Der Arbeitgeber hat mit seinem Arbeitnehmer vereinbart, dass er die Kfz-Kosten, die ihm bei Auswärtstätigkeiten entstehen, mit den tatsächlichen Kosten abrechnen darf. Nach der Zusammenstellung der Aufwendungen betragen die Kfz-Kosten des Arbeitnehmers insgesamt 9.310 EUR. Bei einer Jahresfahrleistung von 16.322 km errechnet sich hieraus ein individueller Km-Satz von 9.310 EUR : 16.322 = 0,57 EUR. Der Arbeitnehmer legt im Jahr insgesamt 5.312 km anlässlich verschiedener Auswärtstätigkeiten zurück, die der Arbeitgeber bisher mit der Pauschale von 0,30 EUR erstattet hat.
Der Arbeitgeber nimmt die Unterlagen seines Arbeitnehmers zum Lohnkonto (das ist zwingend erforderlich) und kann ihm noch folgenden Betrag erstatten:
| 5.312 km × 0,57 EUR = | 3.027,84 EUR |
| bereits gezahlt 5.312 km × 0,30 EUR = | 1.593,60 EUR |
| noch lohnsteuerfrei erstattungsfähig | 1.434,24 EUR |
| Konto SKR 03/04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 03/04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
4668/ 6668 |
Kilometergelderstattung Arbeitnehmer | 1.434,24 | 1200/ 1800 |
Bank | 1.434,24 |
Beim Einsatz von arbeitnehmereigenen Fahrzeugen kann der Arbeitgeber keinen Vorsteuerabzug beanspruchen, weil die Leistung nicht für sein Unternehmen erbracht worden ist. Der Arbeitgeber darf also aus den Benzin-, Park-, Reparaturrechnungen usw. seines Arbeitnehmers keine Vorsteuer geltend machen, selbst dann nicht, wenn es sich um Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR handelt.
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