Der Abschlussprüfer hat das Ergebnis seiner Prüfung zu dokumentieren. Von zentraler Bedeutung sind hierbei der Prüfungsbericht[1] und der Bestätigungsvermerk.[2] Zudem sind Arbeitspapiere anzulegen.
3.5.1 Prüfungsbericht
Die Abschlussprüfung wird nach außen im Prüfungsbericht dokumentiert. Nach § 321 Abs. 1 HGB hat der Abschlussprüfer in diesem schriftlich über Art und Umfang sowie das Ergebnis der Prüfung zu berichten.[1] Zu den erforderlichen Angaben sowie zur Art der Darstellung von Einwendungen, die sich im Rahmen der Prüfung ergeben haben, finden sich in § 321 HGB sowie in IDW PS 450 umfangreiche Ausführungen.
3.5.2 Bestätigungsvermerk
Ebenfalls von zentraler Bedeutung ist der Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers. In diesem fasst er das Ergebnis seiner Prüfung zusammen.[1] Ohne einen Bestätigungsvermerk oder einen Versagungsvermerk gilt die Prüfung als nicht durchgeführt. Der Bestätigungsvermerk unterliegt der Offenlegungsverpflichtung nach § 325 HGB. Dies gilt indes nicht bei freiwilligen Prüfungen kleiner Gesellschaften.
Die Beurteilung des Prüfungsergebnisses kann lauten:
- Die Prüfung hat zu keinen Einwendungen geführt (uneingeschränkter Bestätigungsvermerk nach § 322 Abs. 2 Nr. 1 i. V. m. Abs. 3 HGB).
- Es bestehen Einwendungen, diese berühren aber gleichwohl nicht die insgesamt positive Gesamtaussage (eingeschränkter Bestätigungsvermerk nach § 322 Abs. 2 Nr. 2 i. V. m. Abs. 4 Satz 1 HGB).
- Es bestehen Einwendungen, die eine positive Gesamtaussage unmöglich machen (Versagungsvermerk nach § 322 Abs. 1 Nr. 3 i. V. m. Abs. 4 Satz 2 HGB).
- Der Prüfer war nicht in der Lage, eine Beurteilung abzugeben (Nichterteilungsvermerk nach § 322 Abs. 2 Nr. 4 i. V. m. Abs. 5 HGB).
Der Bestätigungsvermerk kann ferner mit einem Hinweis versehen werden, der aber keine Einschränkung des Prüfungsurteils darstellt. Besonderheiten bestehen für die Formulierung des Bestätigungsvermerks von Unternehmen im öffentlichen Interesse (sog. PIE).[2]
3.5.3 Sonstige Dokumentation
Eine sonstige Dokumentation der Arbeit des Abschlussprüfers erfolgt vor allem in seinen Arbeitspapieren (IDW PS 460). Diese müssen so geartet sei, dass ein fachkundiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Eindruck von dem Ablauf der Prüfung und den Schlussfolgerungen des Prüfers verschaffen kann. Diese Dokumentation erfolgt wie der gesamte Prozess der Abschlussprüfung in der Praxis heutzutage zumeist unter Einsatz von IT.
Zudem gibt es bereits seit einigen Jahren die Möglichkeit eines sogenannten Management-Letters. In diesem stellt der Prüfer die Punkte dar, die ihm im Verlauf der Abschlussprüfung aufgefallen sind, ohne dass es sich hierbei um Beanstandungen gehandelt haben muss, die etwa das Prüfungsergebnis beeinträchtigen würden.
Schließlich besteht zumal bei Aktiengesellschaften die Pflicht zu einer mündlichen Berichterstattung gegenüber dem Aufsichtsrat (IDW PS 470). Inwieweit der insoweit einschlägige § 171 Abs. 1 Satz 2 AktG auf andere Rechtsformen ausstrahlt, ist im Einzelnen umstritten.[1] Bei typischen inhabergeführten Unternehmen ist dies jedoch regelmäßig nur von untergeordneter Bedeutung, da hier üblicherweise eine laufende Information der Geschäftsführer über Feststellungen bereits während der Abschlussprüfung erfolgt.
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