Reporting: Dienstleistung der besonderen Art / 3.2 Anforderungen an Reports

Aus Sicht des Controllings muss ein Report den folgenden Anforderungen genügen:

• Klarheit
• Wahrheit
• Vollständigkeit
• Eindeutigkeit
• Verständlichkeit
• Gleichartigkeit (z. B. gleiche Datenbasis, gleiche Berechnungen …)
• Vergleichbarkeit (langfristig)
• Keine Zahl ohne Kommentar!

Autor und Leser können Grundsätze unterschiedlich sehen

All diese Punkte hängen in ihrer Beurteilung vom jeweiligen Standpunkt ab. Was die eine Person als absolut klar bezeichnet, kann eine andere irritieren. Um dieses Risiko und damit Missverständnisse und Fehlentscheidungen zu vermeiden, muss der Autor des Reports sich stets in die Sicht des Empfängers versetzen. Was wird er verstehen? Wie wird er die Daten und ihre Relevanz bewerten? Diese Empathie ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Nur wenn Empfänger und Berichterstatter eng vertraut sind, ist es möglich. Ist dies nicht der Fall, muss der Autor durch seine Kommentare für das gleiche Verständnis sorgen. Damit sollen die Kommentare auch Wertungen beinhalten, die dem Autor eine Richtung weisen.

Praxis-Beispiel

Umsatzeinbruch berichten und kommunizieren

Es ist ein geringer/unkritischer/deutlicher/völlig unerwarteter/ruinöser Umsatzeinbruch. Bei negativen Aussagen sollte das Controlling zusätzlich Hinweise/Empfehlungen liefern, wie das Problem behoben werden kann. Es genügt also nicht, wenn der Controller die Abweichung feststellt und berichtet. Er soll dem Entscheider eine Hilfestellung oder Empfehlung für die Lösung der Situation geben.