Rund um die Einkommensteuererklärung (inklusive vereinfa ... / 1 Digitalisierung – Finanzamt 4.0

Rz. 1

[Digitalisierung beim Finanzamt]

Auch in der Finanzverwaltung stehen die automationsgestützte Bearbeitung durch verstärkten IT-Einsatz mit dem Ziel der Kostenersparnis (weniger Personal) und einer schnelleren Bearbeitung im Vordergrund. Gleichzeitig soll eine effizientere Bearbeitung erfolgen, indem fehleranfällige Sachverhalte – insbesondere bei großer steuerlicher Auswirkung – von der maschinellen Bearbeitung ausgesteuert und durch die Finanzbeamten persönlich bearbeitet werden (s. u. Kap. 1.2). Nachdem zwischenzeitlich eine ständig wachsende Zahl von Steuererklärungen elektronisch (über ELSTER) übermittelt wird, hat man die Papiersteuererklärungsvordrucke für den Vz. 2023 an die elektronischen Datensätzen angepasst, um eine möglichst weitgehende Übereinstimmung zu erreichen (→ Tz 356 ff.).

1.1 Belege und Nachweise

Rz. 2

[Belegvorhaltung]

Es besteht keine gesetzliche Pflicht mehr, Belege zusammen mit der Steuererklärung einzureichen. Der Verzicht auf Belege wird von den Finanzämtern sogar gewünscht, denn damit entfallen Belegsichtung und Rücksendung – und das spart Kosten. Eine Sonderregelung gilt für den Nachweis einer Behinderung. Wird der Pauschbetrag wegen Behinderung erstmals geltend gemacht oder ändern sich die Verhältnisse (insbesondere der Grad der Behinderung oder Merkzeichen), ist die Vorlage einer Kopie des Schwerbehindertenausweises weiterhin vorgeschrieben (§ 65 Abs. 3 EStDV) – zumindest so lange, bis die erforderlichen Programmierarbeiten zur elektronischen Datenübermittlung der für die Feststellung des Grades der Behinderung bzw. der Merkzeichen zuständigen Stelle abgeschlossen sind (§ 65 Abs. 3a EStDV).

Die Belege müssen aber (zumindest bis zum Abschluss der Steuerveranlagung, d. h. bis zum Ablauf der Einspruchsfrist bzw. bis zum Abschluss eines Einspruchsverfahrens) aufbewahrt und auf Anforderung des Finanzamts eingereicht werden (Vorhaltepflicht). Für bestimmte Belege (z. B. Spenden) ist die Aufbewahrung bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe der Steuerfestsetzung vorgeschrieben, für Handwerkerrechnungen gilt zivilrechtlich eine zweijährige, für Bankbelege eine dreijährige Aufbewahrungspflicht. Betriebliche Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO), andere Unterlagen sechs Jahre, wenn die Summe der nichtbetrieblichen Einkünfte (Überschusseinkünfte gem. § 2 Abs. 1 Nr. 4–7 EStG) mehr als 500.000 EUR beträgt (§ 147a AO).

Im Fall der Anforderung sollte man die Belege auch vorlegen können. Andernfalls ist damit zu rechnen, dass die Bearbeiter die Kosten nicht nur streichen, sondern auch einen entsprechenden Risikobearbeitungshinweis für die Folgejahre speichern, sodass künftig mit einer intensiveren Prüfung zu rechnen ist. Darüber hinaus können wissentlich und willentlich gemachte falsche Angaben in der Steuererklärung, als versuchte bzw. ggf. vollendete Steuerhinterziehung gewertet werden.

Mit der App "MeinELSTER+" hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit geschaffen, wichtige Belege online zu sammeln. Die Belege können mithilfe der App abfotografiert und nach Kategorien (z. B. Arbeitsmittel, Krankheitskosten, Handwerkerrechnungen, Spenden) geordnet und gespeichert werden. Nachdem die App mittels QR-Codes mit dem persönlichen Benutzerkonto bei MeinELSTER verknüpft worden ist, können die Belege automatisch mit dem entsprechenden Eingabefeld, das bei der Erstellung der Steuererklärung genutzt wird, gekoppelt werden. Die digitalisierten Belege bleiben im persönlichen ELSTER-Nutzerkonto gespeichert. Wird man später vom Finanzamt aufgefordert, bestimmte Belege nachzureichen, können diese digital und schnell per Smartphone übermittelt werden.

1.2 Bearbeitungsgrundsätze/Datenabruf

Rz. 3

Durch Änderungen in der Abgabenordnung (§ 88 AO) wurden die rechtlichen Möglichkeiten geschaffen, die Fallbearbeitung automationsgestützt unter Einsatz von Risikomanagementsystemen (§ 88 Abs. 5 AO) durchzuführen. Damit soll zum einen die Bearbeitung risikoarmer Fälle beschleunigt und zum anderen sollen prüfungsrelevante Fälle mit ausreichender Sicherheit erkannt werden. Ziel ist vorrangig die – ohne jegliches Eingreifen des Finanzbeamten (§ 155 Abs. 4 AO) – vollautomatische Steuerfestsetzung einer möglichst über ELSTER eingegangenen Steuererklärung bis zur Erteilung des Steuerbescheids. Der Steuerbürger hat aber über "qualifizierte Freitextfelder" die Möglichkeit, eine persönliche Bearbeitung zu veranlassen (§ 150 Abs. 7 AO), z. B., wenn er eine nähere Prüfung eines bestimmten Sachverhalts wünscht bzw. eine besondere Rechtsfrage geklärt haben möchte oder in der Steuererklärung Angaben gemacht hat, die auf einer abweichenden Rechtsauffassung beruhen. Die technische Umsetzung der Freitexteingabe erfolgt für 2023 auf der Rückseite des Formulars Hauptvordruck in Zeile 37 durch Eintragung einer "1" in Kennzahl 175. Damit wird dem Bearbeiter angezeigt, dass weitere Angaben außerhalb der Steuererklärungsvordrucke auf einer eigenen Anlage zur Steuer­erklärung gemacht wurden.

Konsequent wurde ebenso gesetzlich geregelt, dass Verwaltungsakte (z. B. Steuerbescheide) kü...