Um größtmögliche Effizienzgewinne zu erzielen, sollte vor einer Toolauswahl möglichst detailliert analysiert werden, wo im bisherigen Dokumentationsprozess die größten Ineffizienzen stecken und inwieweit diese bereits durch eine Prozessoptimierung behoben werden können. Anschließend ist zu bestimmen, welche Teilprozesse durch den Softwareeinsatz noch weiter optimiert werden sollen.
So kann beispielsweise bei vielen redundanten Dokumentationsinhalten der Fokus auf eine automatisierte Zuordnung von Textblöcken liegen, wohingegen bei vielen beteiligten Personen und einem dezentralen Prozess eher ein ausgefeiltes Workflow-Management wichtig ist. Sind die Teilprozesse identifiziert, die das größte Optimierungspotenzial haben, kann der benötigte Funktionsumfang der Software bestimmt werden.
In den folgenden Abschnitten wird dargestellt, worauf dabei besonders geachtet werden sollte.
Datenextraktion:
Insbesondere wenn die Anzahl der Transaktionen, Berichtsgesellschaften und Nutzer noch relativ überschaubar ist, sind einfache Excel-Export-/Import-Schnittstellen bereits ausreichend, um einmal jährlich die in den VP-Dokumentationen (MF, LF, CbCR) benötigten Daten in die VP-Dokumentationssoftware zu importieren. So können die Transaktionsvolumina und Finanzkennzahlen aus den ERP-Systemen, die Unternehmensdaten aus einer Beteiligungsdatenbank, die übrigen CbCR-Daten zumindest teilweise aus der Konsolidierungssoftware und die Stammdaten der Nutzer der VP-Dokumentationssoftware aus einer Mitarbeiterdatenbank importiert werden.
Je größer der Nutzerkreis der VP-Dokumentationssoftware ist, desto mehr wird allerdings der Aspekt der IT-Sicherheit relevant. Um beispielsweise jederzeit sicherstellen zu können, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Software haben, sollte ggf. bei jedem Log-in ein Abgleich mit der aktuellen Mitarbeiterdatenbank erfolgen. Erfolgt die Benutzerverwaltung ausschließlich im Tool, besteht das Risiko, dass beispielsweise ausgeschiedene Mitarbeiter nicht zeitnah als Benutzer entfernt werden, mit der Folge, dass sie weiterhin und somit unberechtigt Zugriff auf die Software haben.
Ein weiterer praxisrelevanter Fall sind die zwischen den Konzerngesellschaften abgeschlossenen und für die VP-Dokumentation relevanten Verträge. Unabhängig davon, inwieweit die Verträge lokal von den Mitarbeitern der jeweiligen Berichtsgesellschaft in die Software hochgeladen werden, oder inwieweit ein zentraler Upload durch die Konzernzentrale erfolgen kann, werden diese Verträge in der Regel mehrmals archiviert: bei den jeweiligen Vertragspartnern, in verschiedenen Abteilungen und zusätzlich in der VP-Dokumentationssoftware. Um das Vertragsmanagement zu optimieren, haben Konzerne häufig bereits Vertragsdatenbanken im Einsatz. In diesen Fällen ist bei der Einführung einer VP-Dokumentationssoftware abzuwägen, ob eine Verlinkung zur Vertragsdatenbank sinnvoll möglich ist.
Datenverarbeitung/-mapping:
In vielen Fällen bereitet die Erstellung der Transaktionsmatrix große Mühe. Häufig ist nicht bekannt, dass die Vorarbeiten zur Erstellung der Transaktionsmatrix in der Regel bereits im Buchhaltungssystem, z. B. mittels Vergabe von Transaktionsgruppen-Codes in den Stammdaten oder per Special Ledger in SAP, erfolgen können. Wird eine starke Price-Setting-Lösung für Waren- und Dienstleistungstransaktionen verwendet[49], enthält diese bereits die für die VP-Dokumentation erforderlichen Daten. Diese sog. ›präventiven‹ Ansätze sind deutlich effizienter, als die Daten im Nachhinein in diversen zentralen und lokalen Quellen suchen zu müssen. Enthält die VP-Dokumentationssoftware eine Funktion zum Mapping und Matching, also einer Zuordnung des Buchungsstoffes zu den Transaktionsgruppen und eine wechselseitige Abstimmung zwischen den Transaktionspartnern, so kann die Transaktionsmatrix auch direkt in der VP-Dokumentationssoftware erstellt werden.
Zur Segmentierung der GuV-Rechnungen nach Transaktionsgruppen sowie zur Ergänzung noch fehlender CbCR-Daten[50] ist es häufig ausreichend, die Daten bei den einzelnen Gesellschaften mittels eines workflowbasierten digitalen Fragebogens zu erheben. Sind diese Fragebögen in der VP-Dokumentationssoftware enthalten, können die segmentierten GuVs und die CbCR-Daten ohne Systembruch gesammelt und in die VP-Dokumentation integriert werden.
Eine VP-Dokumentationssoftware benötigt unseres Erachtens keine Funktion, um Benchmarking-Studien zu erstellen. Allerdings ist eine Funktion zur Verwaltung der im Konzern vorhandenen Studien durchaus sinnvoll. Dann können die jeweiligen Interquartilsbandbreiten als Variablen und die jeweiligen Studien als Anlage automatisiert in die einzelnen VP-Dokumentationen eingefügt werden.
Reporting & Filing:
Zu den wichtigsten Features einer VP-Dokumentationssoftware zählt die Möglichkeit, konsistente, zentral angefertigte Textvorlagen effizient erstellen zu können, die anschließend über die Software (teil-)automatisiert zugeordnet und nur um die zwingend notwendigen lokalen Besonderheite...
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