Wie Projekte die Erfolgs-, Bilanz- und Liquiditätssituat ... / 2.2 Integration der Projektplanung in die GuV-Planung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Projektplanung in die GuV-Planung der Jahresfinanzplanung zu integrieren. Am weitesten verbreitet sind folgende Methoden:

1. Ausweis der Projektwerte: Die GuV-Planung im Rahmen der jährlichen Finanzplanung wird auf Kontenebene von den Fachbereichen in Zusammenarbeit mit dem Controlling erstellt. Die Planung erfolgt auf Basis von Vergangenheitswerten und nicht explizit auf Projektebene. Da jedes Jahr Projekte durchgeführt werden, wird unterstellt, dass die Planwerte einen gewissen Anteil der Projektkosten und -erträge beinhalten. Es herrscht jedoch keine Transparenz über die Projekte und korrespondierenden Werte. Die Projektplanung erfolgt in separaten Tools wie etwa der Wirtschaftlichkeitsrechnung oder Excel-Listen, die nicht direkt Bestandteil der GuV-Planung sind, sondern zusätzlich erstellt werden. Hierbei besteht das Risiko, dass die Projektwerte nicht in adäquater Höhe in der Finanzplanung abgebildet werden. Dies ist explizit bei einer höheren Projektanzahl als in der Vergangenheit sowie auch bei Projekten mit Werten von außerordentlicher Höhe im Vorjahr oder im Planjahr der Fall. Jedoch ist der durch die zusätzliche Projektplanung verursachte Aufwand relativ gering, weshalb Unternehmen auch diese Vorgehensweise wählen.
2. Bottom-up-Planung der Projektwerte: Die Planung der GuV-Werte wird differenziert nach den operativen Werten, die sich auf Basis der Vergangenheitswerte fortschreiben, und nach den Projektwerten. Das Controlling kann die Fachbereiche dabei unterstützen, indem es ihnen die Werte aus der Wirtschaftlichkeitsrechnung auf Kontenebene und pro Projekt für das Planjahr bereitstellt. Die Projektwerte werden dabei auf Kontenebene auf speziellen Projektnummern separat geplant. Damit können die Plandaten in einem späteren Plan-Ist-Vergleich auch den Istwerten gegenübergestellt werden. Somit ist die Transparenz der Planwerte pro Projekt sichergestellt. Die Planung erfolgt zuerst auf Projektebene durch die jeweiligen Projektleiter und wird dann durch die operative Planung auf der Kostenstelle ergänzt. Der Kostenstellenverantwortliche hat sicherzustellen, dass
3. die Summe aus operativen Werten und Projektwerten im Vergleich zu einem evtl. vorgegebenen Ziel nicht überschritten wird und
4. die Projektkosten in den Planwerten auf Kontenebene beinhaltet sind. Es muss somit ein Abgleich zwischen Bereichs- und Projektbudget erfolgen. Eine Plausibilisierung kann anschließend durch das Controlling erfolgen.

Abb. 3: Zusammenhang zwischen Bereichs- und Projektbudget

Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass die Projektwerte in der Kostenstelle transparent vorliegen, jedoch ist der Aufwand je nach Planungsmethode und -tool höher.

Auf Basis der dargelegten Vor- und Nachteile wird aus Gründen einer verbesserten Transparenz und der größeren Sicherheit, dass die Projektkosten tatsächlich in den Planwerten beinhaltet sind, die Bottom-up-Planung vorgeschlagen.