Prof. Dr. Dr. h.c. Jörg Baetge, Prof. Dr. Stefan Thiele
Rn. 40
Stand: EL 08 – ET: 10/2010
Der dem Prüfer für die Prüfung des JA von AG und KGaA zur Verfügung stehende Zeitraum ist unter Beachtung der im Folgenden beschriebenen gesetzl. Fristen für
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Aufstellung des JA durch den Vorstand, |
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Vorlage des JA beim AP, |
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Prüfung des JA durch den AP, |
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Vorlage des geprüften JA und des Prüfungsberichts des AP beim AR, |
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Prüfung des JA durch den AR und Abfassung des schriftlichen Prüfungsberichts für die HV, |
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i. d. R. Feststellung des JA durch Vorstand und AR, |
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Einberufung der HV, |
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zugleich Auslegung des i. d. R. festgestellten JA für Aktionäre in den Räumen der Gesellschaft, |
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Abhaltung der HV und Vorlage des i. d. R. von Vorstand und AR festgestellten JA dort, |
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Offenlegung des festgestellten JA |
recht knapp bemessen. Dies gilt umso mehr, als heute in Publikumsgesellschaften die HV sehr frühzeitig stattfinden.
Rn. 41
Stand: EL 08 – ET: 10/2010
§ 264 Abs. 1 Satz 3 verpflichtet die gesetzl. Vertreter der prüfungspflichtigen KapG, den JA und Lagebericht binnen drei Monaten nach dem Abschlussstichtag aufzustellen. Unverzüglich nach der Aufstellung müssen der JA und der Lagebericht dem AP von den gesetzl. Vertretern zur Prüfung vorgelegt werden (vgl. § 320 Abs. 1 Satz 1). Dem AR der AG bzw. KGaA muss Gelegenheit gegeben werden, JA, Lagebericht und Bericht des AP zu prüfen (vgl. § 171 Abs. 1 AktG) und über das Ergebnis seiner Prüfung schriftlich an die HV zu berichten (vgl. § 171 Abs. 2 Satz 1 AktG). Dem aktienrechtlichen AR wird für seinen Bericht eine Frist von maximal zwei Monaten eingeräumt (vgl. § 171 Abs. 3 AktG). I. d. R. stellen Vorstand und AR den JA nach dessen Prüfung durch den AR gemeinsam fest. Wird die Aufstellungsfrist für den JA von drei Monaten und wird die Zwei-Monats-Frist vom AR für die Prüfung des Abschlusses in Anspruch genommen, bleiben dem AP nur zwei Monate für die Prüfung.
Rn. 42
Stand: EL 08 – ET: 10/2010
Die HV ist nach § 123 Abs. 1 AktG mindestens einen Monat vor dem Tag der Versammlung einzuberufen. Von der Einberufung an muss der geprüfte JA, der Lagebericht, der Bericht des AR und bei börsennotierten AG ein erläuternder Bericht zu den nach § 289 Abs. 4 Nr. 1 bis 5 und Abs. 5 sowie nach § 315 Abs. 4 zu machenden Angaben in den Räumen der Gesellschaft ausgelegt oder den Aktionären in Abschrift zur Verfügung gestellt werden (vgl. § 175 Abs. 2 AktG), damit sich die Aktionäre auf die HV vorbereiten können. Die HV muss spätestens im achten Monat nach Ende des GJ abgehalten werden. Dabei ist der geprüfte JA vorzulegen, damit die HV den Vorstand entlasten (vgl. § 120 Abs. 1 Satz 1 AktG) und über die Gewinnverwendung entscheiden (vgl. § 174 Abs. 1 AktG) kann. Die gesetzl. Vertreter haben den geprüften und festgestellten JA spätestens vor Ablauf des zwölften Monats nach Ende des GJ offen zu legen (vgl. § 325 Abs. 1 Satz 2). Zusätzlich sind die Anmeldungs- und Hinterlegungsfristen nach § 123 Abs. 2 und 3 AktG zu beachten.
Rn. 43
Stand: EL 08 – ET: 10/2010
Aufgrund des engen Zeitrahmens sind für eine ordnungsgemäß durchgeführte Abschlussprüfung Vor- und Zwischenprüfungen erforderlich, die zum Teil bereits vor Abschluss des GJ stattfinden müssen. Nur bei Erfüllung der Soll-Vorschrift des § 318 Abs. 1 Satz 3, d. h. nur bei einer Wahl des AP vor Ablauf des GJ, auf das sich seine Prüfung erstreckt, wird dem Prüfer eine frühzeitige Prüfungsplanung sowie eine angemessene Zeit für die erforderlichen Vor- und Zwischenprüfungen eingeräumt. Der AP sollte deshalb immer auf der ordentlichen HV gewählt werden, die in dem GJ stattfindet, auf das sich die Prüfung bezieht, und auf der über die Entlastung der gesetzl. Vertreter und über die Gewinnverwendung des dem Prüfungsjahr vorhergehenden Jahres entschieden wird. In diesem Fall kann der Prüfer noch vor, am oder nach dem Abschlussstichtag bis zum Aufstellungstag ohne Zeitdruck und u. a. gestützt auf seine Feststellungen bei der Systemprüfung über die Wirksamkeit und Zuverlässigkeit des internen Überwachungssystems den Prüfungsumfang bestimmen. Wird der Prüfer dagegen erst zu einem späteren Zeitpunkt, evtl. sogar erst nach Ablauf des GJ gewählt, wird der für die Prüfung zur Verfügung stehende Zeitraum u. U. so stark verkürzt, dass eine ordnungsgemäße Prüfung gefährdet ist.