Reisekosten, Aufteilung in ... / 4.2 Aufteilung bei Selbstständigen und Unternehmern

Verbindet der Unternehmer seine Geschäftsreise mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt, liegen 2 unterschiedliche Reiseabschnitte vor. Die Aufwendungen können aufgeteilt werden. Bei gemischt veranlassten Reisen ist aufgrund des BFH-Beschlusses vom 21.9.2009[1] Folgendes zu beachten:

  • Die ausschließlich betrieblichen Kosten, z. B. die Kongressgebühren, werden zu 100 % als Betriebsausgaben abgezogen.
  • Die Übernachtungskosten lassen sich in der Regel eindeutig zuordnen, sodass die Aufwendungen für Übernachtungen während der Zeit der beruflichen Veranstaltung voll abziehbar sind.
  • Die Kosten, die eindeutig privat sind, dürfen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden – erfolgte die Zahlung vom betrieblichen Konto, handelt es sich um Privatentnahmen.
  • Die verbleibenden Reisekosten einer gemischten Reise sind im Wege einer sachgerechten Schätzung aufzuteilen. Der Aufteilungsmaßstab richtet sich in der Regel nach dem Verhältnis der Zeiten, die auf den privaten und den betrieblichen Aufenthalt entfallen.
 
Praxis-Beispiel

Aufteilung einer gemischt veranlassten Reise

Der Kläger (BFH, Beschluss v. 21.9.2009) besuchte eine Computer-Messe in Las Vegas. Von den 7 Tagen, die sich der Kläger in Las Vegas aufhielt, entfielen 4 Tage auf eine Computermesse. 3 Tage nutzte der Kläger, um privaten (touristischen) Interessen nachzugehen. Das Finanzamt erkannte die

  • Kongressgebühren
  • die Kosten für 4 Übernachtungen und
  • Verpflegungsaufwendungen für 5 Tage (wegen An- und Abreise)

als Werbungskosten an. Den Abzug der Flugkosten lehnte das Finanzamt insgesamt ab. Der BFH erkannte jedoch 4/7 der Flugkosten, entsprechend der Dauer des beruflichen Aufenthalts, als steuerlich abziehbar an. D. h., Aufwendungen, die den betrieblichen und privaten Teil betreffen, dürfen aufgeteilt werden.

 
Praxis-Beispiel

Verlängerung einer Reise aus Kostengründen

Ein Unternehmer nimmt an einer Konferenz teil, die von Montag bis Freitag in Miami (Florida) stattfindet. Er reist am Sonntag mit dem Flugzeug an. Er fliegt am darauffolgenden Sonntag zurück und nicht am vorhergehenden Samstag. Das Flugzeug landet am Montag in Deutschland. Bei einem Rückflug am Samstag hätte der Unternehmer wesentlich mehr für den Rückflug zahlen müssen. Auch nach Abzug der Übernachtungs- und Verpflegungskosten lagen die Aufwendungen um mehrere hundert Euro niedriger. Die Verlängerung ist somit beruflich veranlasst, auch wenn der Unternehmer den Samstag nutzt, um privaten Interessen nachzugehen.

Dem Unternehmer sind folgende Aufwendungen entstanden:

 
  • Flugkosten (Hin- und Rückflug)
1.474 EUR
  • Hotelkosten für 7 Übernachtungen (umgerechnet)
1.050 EUR
  • Verpflegungskosten (pauschal 43 + 64 × 5 + 43 =)
406 EUR
  2.930 EUR
 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4673/6673 Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten 1.474      
4676/6680 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand 1.050 1200/1800 Bank 2.524
 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4674/6674 Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand 406 1890/2180 Privateinlagen 406

Bei Geschäftsreisen, insbesondere bei Flugreisen ins Ausland, wird es nicht immer möglich sein, unmittelbar nach dem Ende der betrieblichen Veranstaltung zurückzureisen. Soweit sich dadurch der Aufenthalt verlängert, ist dies nicht als privater Aufenthalt einzustufen.

 
Hinweis

Höhere Kosten dokumentieren

Es ist sinnvoll, den höheren Flugpreis am Vortag zu dokumentieren, z. B. durch einen Internetausdruck oder durch eine Bescheinigung des Reisebüros.

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