Reporting in der Krise: die wichtigsten Maßnahmen / 2 Inhalte wählen

Der Controller bietet seinen innerbetrieblichen Kunden eine Vielzahl von regelmäßigen Berichten und Auswertungen an. Darüber hinaus werden individuelle Berechnungen nach Bedarf und Anforderung der Fachbereiche erstellt. Gerät das Unternehmen in eine Krise, steigt der Anteil der verlangten ad hoc Analysen. Das sprengt die kurzfristige Kapazität in der Controllingabteilung. Die meisten der verlangten Auswertungen sind sicher sinnvoll. Um diese auch in Krisenzeiten liefern zu können, ist eine systematische Vorbereitung notwendig.

Viele der gewünschten Auswertungen mit Krisenbezug existieren bereits in identischen oder ähnlichen Berichten. Wenn diese bereits in normalen Zeiten so aufgebaut sind, dass sie in einer Krise schneller, konzentrierter oder mit leichten Abwandlungen erstellt werden können, dann wird viel Zeit gespart. Außerdem ist die Qualität solcher Reports besser als unter Zeitdruck erstellte ad hoc Auswertungen. Welche Berichte dann tatsächlich in der Krise benutzt werden, hängt von der individuellen Situation ab.

2.1 Liquidität

Liquidität, also die Fähigkeit des Unternehmens zur Begleichung der fälligen Verbindlichkeiten, ist eine unabdingbare Voraussetzung für das Überleben des Unternehmens. Darum wird die Liquidität auch außerhalb problematischer Zeiten überwacht. In einer Krise gilt die gleiche Wichtigkeit, das Risiko der Illiquidität steigt jedoch, da Einnahmen wegbrechen, Ausgaben für Rohstoffe, Waren, Maschinen, Personal oder ähnliches steigen. Zusätzlich kommen Ausgaben für Maßnahmen zur Bekämpfung der Krise hinzu. Es verändern sich Inhalt und Größe der Zahlungsströme.

Die üblichen Berichte und Kennzahlen zur Liquidität bilden auch die finanzielle Lage in einer Krise ab. Eine Anpassung von Schwerpunkten und vor allem der Berichtszeiträume ist in jeder Krise, gleich welche Ursache sie hat, notwendig. Oft reicht die Verkürzung des Zeitraums, z. B. vom Quartal auf den Monat, vom Monat auf eine Woche, aus. Je nach Ursache der Krise kann eine Konzentration der Liquiditätsberichte auf Einzelbereiche wie Forderungsentwicklung, Zahlungskonditionen oder Cashflow notwendig sein.

Maßnahmen zur Behebung einer Krise haben in aller Regel zusätzliche Auswirkungen auf die Liquidität. Verkaufspreise und damit die Erlöse werden gesenkt, zusätzliche ausgabenwirksame Kosten entstehen. Eine Maßnahme kann auch direkt auf die Schaffung von Liquidität ausgerichtet sein, z. B. der Verkauf von nicht benötigten Lagerbeständen an Rohstoffen. Die Erfolge dieser Maßnahmen müssen im Controlling überwacht werden.

2.2 Bestände

Eine Unternehmenskrise kann unterschiedliche Auslöser haben. Viele davon haben mit Mengen und Verfügbarkeit von Waren zu tun. So kann ein wichtiger Rohstoff knapp oder sehr teuer werden. Auf der anderen Seite der Lieferkette kann der Absatz eines wichtigen Produktes dramatisch zurückgehen. In solchen Fällen muss in der Krise der Bestand von Rohstoffen, Materialien oder Fertigprodukten intensiv überwacht werden.

Bestände werden auch außerhalb von Krisenzeiten überwacht. Das Reporting ist dabei in der Praxis oft wenig ambitioniert. In einer Krisensituation ist das zu ändern. So muss z. B. der Bestand eines wichtigen, plötzlich knapp gewordenen Rohstoffs detailliert und kurzfristig überwacht werden. Geht der Absatz eines wichtigen Produktes zurück und löst dadurch eine Krise aus, ist auch dieser Bestand, der Lagerkapazität und finanzielle Mittel bindet, permanent zu berichten. Dabei geht es nicht nur um die Gefahren, die aus Über- oder Unterbeständen drohen. Es geht auch darum, den Erfolg der Maßnahmen zur Verbesserung der Situation festzustellen.

Bestandsberichte sind in der Regel in Unternehmen vorhanden. In der Krise sind diese auf die Waren zu konzentrieren, die Probleme bereiten. Dabei ist der Begriff "Bestand" weiter zu fassen. Er schließt offene Bestellungen und bereits geplante Abgänge mit ein.

2.3 Kosten

In jeder Krise wird als Erstes auf die Kosten geschaut. Dort soll eingespart werden, um möglichst viel Spielraum für notwendige Maßnahmen zu haben. Das Controlling muss sich in zwei Fällen auf die Kosten konzentrieren:

1. Wenn Kosten ein wesentlicher Faktor für das Entstehen der Krise sind, müssen sich die Reports detailliert und in kürzeren Zeiträumen mit diesem Thema beschäftigen. Beispiele dafür sind stark steigende Rohstoffpreise oder Energiekosten, die aufgrund geopolitischer Ereignisse explodieren.
2. Die zweite Situation betrifft die Kosten der Maßnahmen, die zur Bekämpfung einer Krise anfallen. Diese müssen geplant, die Einhaltung der Planwerte muss überwacht werden. Die Maßnahmen gehören in der Regel nicht zum Tagesgeschäft, eine Vorhersage der Erfolge und Kosten ohne ausreichende Erfahrung ist schwierig. Daher ist die Entwicklung der Ist-Zahlen besonders intensiv zu überwachen.

Wenn bestimmte Kostenarten und Kostenstellen, die besonders betroffen sind, identifiziert werden können, müssen diese auch besonders berichtet werden. Eigene Reports und die Darstellung im Dashboard helfen dabei, den Entscheidern die richtigen Kosteninformationen z...