Die Einführung der Personalkostensteuerung in einer Cloudumgebung legt den Grundstein für die Nutzung aller Systeme auf einer einheitlichen und mobilen Plattform. Die Personalkostensteuerung in der HDI Group verknüpft erstmals den Planungs- und Forecasting Prozess mit einem vollumfänglichen Reporting.
3.1 Optimierte Planung & Forecasting Lösung
Die Anwendung zur Planung und zum Forecasting bildet den Kern der Steuerungslösung. Im Rahmen einer Toolauswahl zu Beginn des Projektes wurden verschiedene Lösungen mit den Anforderungen verglichen. Die führende Lösung der SAP für die Personalkostensteuerung (und generell für die Unterstützung von Planung und Reporting) stellt die SAC dar[1]. Aufgrund der größten Übereinstimmungen mit den Anforderungen der HDI Group wurde diese Software ausgewählt.
In der Cloudlösung wurde zunächst ein Datenmodell aufgebaut, welches die Basis für alle Planungsanwendungen – die so genannten SAC Stories – darstellt und im Folgenden näher vorgestellt wird.
Der einzelne Mitarbeiter steht im Zentrum des Modells. Entsprechend findet eine Ausprägung nach allen relevanten Dimensionen statt. Dazu zählen unter anderem der Mitarbeiterkreis, Vertragstyp und Mitarbeiterstatus sowie Standort und Funktion. Um transitive Abhängigkeiten zu vermeiden, wurden diese Dimensionen in entsprechende Attribute differenziert. Passende Attribute für den Mitarbeiterkreis sind z. B. eine ID, Beschreibung und die Abhängigkeit von Tariftabellen.
Aufbauend auf dem Planungs- und Forecasting-Modell wurden verschiedene Eingabemasken erstellt. Die Eingabemasken wurden in SAC Stories umgesetzt, welche die Eingabe- und Darstellungsmasken für die Nutzer bilden. Dabei kann zwischen Stories zur Administration und solchen zur Durchführung der Planung unterschieden werden.
Die Story zur Planung wird in 3 Abschnitte unterteilt. Diese werden im Planungs- und Forecasting-Prozess durch den Nutzer schrittweise durchlaufen.
3.1.1 Einstieg
Den Anwendern werden zunächst die wichtigsten Kennzahlen zur Planung eines bestimmten Bereichs prominent zur Verfügung gestellt. Im Fokus steht dabei die Top-down geplante Ziel-Kapazität (Budget) eines Bereichs im Vergleich zu den Vorschlagswerten.
Die Einstiegsseite wird von Führungskräften und Business Partnern genutzt, um einen ersten Überblick zu gewinnen. Das Verständnis der unterschiedlichen Begriffe wird auf dieser und weiteren Seiten durch ein direkt verlinktes Glossar sichergestellt. Diese Informationen bilden die Grundlage für die weitere Planung. Anschließend kann der Nutzer auf einer zweiten Seite Anpassungen vornehmen.
3.1.2 Anpassungsmaske
Die Anpassungsmaske dient zur Anpassung der Vorschlagswerte, die je Mitarbeiter adjustiert werden können.
Auf dieser zentralen Seite erfolgt die Anpassung der Mitarbeiterdaten (Kapazität und Kosten). Der Planungsprozess wird i. d. R. in enger Abstimmung zwischen HR Business Partner und der jeweiligen Führungskraft durchgeführt. Über eine Kommentarfunktion wird die Zusammenarbeit koordiniert. Diese Kommentarfunktion ermöglicht die Abstimmung zwischen den Planungsbeteiligten direkt im System – ohne Medienbrüche, digital und jederzeit nachvollziehbar.
3.1.3 Überprüfung
Nach erfolgter Eingabe der Plandaten wird das Ergebnis auf einer dritten Seite zur Analyse dargestellt. Hierzu lassen sich für den jeweiligen Bereich die summierten Gehaltsbestandteile und Kapazitätsveränderungen betrachten. Es kann "live" eine Auswertung der Planung erfolgen – noch bevor diese vollständig abgeschlossen oder freigegeben wurde. Z. B. kann eine Analyse des Bereichs hinsichtlich der geplanten Mitarbeiterkreise und der Gehaltsbestandteile vorgenommen werden. Auch die Abweichung zur Ziel-Kapazität (Budget) ist direkt sichtbar.
3.2 Umfangreiches Reporting
3.2.1 Ebenen des HR-Reportings der HDI Group
Das HR-Reporting ist ein integraler Bestandteil der Steuerungslösung. Bereits zu Beginn der Implementierung der SAC-Lösung wurde das HR-Reporting fachlich definiert. Wesentliches Ziel des HR-Reportings ist die Bereitstellung möglichst steuerungsrelevanter Informationen für Vorstand, Führungskräfte und HR Business Partner. Außerdem soll der Aufwand für das Ad Hoc Reporting – also die manuelle Produktion von Einzelberichten durch HR-Controlling – deutlich reduziert werden.
Das HR Reporting der HDI Group gliedert sich in 3 Ebenen:
Ebene 1: Management Dashboard
Diese Ebene richtet sich in erster Linie an Vorstände. Die wichtigsten HR Key Performance Indikatoren (KPIs) werden auf einen Blick dargestellt. Dazu zählen neben der Kapazität und den Personalkosten auch der Anteil der Frauen in Führungsebenen, die Fluktuation sowie die Krankenquote. Die Kennzahlen können in dieser und den folgenden Ebenen auch detaillierter analysiert werden. Z. B. können die Führungskräfte durch entsprechende Drill-Downs einzelne Organisationeinheiten analysieren und vergleichen.
Es wird dabei für jede Kennzahl ein passender Vergleichswert angeboten. Am Beispiel der Kapazität ist dies der Planwert. Andere Kennzahlen, die nicht ausgeplant werden, werden einem Branchenwert gegenübergestellt.
Ebene 2: Standard Reports
Auf der zweiten Ebene werden spezielle, steuerungsrel...
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