Toolgestützte Verfahrensdokumentation / Belegablage, Scannen und Kassenführung übersichtlich dokumentieren

Zu den Dokumentations-Basisfunktionen der Software-Lösungen zählen insbesondere die Belegablage, das Ersetzende Scannen und die Kassenführung: Die Dokumentation der Belegablage beinhaltet sowohl Belege in papier- als auch in elektronischer Form und umfasst alle eingehenden Belege – wie Lieferscheine oder Quittungen – sowie alle ausgehenden Belege wie Rechnungen oder Bankauszüge sowie die Ablage von Eigenbelegen. Die Softwaretools bieten sowohl die Möglichkeit, vorformulierte Textbausteine auszuwählen und per Mausklick in die Dokumentation zu übernehmen als auch individuelle Eingabemöglichkeiten. Ist eine Berichtsvorschau integriert, lässt sich jederzeit der aktuelle Stand der Dokumentation einsehen. Auch die Kassenführung kann mithilfe der Software GoBD-konform dokumentiert werden – ebenso wie die eingesetzten Hard- und Softwaresysteme sowie die Prozesse und Zuständigkeiten, die für die Digitalisierung und Aufbewahrung von Dokumenten im Rahmen des Ersetzenden Scannens zum Einsatz kommen.

Eine besondere Herausforderung für das Anlegen einer Verfahrensdokumentation ist es üblicherweise, die Informationen von den verschiedenen, involvierten Personen zusammenzutragen. Eine Software für die Verfahrensdokumentation erleichtert dies deutlich, indem sie eine digitale Zusammenarbeit zwischen Steuerberater, Mandant und bei Bedarf sogar mit Dienstleistern des Mandanten ermöglicht.