Umsatzsteuer in Dänemark / 5.2 Aufbewahrung von Rechnungen

Buchführungsunterlagen einschließlich Rechnungen müssen grundsätzlich am Firmensitz in Dänemark aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrung an anderen Orten in Dänemark ist gestattet, sofern die Unterlagen für Zwecke der Steuerprüfung kurzfristig vorgelegt werden können.

Zu MwSt-Zwecken erstellte Rechnungen können unter folgenden Bedingungen auch in einem anderen Land aufbewahrt werden:

• Das Unternehmen teilt der dänischen Steuerbehörde den Aufbewahrungsort mit.
• Der Steuerbehörde wird auf Anfrage jederzeit und ohne unnötige Verzögerung uneingeschränkter Online-Zugang und das Recht gewährt, die von der Firma ausgestellten oder empfangenen elektronischen Rechnungen, die in einem anderen Land gespeichert sind, herunter zu laden und zu verwenden.
• Der Aufbewahrungsort darf sich nicht außerhalb der EU oder der nordischen Länder (Norwegen, Island, Grönland und die Färöer) befinden.

Der dänischen Steuerbehörde muss also ein direkter Zugang über eine Datenstation gewährt werden, der mit Zugangsrechten ausgestattet ist, die den firmeninternen entsprechen, ungeachtet dessen, ob das Datenmaterial durch Passwörter, Verschlüsselung o. Ä. geschützt ist.

Bewahrt ein Unternehmen An- und Verkaufsrechnungen in einem anderen Land auf, muss es sowohl die dänischen Vorschriften als auch die entsprechenden Vorschriften des Landes einhalten, in dem die elektronischen Rechnungen gespeichert werden. Diese besonderen Vorschriften über die Speicherung elektronischer Rechnungen außerhalb Dänemarks gelten nur im Zusammenhang mit der MwSt. Die Bestimmungen des Buchführungsgesetzes über die Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen gelten weiterhin.

Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt fünf Jahre und beginnt mit Ablauf des Rechnungsjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Unternehmen, die Anlagegüter erwerben oder Umbauarbeiten durchführen, die vollständig oder teilweise der eingetragenen Firma zugute kommen, sind verpflichtet, ihre Buchführungsunterlagen zehn Jahre nach dem Erwerb der Anlagegüter oder der Durchführung der Aus- oder Umbauarbeiten aufzubewahren.