Steuerpflichtige erhalten keine "vorausgefüllte Einkommensteuererklärung" übersandt, die zu ergänzen, zu unterschreiben und anschließend einzureichen wäre. Steuerpflichtige, die die VaSt nutzen wollen, müssen sich vielmehr mit ihrem Computer oder ihrem Smartphone plus entsprechender App bei "Mein ELSTER" anmelden und authentifizieren. Erst nach Abschluss des Authentifizierungs- oder Zugangsverfahrens erfolgt die Freischaltung für den Abruf der elektronisch im Datenpool der Finanzverwaltung gespeicherten Bescheinigungen. Diese elektronische Sammlung von Bescheinigungen soll die Erstellung der Einkommensteuererklärung erleichtern. Die Finanzverwaltung verfügt über Daten in elektronischer Form und gewährt den Zugriff auf die gespeicherten Informationen. Diese können für die Erstellung der Einkommensteuererklärung verwendet werden.
Der Abruf kann sowohl über den von der Finanzverwaltung angebotenen Dienst ("Mein ELSTER") als auch über die Dienste von Softwareanbietern, die i. d. R. die sog. ERiC-Schnittstelle nutzten, erfolgen. Der Abruf wird unter "Formulare & Leistungen" – "Bescheinigungen verwalten", für Dritte unter "Bescheinigungen anderer Personen" beantragt.
Wer einen Dritten (z. B. Ehepartner, Kind, Schwiegerkind) mit dem Abruf seiner Daten beauftragen möchte, kann dies mittels eines 12-stelligen Freischaltcodes (FSC) veranlassen. Diesen erhält der Steuerpflichtige, indem er den Dritten beauftragt, mit dessen "Mein ELSTER"-Account und mit dessen steuerlicher Identifikationsnummer (IdNr) unter "Bescheinigungen anderer Personen" – "Abrufberechtigung beantragen" die entsprechende Berechtigung zu beantragen. Der Beauftragte benötigt dazu lediglich die IdNr und das Geburtsdatum des Steuerpflichtigen. Die IdNr befindet sich oben links auf der ersten Seite des Einkommensteuerbescheids; eine schriftliche Anforderung ist auch jederzeit möglich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), An der Küppe 1, 53225 Bonn. Die erteilte Berechtigung gilt, wenn sie nicht ausdrücklich zeitlich eingeschränkt wird, unbefristet. Anschließend wird dem Steuerpflichtigen (Dateninhaber) von der Finanzverwaltung ein Brief mit einem FSC übersandt, den dieser anschließend an seinen Beauftragten (Datenabrufer) weiterleitet. Dieser gibt nach "Abrufberechtigung beantragen" nunmehr den erhaltenen FSC ein. Versäumt er dies, verfällt der FSC nach Ablauf von 90 Tagen.
Grundsätzlich ist eine Teilnahme am Abrufverfahren von Bescheinigungen nur mit persönlichem Zertifikat und persönlichem IdNr-Account möglich. Eine Ausnahme gilt für die steuerberatenden Berufe. Diese können sich mit einer Organisations-Steuernummer (Org-StNr) registrieren lassen und für Dritte Bescheinigungen abrufen. Steuerberater und Lohnsteuerhilfevereine können den Datenabruf mittels Vollmachtsdatenbank durchführen.
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