Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabsch ... / V. Zu führende Bücher

Rn. 13

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

§ 238 enthält die Verpflichtung, Bücher zu führen, in denen der Kaufmann seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens ersichtlich zu machen hat. Die Frage, welche Bücher hiernach im Einzelnen zu führen sind, ist gesetzlich nicht geregelt. Sie muss nach den GoB beurteilt werden und ist nicht zuletzt abhängig vom gewählten Buchführungssystem. Üblicherweise wird zwischen Grund-, Haupt- und Nebenbüchern unterschieden. Der Begriff "Bücher" ist hierbei nicht i. d. S. zu verstehen, dass sie in "Buchform" (d. h. in gebundener Form) geführt werden müssen. Er ist vielmehr unabhängig von der äußeren Form zu sehen, in der die Aufzeichnungen vorgenommen werden (in gebundenen Büchern, als Loseblattbuchführung, auf EDV-Datenträgern etc.); entscheidend ist die Funktion der Eintragungen als dauerhaft verkörperte Erklärung über Aufzeichnungen (vgl. Tipke/Kruse (2020), Vorbemerkungen zu den §§ 140–148 AO, Rn. 10).

Im Grundbuch (Journal) werden die Geschäftsvorfälle in zeitlicher Ordnung erfasst. Die Anzahl der zu führenden Grundbücher ist abhängig von den technischen und organisatorischen Verhältnissen im jeweiligen Einzelfall, wobei als Grundbücher insbesondere Kassen-, Wareneingangs-, Warenausgangs- sowie Bankscheckbücher in Betracht kommen (vgl. auch Eisele/Knobloch (2019), S. 691).

Das Hauptbuch dient der systematischen Ordnung der Geschäftsvorfälle in sachlicher Hinsicht nach einem Kontenplan. Die Geschäftsvorfälle werden von den Grundbüchern i. d. R. in gruppenweiser Zusammenfassung in bestimmten Zeitabständen in das Hauptbuch übertragen (vgl. Eisele/Knobloch (2019), S. 692).

In den Nebenbüchern – auch Hilfsbücher oder Nebenbuchhaltungen genannt – werden bestimmte Teilbereiche der Buchhaltung gesondert erfasst, um von dort summenweise in das Hauptbuch übertragen zu werden. Sie dienen somit als Sammelbeleg für die systematische Buchung. Als Nebenbücher, deren Anzahl wiederum von den Bedingungen im jeweiligen UN abhängt, kommen z. B. die Material- und Lagerbuchhaltung, Anlagen-, Kontokorrent-Buchführung, Lohnbuchhaltung, Wechsel- und Wertpapierbücher in Betracht (vgl. Peter/von Bornhaupt/Körner (1987), S. 40; Eisele/Knobloch (2019), S. 692f.).

Die Verpflichtung zur Führung bestimmter Handelsbücher kann sich aus besonderen handels- und steuerrechtlichen Vorschriften ergeben, wie z. B. die Führung eines Wareneingangs- (vgl. § 143 Abs. 1 AO) und Warenausgangsbuchs (vgl. § 144 Abs. 1 AO). Eine Übersicht über die wichtigsten außersteuerlichen Buchführungsvorschriften findet sich bei Tipke/Kruse (2020), § 140 AO, Rn. 11ff.