Unternehmensmodell "QUATTRO" Teil 2: Kontrolle der Koste ... / 1.3 Die einzelnen Schritte der monatlichen Abrechnung

Logische Abrechnungsschritte erforderlich

Die monatliche Kostenstellenrechnung muss nach klar definierten, logischen Abrechnungsschritten abgewickelt werden. Der folgende Fahrplan ist für einen qualitativ hochwertigen Soll-Ist-Kostenvergleich verbindlich:

• Erfassung der Istleistungen: Für alle Kostenstellen mit direkten Bezugsgrößen müssen die monatlichen Leistungsdaten erfasst werden. Dies gilt für alle primären Kostenstellen, das sind jene mit Kostenträger-/Auftragsbezug, aber auch für viele sekundäre Kostenstellen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung. Zwei grundsätzlich unterschiedliche Verfahren kommen zum Einsatz:

  • die direkte Leistungserfassung mit Hilfe von Aufschreibungen, Maschinenstundenzählern oder über elektronische Betriebsdatenerfassungssysteme und
  • die retrograde Leistungserfassung, wonach die jeweiligen Istbezugsgrößen der Fertigungsstellen aus der ausgebrachten guten Produktionsmenge unter Verwendung der Leistungsstandards der Arbeitspläne abgeleitet werden.

Von der Auswahl der Erfassungsart hängen die Möglichkeiten der Abweichungsanalyse (siehe unten) ab. Die besten Analysemöglichkeiten bietet die Kombination von direkter und retrograder Leistungsermittlung.

• Sollkostenrechnung: Auf der Basis der erfassten direkten Bezugsgrößen kann nun für diese Kostenstellen die Sollkostenrechnung durchgeführt werden, indem die proportionalen Kosten der Kostenplanung mit dem jeweiligen Beschäftigungsgrad abgewandelt und die fixen Kosten addiert werden. Damit liegen sowohl Sollgrößen für „Soll gleich Ist” zu verrechnende Kostenarten (z.B. Kapitalkosten) als auch die Basen für die nun folgende
• Deckungsrechnung vor. In diesem Rechenschritt werden nämlich aus der planmäßigen Leistungsaufnahme indirekter sekundärer Stellen im Rahmen einer mehrstufigen Iterationsrechnung die Istbezugsgrößenmengen derselben und anschließend auch ihre Sollkosten ermittelt.
• Istkostenübernahme: Erst jetzt werden die primären Istkosten aus den vorgelagerten Arbeitsgebieten, getrennt nach Personal-, Material-, Fremdleistungs- und ggf. Kapitalkosten auf die Kostenstellen und Werks-(Innen-)aufträge übernommen. Dabei treten die Grundsätze des Rechnens mit Festpreisen (siehe oben) in Kraft. Die Materialkosten werden mit gleitendem Durchschnittspreis und Standardpreis übernommen, was einen Ausweis der Preisabweichung direkt beim Zugang in die Kostenstellenrechnung erlaubt. Aus der Personalabrechnung werden die Istdaten übernommen, von denen im Falle einer inzwischen eingetretenen Tariferhöhung die hier Tarifabweichung genannte Preisabweichung abgespalten wird. Außerdem ist der Abgrenzungsbedarf der aperiodischen Personalkosten, wie Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld, über die Werk-(Innen-)auftragsabrechnung zu berücksichtigen.
• Werk-(Innen-)auftragsabrechnung: Für die objektbezogene Kostenkontrolle, aber auch für Periodenabgrenzungen werden hier Objekte (wie z.B. Einzel-, Dauer-, Abgrenzungsaufträge) genutzt. Ein reger Buchungsverkehr zwischen den Aufträgen und den Kostenstellen, aber auch zu Objekten der Kostenträger- und Deckungsbeitragsrechnung bedarf einer transparenten Kontrolle und vor allem am Jahresende eines klaren Abschlusses.
• Nun sind die Daten aufbereitet und der Soll-Ist-Kostenvergleich für alle Kostenstellen kann erstellt werden. Die Gegenüberstellung der Istkosten zu den Sollkosten und der Ausweis der Abweichungen, getrennt nach Preis- und Mengen-(Verbrauchs-)abweichungen, bildet das wichtigste Ergebnis für das Controlling der Gemeinkosten.
• Ein Istkostennachweis, in dem für die Abweichungsanalysen die erforderliche Transparenz der Istkosten bis auf Einzelbelegsebene geboten wird, schließt diesen Schritt ab.
• Eine Abweichungsnachverrechnung muss durchgeführt werden, wenn auch die Abweichungen der sekundären Kostenstellen in den Istkostensätzen der primären Kostenstellen enthalten sein sollen. Sie werden dort als eine Art Preisabweichung unter der Bezeichnung „Abweichung sekundärer Stellen” ausgewiesen. Für diese Verteilung ist wegen der gegenseitigen Leistungsverflechtung wieder eine Iterationsrechnung notwendig.
• Die Ermittlung der Istkostensätze dient der Weiterverrechnung der Kosten in die anschließende Kostenträgerrechnung. Sie ist nur erforderlich, wenn die Abweichungen auch auf die Fertigungsaufträge verrechnet werden sollen. Eine heute gern genutzte Alternative besteht darin, diese Abweichungen direkt in die Ergebnisrechnung zu stellen.
• Die Verrechnungskontrolle bildet den unverzichtbaren Abschluss dieses Arbeitsgebietes. Hier wird mit buchhalterischer Genauigkeit die Konsistenz des Datenflusses nachgewiesen.