Total Cost of Ownership – mit allen Kosten kalkulieren / 6 Die Anwendung von TCO im Unternehmen

Die Geschäftsführung entscheidet, auf welchen Ebenen (vgl. Abb. 4) der TCO-Ansatz angewendet werden soll:

• Soll der TCO-Ansatz für die strategische Unternehmensentwicklung eingesetzt werden? Dann kann z. B. bewertet werden, ob das vorhandene Produktportfolio noch den Unternehmenszielsetzungen und Zielbeiträgen entspricht. Oder im Fall von Über- oder Unterkapazitäten im Unternehmen kann beurteilt werden, welche wertschöpfenden Prozesse das Unternehmen zur Steigerung der internen Wertschöpfung selbst übernehmen will und welche Prozesse es an Partner oder Lieferanten abgibt.
• Der Einsatz im taktischen Bereich betrachtet eine mittelfristige Perspektive. Durch den TCO-Ansatz können bestehende Unternehmensprozesse beschrieben und mit Kosten bewertet werden. Mit diesen Erkenntnissen werden zukünftige Wertströme und Geschäftsprozesse effizient "designed".
• Der TCO-Ansatz im operativen Bereich fokussiert die kurzfristigen Entscheidungen: Ist der aktuelle Lieferant eines unserer Produkte wirklich der kostengünstigste oder gibt es Alternativen? Welche Maßnahmen müssen wir ergreifen, wenn wir unser Lieferanten- und Logistiknetzwerk auf Basis der TCO-Kosten bewerten?

Abb. 5: Ebenen des TCO-Ansatzes

Nachdem die Entscheidung gefallen ist, in welchem Bereich der TCO-Ansatz angewendet werden soll, muss entschieden werden, in welcher Form TCO angewendet wird. Es kann zwischen

• einem situativen Einsatz und
• der permanenten Anwendung

gewählt werden.

6.1 Situativer Einsatz von TCO-Projekten

Einzelne TCO-Projekte bieten sich an, wenn es die Situation erfordert. Wichtige beschaffungs- oder gesamtunternehmensbezogene Entscheidungen sollen immer im Wege des TCO-Ansatzes vorbereitet und entschieden werden, z. B.

• In- oder Outsourcing-Entscheidungen
• die Reduktion der Lieferantenbasis
• das Eingehen von (strategischen) Allianzen
• die Identifikation von Kostentreibern oder
• die Bestimmung von Key Suppliern.

Beim einzelnen TCO-Projekt kann der Anspruch an das Analyseziel situationsspezifisch festgelegt werden. Der Detaillierungsgrad und damit der Umfang des TCO-Projekts sind in Abhängigkeit von der Komplexität und der Wichtigkeit der anstehenden Entscheidung variabel. Einzelne TCO-Projekte werden für einen festen Zeitraum definiert und ähnlich einem Projekt organisiert und gesteuert. Wichtig sind dabei der bereichsübergreifende Charakter und die damit verbundene personelle Besetzung des TCO-Projekts mit erfahrenen Entscheidungsträgern aus den verschiedenen Unternehmensbereichen. So benutzt beispielsweise das Unternehmen Intel den TCO-Projektansatz als Entscheidungsgrundlage für die Auswahl seiner wichtigen Lieferanten.

Praxis-Tipp

Optimierung nach der Beschaffung möglich

Auch bereits beschaffte und im Unternehmen genutzte Investitionsgüter können im Nachhinein einer einmaligen TCO-Analyse unterzogen werden. Aufgrund der stetig steigenden Beschaffungspreise für Energie können Sie beispielsweise die energiebezogenen Kostentreiber Ihrer Produktionsanlagen gezielt ermitteln und die damit verbundenen Energieverbräuche transparent machen. Mit dieser Datenbasis lassen sich anschließend Verbesserungen leichter erkennen und umsetzen. Ansatzpunkte können sein:

• Sind die technischen Spezifikationen des Prozesses und der Maschine aktuell und werden sie eingehalten?
• Bedienen die Maschinenarbeiter die Maschine entsprechend den Vorgaben? Sie sie entsprechend geschult?
• Wartet das Instandhaltungspersonal entsprechend?
• Fließen die Ideen und Erfahrungen der Maschinenarbeiter und Instandhalter in die Verbesserung der Maschine und der Abläufe mit ein?
• Gibt es Regeln für Zeiten, in denen keine Produkte produziert werden, z. B. Standby-Schaltungen oder Abschaltregelungen?
• Ist die Maschine aktuell auf die produzierte Stückzahl ausgelegt oder überdimensioniert?
• Können energieintensive Prozesse durch weniger energiekonsumierende Prozesse ersetzt werden, z. B. Ersatz von Druckluftschleifern durch Elektroschleifer, Entfall des Säuberns oder Kühlens durch Druckluft?

6.2 Permanente TCO-Analyse

Die Einführung und Anwendung der permanenten TCO-Analyse ist die anspruchsvollere Form der Vorgehensweise. Diese wird von den Unternehmen gewählt, wenn es darum geht, die Beschaffung von Gütern einer kontinuierlichen Beobachtung zu unterziehen. Die Ergebnisse der permanenten TCO-Analyse werden genutzt, um

• Beschaffungsvolumen auf die Lieferanten zu verteilen,
• Informationen für die Lieferantenbewertung zu erhalten oder
• Bereiche für Prozessverbesserungen zu identifizieren.

Soll der TCO-Ansatz in Zukunft wesentlicher Bestandteil für alle Beschaffungsentscheidungen werden, muss das Wissen über Inhalte und Anwendung von TCO gezielt in der Beschaffungsabteilung aufgebaut und verankert werden. Ferner bietet es sich an, eine standardisierte Methode und Vorgehensweise z. B. auf Basis von MS Excel zu entwickeln, um eine effiziente Integration in den Tagesablauf von Beschaffungsmanagern zu ermöglichen. Fahrzeug-Leasinggesellschaften entscheiden z. B. regelmäßig im Rahmen einer TCO-Analyse über die Aufnahme von Fahrzeugmodellen in die Fuhrparkflotte.

Praxis-Tipp

Erste Erfah...