Ein Unternehmer unternimmt eine Geschäftsreise von Köln nach Österreich. Er startet am 7.5.2020 und übernachtet in der Nacht vom 7.5.2020 auf den 8.5.2020 in Bad Reichenhall. Für die Übernachtung mit Frühstück zahlt er einen Gesamtpreis von 120 EUR. Nach dem Frühstück fährt er weiter nach Österreich. In der Rechnung sind Übernachtung und Frühstück bzw. Business-Package getrennt ausgewiesen:

 
für das Business-Package 120 EUR × 20 % = 24,00 EUR brutto (netto: 20,17 EUR)
  davon entfallen auf das Frühstück 4,80 EUR brutto (netto: 4,04 EUR)
  Reisenebenkosten 19,20 EUR brutto (netto: 16,13 EUR)
  Umsatzsteuer = Vorsteuer insgesamt = 3,83 EUR
für die Übernachtung  
  120 EUR – 24 EUR = 96 EUR ÷ 1,07 = 89,72 EUR (Umsatzsteuer 6,28 EUR)
 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4676/6680 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand 89,72      
4672/6672 Reisekosten Unternehmer (nicht abziehbarer Anteil) 4,04      
4670/6670 Reisekosten Unternehmer 16,13      
1571/1401 Abziehbare Vorsteuer 7 % 6,28      
1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 3,83 1200/1800 Bank 120

Für den 8.5.2020 kann der Unternehmer die Verpflegungspauschale für Österreich in Höhe von 27 EUR geltend machen.

 
Hinweis

Hinweis: In der Zeit vom 1.7.2020 bis 30.6.2021 unterliegt die Abgabe von Speisen (ohne Getränke) dem ermäßigten Steuersatz von 5 % bzw. 7 %. Das Business-Package mit den Umsätzen, die nicht dem ermäßigten Steuersatz unterliegen, ist während dieser Zeit nicht mit 20 %, sondern nur mit 15 % herauszurechnen (siehe hierzu die Berechnungsbeispiele im Beitrag "Reisekosten Inland für Unternehmer, Übernachtungskosten").

Auswärtige Tätigkeiten im Ausland sind einheitlich zu behandeln. Die folgenden Punkte muss der Unternehmer unbedingt beachten:

  • Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen keine Übernachtungspauschalen geltend machen. Der Unternehmer darf nur seine tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben abziehen.

    Wichtig: Die Belege (Rechnungen) für Übernachtungen im Ausland müssen unbedingt aufbewahrt werden. Wer davon ausgeht, dass er die Übernachtungspauschalen beanspruchen kann und seine Belege wegwirft, hat das Nachsehen.

  • Sind im Übernachtungspreis die Kosten für ein Frühstück enthalten, muss der Unternehmer dafür 20 % der vollen Verpflegungspauschale aus dem Übernachtungspreis herausrechnen. Dabei ist die volle Verpflegungspauschale des Landes zugrunde zu legen, in dem er übernachtet hat. Sollten im Übernachtungspreis die Kosten für ein Mittag- und/oder Abendessen enthalten sein, werden diese Kosten jeweils mit 40 % der vollen Verpflegungspauschale aus dem Übernachtungspreis herausgerechnet.
  • Verpflegungskosten dürfen nach wie vor nur in Höhe der amtlichen Pauschalen geltend gemacht werden. Die Verpflegungspauschalen fallen (abhängig vom Land, in dem der Unternehmer seine auswärtige Tätigkeit ausübt) unterschiedlich hoch aus. Das BMF hat für die Zeit ab dem 1.1.2021 neue Pauschsätze für Auslandsreisen bekanntgegeben.[1]
  • Der Unternehmer kann seinen Auslandsaufenthalt verlängern, indem er auswärtige Tätigkeit und Urlaub miteinander verbindet. Die Aufwendungen für eine teilweise betriebliche und teilweise private Reise können aufgeteilt werden.[2]

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