabhängige Nebenkosten (z.B. Beiträge zur Berufsgenossenschaft)

Eingabe der Entgeltdaten

Das Urlaubsentgelt ist nach dem BUrlG grundsätzlich aus dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 abgerechneten Wochen vor Antritt des Urlaubs zu berechnen. Für die Ermittlung der Urlaubsrückstellung tritt anstelle des Urlaubsbeginns der Bilanzstichtag, d. h., es sind im Allgemeinen die Verhältnisse des Zeitraums 1.10. bis 31.12. maßgeblich. Aus Vereinfachungsgründen wird allerdings häufig auch auf den Jahresverdienst zurückgegriffen. Das Urlaubsentgelt ist bei jeder Berechnungsmethode auf einen Tageswert herunterzurechnen, wozu folgende Vergütungsbestandteile heranzuziehen sind:

• Laufende Grundvergütung (Lohn oder Gehalt);
• Zulagen und Lohnzuschläge, z. B. für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit;
• Sachbezüge;
• Weihnachtsgeld oder 13. Monatsgehalt, soweit es sich dabei um einen festen Bestand der Bezüge handelt und nicht um eine jährlich vereinbarte Sondervergütung^[1];
• Urlaubsgeld (wenn nicht bereits im laufenden Jahr ausbezahlt);
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung;
• Beiträge zur Berufsgenossenschaft.

Nicht zur Bemessungsgrundlage für das Urlaubsentgelt gehören folgende Lohn- oder Gehaltsbestandteile:

• Tantiemen;
• Weihnachtsgeld und andere Gratifikationen, bei denen es sich um jährlich vereinbarte Sondervergütungen handelt;
• vermögenswirksame Leistungen;
• Zuführungen zu Pensions- und Jubiläumsrückstellungen;
• Überstundenvergütungen.

[1] FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 15.3.2006, 1 K 2369/03.

Arbeitstage

Die Zahl der Arbeitstage ist die zweite Rechengröße zur Ermittlung der Urlaubsrückstellungen. Dabei ist nicht von den tatsächlich abgeleisteten Arbeitstagen nach Abzug der in Anspruch genommenen Urlaubstage auszugehen, sondern von den regulären Arbeitstagen des Arbeitnehmers vor Abzug des Urlaubsanspruchs.^[1] Werden der Berechnung die Verhältnisse der letzten 13 Wochen vor dem Bilanzstichtag zugrunde gelegt, sind demnach 62,5 Arbeitstage als Divisor zur Ermittlung des Tageswerts für das Urlaubsentgelt in Ansatz zu bringen. Wird der Tageswert alternativ aus dem Jahresverdienst hergeleitet, ist die Berechnung der regulären Arbeitstage auf Jahresbasis - im Rechner angelegt - vorzunehmen.

[1] Zuletzt bestätigt durch BFH, Beschluss v. 29.1.2008, I B 100/07, n. v.

Urlaubstage

Alle Urlaubstage, die am Bilanzstichtag vom Arbeitnehmer noch nicht in Anspruch genommen wurden und für die der Arbeitgeber zur Zahlung von Urlaubsentgelt verpflichtet ist, sind grundsätzlich in die Berechnung der Urlaubsrückstellung einzubeziehen. I. Allg. kann es sich dabei nur um rückständige Urlaubstage des abgelaufenen Wirtschaftsjahrs handeln. Noch offene Urlaubstage aus früheren Jahren dürfen i. d. R. nicht bei der Rückstellungsberechnung berücksichtigt werden, da nach dem Bundesurlaubsgesetz Urlaubstage verfallen, die nicht bis spätestens am 31.3. des Folgejahrs angetreten werden.

Ausnahmen von diesem Grundsatz sind denkbar, wenn besondere Vereinbarungen weitergehende Übertragungsmöglichkeiten, z. B. bei längeren Erkrankungen des Arbeitnehmers, zulassen. Diese können geregelt sein in

• Tarifverträgen,
• betrieblichen (Rahmen-)Vereinbarungen,
• einzelvertraglichen Abmachungen.

Zur Bildung der Urlaubsrückstellung sind alle Urlaubstage heranzuziehen, die von den Arbeitnehmern rechtlich noch beansprucht werden dürfen.

Speicher-Hinweis

Wenn Sie einen Eintrag in die Excel-Datei vornehmen, sollten Sie diese separat unter einem eigenen Namen und in einem eigenen lokalen Verzeichnis speichern, damit Ihre Daten beim Update erhalten bleiben.