Was die Systemanforderungen anbelangt sind bei der Nutzung elektronischer Rechnungen auch einige Punkte zu beachten.
3.6.1 Rechtskonformität
Selbstverständlich muss die elektronische Rechnung den steuerlichen und handelsrechtlichen Anforderungen genügen.
3.6.2 Datenschutz
Datenschutzrichtlinien sind insbesondere bei der Datenübertragung und Archivierung zu beachten. Zu nennen sind hier: Passwörter, Verschlüsselungen, Zugangs- und Zugriffskontrollen, Migration und gesetzeskonformes Löschen der Daten.
3.6.3 Technik
Es sollte auf eine möglichst einfache Anbindung der elektronischen Rechnung an das hauseigene EDV-System geachtet werden. Es sollte über einen öffentlichen, gängigen und herstellerunabhängigen Standard verfügen (z. B. PDF/xml).
3.6.4 Akzeptanz
Außerordentlich wichtig sind die Verbreitung und Anwendung in der Wirtschaft. Nur ein Verfahren, welches von der überwiegenden Anzahl von Unternehmen genutzt wird, kann für die Umsetzung im eigenen Betrieb infrage kommen. Umso mehr Geschäftspartner auch die elektronische Rechnung nutzen, umso mehr Nutzen hat das Unternehmen.
3.6.5 Export/Import
Bei Geschäftspartnern im Ausland muss die internationale Kompatibilität des Systems gewährleistet sein.
3.6.6 Bedienbarkeit
Die Anwendung sollte möglichst unkompliziert sein. Auf einfaches, automatisches Umschalten zum Erzeugen kundenspezifischer Papier- bzw. digitaler Rechnungen sollte geachtet werden.
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