Teil C: Interne Leistungsverrechnung (ILV) / 16.2 Umlagen sind kein Ersatz für die Leistungsverrechnung

Die zwei wichtigsten Botschaften dieses Kapitels lauten: Umlagen erzeugen sehr häufig irreführende Informationen. Zudem setzen sie falsche Anreize, sowohl beim Servicecenter als auch beim internen Kunden. Diese Aussagen werden im Folgenden anhand von Rechenbeispielen, die sich exemplarisch auf die Abteilung Vertrieb beziehen, erläutert.

16.2.1 Umlagen führen in die Irre – ein Rechenbeispiel

In der Ausgangssituation wird in Summe mit den Artikeln A und B gleich viel Ergebnisbeitrag erwirtschaftet, nämlich 6.000 EUR. Artikel A hat einen besseren absoluten DB I und Artikel B hat einen besseren DB I bezogen auf den Umsatz. Wenn nun die Frage nach dem ›Stückergebnis‹ gestellt wird, so lautet die Antwort in diesem Beispiel 15 bzw. zehn EUR.

Abb. 173: Basisbeispiel zur Rechnung mit Umlagen

Vielfach, so die Erfahrung von Controllern, besteht der Wunsch des Managements, auch die Vertriebskosten in das Stückergebnis einzurechnen. Hier scheint Ergebnisrechnung mit Kalkulation verwechselt zu werden. ›Rechnen Sie es trotzdem mal‹, lautet dann häufig die Antwort, wenn sich das Management offensichtlich nicht für die grundlegenden Unterschiede dieser beiden Rechnungswesen-Komponenten interessiert. Man könne für die Rechnung ja sowohl Absatzzahlen als auch Umsatzanteil verwenden. Mangels weiterer Informationen über den Vertriebsaufwand für die beiden Artikel könnten beide Varianten den Aufwand richtig abbilden.

Wenn die Informationen über die Vertriebsarbeit fehlen, ist es zwar besser, keine Kosten zu verteilen, aber es wird eben gewünscht. Lässt man sich aufgrund des Wunschs trotzdem auf diese Rechnung ein, dann ergeben sich Zahlen, die nicht interpretierbar sind. Wir werden uns beide Varianten anschauen.

Abb. 174: Irreführende Umlage nach Absatz

Werden die Vertriebskosten gemäß Absatzanteil auf die Artikel aufgeteilt, dann entfallen auf A 40 % der Kosten, also 4.000 EUR. In dieser Variante scheint es so zu sein, dass ausschließlich Artikel A profitabel ist. Der Blick auf den DB I je Stück zeigt bereits den Irrtum. Der Irrtum wird noch deutlicher, wenn man auf die nächste Ergebnisrechnung schaut. Bei der Aufteilung gemäß Umsatzanteil erhält Artikel A 62,5 % der Kosten und scheint nun sogar ein Verlustartikel zu sein.

Abb. 175: Irreführende Umlage nach Umsatz

Steuerungsrelevante Informationen können durch die Umlage nicht entstanden sein. Denn gemäß der ersten Rechnung müsste Artikel A unbedingt forciert werden. Nach der zweiten Rechnung scheint es besser zu sein, sich von Artikel A zu trennen. Zwei derart entgegengesetzte Handlungsempfehlungen zeigen die fehlende Zuverlässigkeit von Umlagen in der Ergebnisrechnung.

Schon gar nicht sollte Artikel A aufgrund dieser Rechnung aus dem Sortiment genommen werden. Es gehen sofort 6.000 EUR DB I verloren. Ob und wann die Vertriebskosten verringert werden können, ist fraglich. Auch die Hoffnung, die 200 Stück Absatz auf Artikel B übertragen zu können, hat keine sichere Grundlage. Stellen Sie sich vor, der Autohersteller BMW würde das 7er-Modell aus dem Sortiment nehmen und den Kunden als Alternative den 1er anbieten. Einige Kunden würden sicher zu Audi oder Mercedes abwandern. Aber selbst wenn es in einer anderen Branche gelingen sollte, die Absatzmenge auf B zu übertragen, so geht damit doch ein Margenverlust von fünf EUR je Stück einher. Mit anderen Worten: es gehen 2.000 EUR Ergebnisbeitrag verloren. Damit wäre der DB II aufgezehrt.

Man kann also festhalten, dass die obigen Rechnungen weder eine relative Vorteilhaftigkeit ermitteln noch Hinweise zur Sortimentsgestaltung geben. Wofür ist die Rechnung dann gut? Sie macht nicht unerhebliche Arbeit. Die EDV muss angepasst werden. Die Wahl der Schlüssel wird intensiv diskutiert. Monatlich werden Prüfsummen berechnet, um zu kontrollieren, ob bei der Verteilung kein Fehler unterlaufen ist. Dann werden die Daten von den Managern interpretiert – so viel Arbeit, um eine Nonsens-Information zu erzeugen? Zudem ist es eine Information, die im Rahmen der Kalkulation für einen anderen Zweck schon einmal erstellt wurde.

Noch schlimmer wird es, wenn man sich ansieht, wie die Umlage auf Basis des Schlüssels Umsatz eine Preisänderung abbildet. Beispielhaft wird von einem Preisrückgang bei Artikel B um 10 % ausgegangen. Der Sachverhalt ist eigentlich einfach: Die Marge bei B wird schlechter und das Ergebnis sinkt. Auf Artikel A darf dies keinen Einfluss haben. Was aber zeigt die Umlage?

Abb. 176: Umlage und Preisänderung (Artikel B – 10 %)

Die Umlage wirkt zugleich auf den nicht beteiligten Artikel A. Sie verschlechtert dort das Ergebnis, was klar einer Ursache-Wirkungs-Beziehung widerspricht. Mengen und Preise von A sind unverändert. Darum hat sich bei Artikel A auch der DB I (6.000 EUR) nicht verändert. Die Umlage erzeugt ein Zerrbild der Wirklichkeit. Die Zahl -494 ist reine Fiktion. Genau genommen, waren in den beiden davor gemachten Rechnungen auch -250 und 2.000 erfundene Größen. Sie waren aus dem Wunsch geboren, ein Stückergebnis ausweisen zu können. Das tatsächliche Stückergebnis aber war von Anfang an vorha...