Umsatzsteuer in der Buchhaltung / 4.1 Verpflichtung zur Rechnungsausstellung und Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

Neben der generellen Verpflichtung des Unternehmers gegenüber anderen Unternehmern oder juristischen Personen, Rechnungen auszustellen, besteht für Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück auch gegenüber Nichtunternehmern eine Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen.^[1]

Privatpersonen und Unternehmer, die für den nichtunternehmerischen Bereich entsprechende Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück beziehen, sind verpflichtet, die Rechnungen bzw. Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen 2 Jahre lang aufzubewahren. Aus diesem Grund muss der leistende Unternehmer in derartigen Rechnungen über Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück explizit auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers hinweisen.

Hinzu kommt die gesetzliche Regelung, die Rechnungen innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf des Monats der Leistungserbringung auszustellen. Dies gilt nicht nur für die Rechnungen über o. g. Bauleistungen, sondern für sämtliche Fälle, in denen der Unternehmer zur Rechnungsausstellung verpflichtet ist. Verstöße gegen die Rechnungsausstellungsverpflichtung können gem. § 26a UStG mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 EUR geahndet werden. In der Praxis wird die Rechnung allerdings nicht erst Monate nach der Leistungserbringung, sondern unmittelbar mit ausgeführter Leistung ausgestellt. Die Buchung dieser Rechnung löst dann beim leistenden Unternehmer auch die Buchung und Abführung der Umsatzsteuer und beim Leistungsempfänger ggf. die Berechtigung zum Vorsteuerabzug aus.

[1] § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG.