Übernachtungspauschalen dürfen nicht angewendet werden, wenn eine Übernachtung im Fahrzeug (Schlafkoje usw.) stattfindet.[1] Stattdessen kann der Arbeitnehmer die in diesen Fällen anfallenden Kosten, etwa die Gebühren für die Benutzung von Dusch- und Sanitäreinrichtungen auf Rastplätzen, als Reisenebenkosten in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass der Berufskraftfahrer den belegmäßigen Nachweis für einen repräsentativen 3-Monatszeitraum führen kann.[2]
Seit 2020 gibt es als Alternative für die bei einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug des Arbeitgebers tatsächlich entstehenden Mehraufwendungen eine "Übernachtungspauschale". Diese beträgt 9 EUR (bis 2023: 8 EUR).[3]
Die Pauschale wird nur bei "Fahrzeugübernachtungen" im Zusammenhang mit mehrtägigen Auswärtstätigkeiten gewährt. Der Übernachtungspauschbetrag ist an folgende Voraussetzungen geknüpft. Es muss
- sich um eine berufliche Auswärtstätigkeit mit einem betrieblichen (arbeitgebereigenen oder geleasten) Fahrzeug handeln;
- eine Übernachtung in dem betrieblichen Fahrzeug stattfinden;
- einen Kalendertag betreffen, für den der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von 14 EUR für An- oder Abreisetage oder von 28 EUR für sog. Zwischentage einer mehrtägige Auswärtstätigkeiten hat.
Sind die genannten Anforderungen erfüllt, erhält der Arbeitnehmer zur Abgeltung der durch die Übernachtung im Fahrzeug entstandenen Mehraufwendungen pro Kalendertag einen Pauschbetrag von 9 EUR. Der Pauschbetrag gilt für Übernachtungen im arbeitgebereigenen Kraftfahrzeug bei beruflichen Auswärtstätigkeiten im Inland und im Ausland in gleicher Weise.
Hauptnutznießer der Regelung ist der Personenkreis der Berufskraftfahrer. Sie erspart dem Arbeitnehmer den lästigen Nachweis der Gebühren für die Benutzung von sanitären Einrichtungen (Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten) auf Raststätten und Autohöfen, der Park- und Abstellkosten auf diesen Anlagen sowie der Reinigungskosten für die Schlafkabine. Übernachtungen auf Schiffen oder Schienenfahrzeugen sind von der Übernachtungspauschale ausgeschlossen, da es sich nicht um Kraftfahrzeuge handelt. Als Kraftfahrzeuge gelten Landfahrzeuge, die durch Maschinenkraft bewegt werden, ohne an Bahngleise gebunden zu sein.[4]
Der Übernachtungspauschbetrag für Übernachtungen in betrieblichen Fahrzeugen findet sowohl für den steuerfreien Arbeitgeberersatz als auch für den Abzug als Werbungskosten Anwendung, wenn keine steuerfreien Erstattungen seitens des Arbeitgebers erfolgen.
Wahlrecht zwischen Übernachtungspauschale und Einzelnachweis
Der Nachweis höherer tatsächlicher Kosten für Übernachtungen im Fahrzeug auf Park- und Rastanlagen bleibt möglich.[5] Der Arbeitgeber hat ein Wahlrecht. Entscheidet er sich für die Übernachtungspauschale, ist er hieran das gesamte Kalenderjahr gebunden. Er muss sich einheitlich für sämtliche Reisetage eines Kalenderjahres für die Pauschale oder den Einzelnachweis festlegen. Dasselbe Wahlrecht gilt für den Arbeitnehmer beim Werbungskostenabzug in seiner Steuererklärung, falls der Arbeitgeber hierfür keine steuerfreien Reisekosten gewährt. Er ist an das im Lohnsteuerverfahren gewählte Verfahren nicht gebunden und kann ggfs. auf den für ihn günstigeren Nachweis der tatsächlichen Kosten in seiner Steuererklärung wechseln, allerdings dann für sämtliche Reisetage.
Wahlrecht zwischen Kostennachweis und Übernachtungspauschale
Ein Speditionsfahrer hat auf mehrtägigen beruflichen Auswärtstätigkeiten insgesamt an 80 Tagen im Jahr in der Schlafkoje seines Lkws übernachtet.
Ergebnis: Neben den für die jeweiligen Auswärtstage in Betracht kommenden Verpflegungsspesen kann der Arbeitgeber für Übernachtungstage im Fahrzeug keinen steuerfreien Reisekostenersatz leisten, da insoweit keine Kosten entstanden sind. Die Inlandspauschale von 20 EUR bzw. die jeweiligen Auslandsübernachtungsgelder setzen eine Fremdübernachtung voraus.[6] Allerdings kann der Arbeitgeber auf Nachweis des Arbeitnehmers die durch die Übernachtung auf Rast- und Parkplätzen entstandenen Aufwendungen steuerfrei ersetzen. Alternativ hat er die Möglichkeit, die gesetzliche Pauschale von 9 EUR pro Übernachtung im Fahrzeug steuerfrei zu gewähren. Im Beispielsfall ergibt sich ein steuerfreier Erstattungsbetrag von 720 EUR (= 80 Fahrzeugübernachtungen x 9 EUR). Ein Wechsel des Verfahrens während des Jahres ist aber nicht zulässig. Der Arbeitgeber kann für sämtliche Fahrzeugübernachtungen im Jahr einheitlich die nachgewiesenen tatsächlichen Mehraufwendungen als Reisenebenkosten oder die Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer steuerfrei ersetzen.
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