Es gibt verschiedene Situationen und Anlässe, in denen der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum auswärts tätig ist. Zunächst muss festgestellt werden, ob am neuen Tätigkeitsort auch eine neue erste Tätigkeitsstätte entsteht. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit. Es gelten dann die Grundsätze, die bei der Abrechnung von Reisekosten anzuwenden sind.
- Verpflegungsmehraufwendungen sind nur für 3 Monate in Höhe der pauschalen Sätze abziehbar.
- Nach Ablauf von 48 Monaten wird der Abzug der Übernachtungskosten bzw. der Kosten für eine Wohnung am Ort der auswärtigen Tätigkeit – entsprechend der Regelung zur doppelten Haushaltsführung – auf 1.000 EUR pro Monat begrenzt.
- Bei einer auswärtigen Tätigkeit sind die Fahrtkosten voll abziehbar (ggf. pauschal mit 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer). Die folgenden Beispiele zeigen, welche Abgrenzungen zu beachten sind.
Einsatz von Arbeitnehmern auf mehreren Baustellen
Ein Bauunternehmer setzt seinen Arbeitnehmer auf einer Großbaustelle in Essen ein. Der Arbeitnehmer ist dort vom 27.2.01 bis zum 29.9.01 tätig. Anschließend arbeitet er auf einer anderen Baustelle. Der Arbeitnehmer fährt jeweils unmittelbar von seiner Wohnung zur Baustelle, ohne den Betrieb seines Arbeitgebers aufzusuchen.
Konsequenz: Der Arbeitnehmer hat auf der Großbaustelle in Essen keine erste Tätigkeitsstätte. Er wird an ständig wechselnden Einsatzstellen tätig und übt somit eine auswärtige Tätigkeit aus, die nach Reisekostengrundsätzen abzurechnen ist.
Abordnung über längere Zeit
Der Arbeitgeber beschäftigt einen Arbeitnehmer in seiner Niederlassung in Bonn. Diesen Arbeitnehmer ordnet er für 3 Jahre nach München ab, damit er die dortige Niederlassung den veränderten strukturellen Verhältnissen anpasst.
Konsequenz: Die Abordnung nach München ist vorübergehend, sodass während der gesamten Zeit eine auswärtige Tätigkeit vorliegt.
- Die Verpflegungspauschalen können nur für die ersten 3 Monate steuerfrei erstattet werden.
- Die Fahrtkosten sind uneingeschränkt abziehbar, und zwar die Fahrten zwischen Bonn und München und von der Unterkunft in München bis zur Niederlassung und zurück.
- Der Arbeitgeber zahlt die Kosten der Unterkunft. Die Einschränkung auf 1.000 EUR pro Monat, die bei einer doppelten Haushaltsführung zu beachten ist, gilt nur, wenn der Zeitraum von 48 Monaten überschritten wird.
Verlängerung der Abordnung
Ein EDV-Spezialist ist in der Niederlassung seines Arbeitgebers in Bonn beschäftigt. Der Arbeitgeber setzt diesen Arbeitnehmer für 3 Jahre in seiner Niederlassung in Hamburg ein, um dort ein neues EDV-System aufzubauen. Kurz vor Ablauf der 3 Jahre verlängert sich wegen technischer Schwierigkeiten der Aufenthalt um 15 Monate. Der Zeitraum von 48 Monaten wird nicht überschritten, weil es auf den Zeitpunkt der Verlängerung ankommt.
Konsequenzen: Die Tätigkeit in Hamburg war für 36 Monate = 3 Jahre geplant. Das ist entscheidend. Die Verlängerung um 15 Monate führt nicht dazu, dass ein zusammenhängender Zeitraum von 48 Monaten entsteht, sodass aus der Niederlassung in Hamburg keine erste Tätigkeitsstätte wird. Bei der Tätigkeit in Hamburg handelt es sich somit – trotz der Verlängerung – um eine auswärtige Tätigkeit, die während der gesamten Zeit vorliegt.
Auswärtige Tätigkeit auf Dauer
Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus Köln hat Mandanten im Raum Nürnberg. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft stellt einen Arbeitnehmer aus Nürnberg ein, der ausschließlich für diese Mandanten arbeitet. Es erfolgt keine Zuordnung zum Standort in Köln.
Konsequenz: Der Arbeitnehmer fährt nur gelegentlich nach Köln und begründet dort keine erste Tätigkeitsstätte. Er begründet, weil er für mehrere Kunden tätig wird, auch keine erste Tätigkeitsstätte bei den Kunden im Raum Nürnberg. Der Arbeitnehmer übt dauerhaft eine auswärtige Tätigkeit aus.
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