Professionelles Berichtswesen: Variable Daten mit dynami ... / 2.2 Zellen mit beschränkter Gültigkeit einrichten

Die Datenüberprüfung ist ein interessantes und recht mächtiges Tool, das in Excel leider ein Schattendasein führt, ja vielen Anwendern nicht einmal bekannt ist. Auch hier kann von den zahlreich möglichen Einstellungen leider nur eine Einzige vorgestellt werden.

Angenommen, sie wollen die Eingabegültigkeit einer Zelle beschränken. Zulässige Inhalte sollen nur jene sein, die in einer von Ihnen bereits erstellten und benannten Liste enthalten sind. Gehen Sie dazu im Zusammenhang mit der Nummerierung in Abbildung 4 wie folgt vor:

Step by Step

Zellen mit beschränkten Eingabemöglichkeiten einrichten

1. Markieren Sie die betreffende Zelle – Z9 im Blatt Tabellen 2020. In Abbildung 4 zeigt sie schon ihren Endzustand.
2. Öffnen Sie über den Befehlsweg Daten → Datentools → Datenüberprüfung das entsprechende Dialogfeld und wählen Sie in der Registerkarte Einstellungen bei Zulassen den Eintrag Liste. Die jetzt verfügbaren Optionen Leere Zellen ignorieren und Zellendropdown bleiben aktiviert. Setzen Sie den Cursor in die Eingabezeile Quelle (es wird hier jetzt vorausgesetzt, dass Sie Ihrer Liste bereits einen Namen gegeben haben) und drücken Sie die Taste F3. Bestimmen Sie im nun erscheinenden Dialogfeld Namen einfügen die gewünschte Liste. Sie wird automatisch mit einem führenden Gleichheitszeichen eingetragen.
3. Wechseln Sie zur Registerkarte Fehlermeldung (die Registerkarte Eingabemeldung wird im Beispiel nicht benutzt). Die jetzt verfügbare Option Fehlermeldung anzeigen … bleibt aktiviert. Wählen Sie bei Typ die Vorgabe Stopp. Diese Festlegung verhindert definitiv, dass der Zellinhalt mit anderen als den per Vorgabe zugelassenen Inhalten überschrieben werden kann. Legen Sie bei Titel und bei Fehlermeldung beliebige Texte fest, die ggf. in einem Dialogfeld erscheinen sollen.

4. So sieht das in Schritt 3 definierte Dialogfeld aus.

   Abb. 4: Die Einrichtung der Gültigkeit ist schnell erledigt

Praxis-Tipp

Experimente mit dem Feature Datenüberprüfung

Wenn Sie mit der Datenüberprüfung in Excel noch nicht vertraut sind, sollten Sie sich unbedingt Zeit für Experimente lassen. Sie werden mit hoher Wahrscheinlichkeit einige Einrichtungen entdecken, die Ihnen von hohem Nutzen sein können, besonders natürlich im Hinblick auf Fehlervermeidung bei immer wieder vorkommenden Routineeingaben. Wählen Sie unter Einstellungen, Typ die angebotenen Möglichkeiten und testen Sie ausführlich das Angebot.

Damit zur Anwendungspraxis, wie sie im Beispiel eingerichtet ist. Weiterhin und exemplarisch im Zusammenhang mit Abbildung 4:

• Der Anwender trifft in der Gültigkeitszelle Z9 des Arbeitsblatts Tabellen 2020 eine Auswahl, sie enthält also einen bestimmten, per Listenvorgabe festgelegten Inhalt, z. B. die Zeichenfolge D = #.##0,00.
• Im Bereich S7:X19 sind bedingte Formatierungen eingerichtet. Sie reagieren auf Regeln, die per Formel definiert sind (mehr dazu im Kapitel 2.3). Eine der 3 entsprechenden Formeln lautet =LINKS($Z$9;1)="D". Trifft das zu (das Formelergebnis lautet also WAHR), kommt im Bereich S7:X19 das für diesen Fall vom Benutzer zugewiesene Standardzahlenformat #.##0,00 zur Anwendung.
• Das entnommene Zeichen wird hier also zum Steuern der Bedingten Formatierung benutzt. Ein gleicher Vorgang kann aber z. B. auch das Zeilen- oder ein Spaltenargument einer Formel der Typen INDEX oder BEREICH.VERSCHIEBEN liefern, wie es im Kapitel 2.4 beschrieben ist.