Wie hoch ist die Produktivität in Ihrem Unternehmen?

Zusammenfassung

Überblick

Viel Arbeit heißt nicht zwangsläufig viel Gewinn. Denn nur wenn möglichst viele Arbeitsstunden an die Kunden weiterberechnet werden können, lohnt sich das Unternehmen. Ansonsten sieht es auf dem Firmenkonto – trotz oder gerade wegen der vielen Überstunden – nicht rosig aus.

Oft hat die Unternehmensleitung keinen Überblick über die tatsächliche Produktivität, insbesondere wenn mehrere Abteilungen beschäftigt sind. Mit dem hier vorgestellten Tool verschaffen Sie sich den benötigten Überblick und können so rechtzeitig handeln.

Die Musterdatei zu diesem Beitrag finden Sie unter dem Haufe-Index 1315646.

1 Was bedeutet Produktivität?

Stellen Sie sich z. B. ein Dienstleistungsunternehmen in der IT-Branche vor. Die Kernbereiche sind: Hardwareverkauf und -betreuung, Netzwerkeinrichtung und -programmierung sowie Website-Design. Im Einzelfall arbeitet auch der Inhaber im Rahmen der Abwicklung von Kundenaufträgen mit und kann seine Arbeitsstunden mit dem dafür vorgesehenen Stundensatz verrechnen. Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen beschäftigt, umso seltener wird dies in der Regel der Fall sein, da der Inhaber sich um Auftragsbeschaffung, Kundenpflege und weitere administrative Aufgaben kümmern muss. In diesem Fall gilt er im engen, betriebswirtschaftlichen Sinn als unproduktiv, da diese Zeiten nicht direkt abgerechnet werden können, sondern in die zu verrechnenden Stundensätze einkalkuliert werden müssen.

Zurück zur Praxis: Alle Mitarbeiter schreiben täglich ihre geleisteten Arbeitsstunden auf und erhalten diese über ihren Lohn vergütet. Wie viel Arbeitszeit jedoch an die Kunden weiterberechnet werden kann, steht auf der anderen Seite der Erfolgsrechnung. Erwirtschaftet die Firma trotz guter Arbeitsauslastung nicht genügend Gewinn, kann dies folgende Ursachen haben:

• Bei Pauschalaufträgen werden zu wenige Arbeitsstunden kalkuliert. Die Mitarbeiter benötigen trotz zügiger Bearbeitung des Auftrags mehr Arbeitszeit als in das Angebot hineingeplant wurde. Der Gewinn schmälert sich dadurch, im Extremfall entsteht sogar ein Verlust am Auftrag.

• Die Mitarbeiter schreiben nicht gewissenhaft alle erbrachten Arbeitsleistungen auf, weil der Inhaber keine klaren Anweisungen gibt, was alles zu tun ist, was verrechnet werden kann und was nicht.

  Beispiel: Für das Installieren des Betriebssystems wird vom Inhaber ein (knapp kalkulierter) Pauschalpreis von 30 EUR pro Rechner mit dem Kunden vereinbart, der darauf beruht, dass pro Rechner eine Arbeitszeit von 30 Minuten benötigt wird. Der Mitarbeiter erhält lediglich die Anweisung, Installationsarbeiten beim Kunden zu verrichten. Der Kunde hält den Mitarbeiter mit Fragen auf, bittet ihn, doch schnell mal nach der Internetverbindung zu sehen, weil diese oft zusammenbricht, stellt allgemeine Fragen und dergleichen. Der Mitarbeiter installiert an 5 Rechnern jeweils das Betriebssystem und benötigt insgesamt 4 Stunden, die er auch gewissenhaft auf seinen Stundenzettel schreibt. 1,5 Stunden hat der Mitarbeiter bei diesem Kunden unproduktiv verbracht, der Inhaber legt bei diesem Auftrag drauf.

• Zusatzleistungen werden nicht dokumentiert und/oder nicht verrechnet.

  Typisches Beispiel: "… wenn Sie schon mal da sind, könnten Sie vielleicht mal kurz nach dem Drucker sehen?" Aus dem "kurz mal eben sehen" wird schnell eine halbe Stunde, z. B. für das Suchen und Installieren eines aktuellen Treibers und einige Erläuterungen für den Kunden. Hätte der Mitarbeiter den Kunden darauf hingewiesen, dass diese Leistungen verrechnet werden und dies auch (mit Arbeitsauftrag) dokumentiert, wäre er in dieser Zeit produktiv gewesen.

• Die Mitarbeiter lassen sich bei der Arbeit übermäßig viel Zeit, weil keine klaren Zeitvorgaben bekannt sind oder diese nicht überprüft werden.
• Die Mitarbeiter sind zu viel mit nicht verrechenbaren Arbeitsleistungen beschäftigt, z. B. Kartons auspacken, Werkstatt aufräumen, nicht verrechneten Fahrtzeiten usw.
• Es ist nicht genügend Arbeit vorhanden und die Mitarbeiter versuchen, die vorhandene Arbeit zu "strecken".
• Auch Urlaubstage, Feiertage, Kranktage, Weiterbildungszeiten usw. zählen zu den unproduktiven Zeiten. So kann es leicht sein, dass von z. B. 1.900 bezahlten Arbeitsstunden pro Jahr nur 1.300 Stunden produktiv, also verrechenbar sind. Im Einzelfall kann der produktive Wert auch noch bedeutend niedriger sein.

1.1 Möglichkeiten zum Produktivitätsvergleich

Die mögliche Produktivität eines Betriebs kann abhängig von der ausgeübten Tätigkeit sehr unterschiedlich sein. Je mehr verschiedene Tätigkeiten ein Mitarbeiter ausübt, desto höher ist die Gefahr, dass der unproduktive Anteil überdurchschnittlich ansteigt. Im umgekehrten Fall wird ein Fließbandarbeiter, der monoton den ganzen Tag über immer die gleiche Tätigkeit ausübt, eine relativ hohe Produktivität haben.

Wie sollen Sie als Betriebsinhaber einschätzen, ob sich die Produktivität Ihres Betriebs in einem akzeptablen Rahmen bewegt oder nicht? Die Antwort auf diese und weitere Fragen bieten Ihnen Betriebsvergleichszahlen. Handelt es sich z. B. um einen Handwerksbetrieb, können Sie sich über die Adresse www....