Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabsch ... / IV. Steuerrechtliche Vorschriften zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Rn. 83

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Durch Art. 7 des StSenkG vom 23.10.2000 (BGBl. I 2000, S. 1433ff.) wurde der Wortlaut der §§ 146, 147, 200 AO zugunsten erweiterter Möglichkeiten der Finanzverwaltung zur Prüfung von EDV-Buchführung(en) geändert. Diese Änderungen werden im BMF-Schreiben vom 16.07.2001 (vgl. BMF 2001) hinsichtlich des Umfangs ("steuerlich relevante Daten") und der Art (unmittelbarer oder mittelbarer Datenzugriff bzw. Datenträgerüberlassung) des Datenzugriffs konkretisiert (vgl. jedoch unten HdR-E, HGB § 257, Rn. 85). Die erfolgten Änderungen sollen nach der RegB insbesondere eine "rationelle und zeitnähere Außenprüfung" (BMF 2001, S. 415) ermöglichen und gelten – sofern dies nicht mit unverhältnismäßig hohen Aufwendungen verbunden ist – auch für steuerlich relevante Daten, die vor dem 01.01.2002 entstanden sind. Eine genaue Abgrenzung des Begriffs "steuerlich relevante Daten" nimmt der Gesetzgeber nicht vor (vgl. BMF 2009, Frage 6).

Rn. 84

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Insbesondere wurde § 147 Abs. 2 Satz 2 AO gestrichen, der in der Vergangenheit ermöglichte, dass originär auf Datenträgern hergestellte Daten auch in ausgedruckter Form (oder diese wiederum auf Bild- oder anderen Datenträgern) aufbewahrt werden konnten. Durch die erfolgte Streichung ist es steuerrechtlich zwingend erforderlich, dass originär digitale Unterlagen auch weiterhin in maschinell verwertbarer Form aufbewahrt werden. Das handelsrechtlich weiterhin zulässige COM- bzw. DOR-Verfahren ist somit steuerlich für alle maschinell auswertbaren, steuerlich relevanten Daten nicht mehr zulässig, sofern sie nicht noch in auswertbarer Form vorgehalten werden. Dies gilt nicht für Unterlagen, die zwar DV-gestützt erstellt wurden, aber nicht zur Weiterverarbeitung in einem DV-gestützten Buchführungssystem geeignet sind, z. B. Textdokumente (vgl. BMF 2001, S. 417).

Rn. 85

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Der Datenzugriff der Finanzbehörde i. R.e. steuerlichen Außenprüfung wurde mit den GoBD (vgl. BMF 2014, Rn. 150ff.) im Jahre 2014 zusammenfassend geregelt. Sie ändern grds. nicht die seit dem Jahre 2002 bestehende Rechtslage und Auffassung der Finanzverwaltung. Die Form des Datenzugriffs liegt im pflichtgemäßen Ermessen des Außenprüfers. Das allg. Auskunftsrecht des Prüfers und die Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen bleiben dabei unberührt. Neben dem unmittelbaren Datenzugriff (Nur-Lesezugriff auf DV-Programme) kommen der mittelbare Datenzugriff (UN muss die Daten nach Vorgaben des Prüfers selbst auswerten bzw. auswerten lassen) sowie die Datenträgerüberlassung (Überlassung der Daten auf Datenträger zur Auswertung auf verwaltungseigener DV) in Frage. Ein "Online"-Zugriff wird von den GoBD explizit ausgeschlossen (vgl. BMF 2014, Rn. 165; hinsichtlich Einzelfragen zu den geänderten steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften AWV 2016; BMF 2001; BMF 2009 sowie Kuhsel, R./Kaeser C. 2001, S. 1583ff. und Höreth, U./Schiegl, B. 2001, S. 2509ff.).