Ob sich ein Personalabbau lohnt und wann die Wirkung auf die Kosten beginnt, muss auf verschiedenen Ebenen geprüft und festgestellt werden. Die Kosten werden von vielen individuellen Gegebenheiten bestimmt. Daher ist für jeden Mitarbeiter selbst eine individuelle Betrachtung anzustellen. Der Personalabbau als Gesamtprojekt muss ebenfalls auf seine Wirtschaftlichkeit untersucht werden.
4.1 Berechnung der individuellen Amortisation
Jeder einzelne Fall innerhalb der Mitarbeiter, die freigesetzt werden sollen, wird betrachtet. Auf der einen Seite stehen die Kosten, die durch die Maßnahme eingespart werden. Das sind in der Regel die Lohn- bzw. Gehaltszahlungen zuzüglich der gesetzlichen und tariflichen Sozialabgaben. Einzubeziehen sind auch Nebenkosten wie Fahrtkostenerstattung, Jubiläumszahlungen, Zuschüsse zum Mittagessen usw.
Abzuziehen auf dieser Seite der Rechnung sind die Kosten, die für den Ersatz entstehen. Es ist sehr genau zu prüfen, ob wirklich alle von der Person erledigten Aufgaben ersatzlos entfallen können. Gibt es Teilaufgaben, die auch weiterhin erledigt werden müssen, fallen auch weiterhin Kosten dafür an. Diese reduzieren die Einsparungen.
Auf der anderen Seite der Rechnung stehen die Kosten, die durch die Kündigung dieses Mitarbeiters verursacht werden. Gleichgültig, ob es sich dabei um eine Abfindung, Kosten für die Altersteilzeit oder Arbeitsgerichtsprozesse handelt. Der Vergleich dieser Kosten mit den monatlichen Einsparungen ergibt den Zeitraum, in dem sich die Aufwendungen für diese Entlassung amortisieren (s. Tab. 5).
| Amortisation Entlassung (individuell) | |
|---|---|
| Name | Werner Müller |
| Gehalt brutto monatlich | 2.800 EUR |
| Monatlicher Anteil Urlaubsgeld, Sonderzahlung | 350 EUR |
| Zusatzkosten | 50 EUR |
| Sozialabgaben | 591 EUR |
| Summe monatliche Kosten | 3.791 EUR |
| Abzüglich neuer Aufwand/Monat | 0 EUR |
| Summe monatliche Einsparungen | 3.791 EUR |
| Abfindung | 14.000 EUR |
| Amortisation in Monaten | 3,7 |
Tab. 5: Berechnung der individuellen Amortisationszeit
4.2 Amortisation in der Gesamtbetrachtung
Die Prüfung der gesamten Kosten des Personalabbaus auf eine sinnvolle Amortisationsdauer hin beinhaltet eine zeitliche Komponente. Da in der Regel unterschiedliche Mitarbeiter mit individuellen Kündigungszeiten betroffen sind, kann der Amortisationszeitraum im Kalender nicht exakt bestimmt werden. Dennoch ist ein Zeitraum ermittelbar, der einfach einen gleichen Beginn von Einsparungen unterstellt (s. Tab. 6).
| Amortisation Entlassung (gesamt) | |
|---|---|
| Einsparungen Bruttolohn und -gehalt pro Monat | 75.500 EUR |
| Monatlicher Anteil Urlaubsgeld, Sonderzahlung | 9.400 EUR |
| Zusatzkosten | 2.400 EUR |
| Sozialabgaben | 17.000 EUR |
| Summe monatliche Kosten | 104.300 EUR |
| Abzüglich neuer Aufwand/Monat | 1.500 EUR |
| Summe monatliche Einsparungen | 102.800 EUR |
| Abfindungen | 512.000 EUR |
| Altersteilzeit | 15.000 EUR |
| Freistellungen | 19.500 EUR |
| Erstattung Kosten Agentur für Arbeit | 0 EUR |
| Prozesskosten | 2.400 EUR |
| Nebenkosten | 5.000 EUR |
| Summe der Gesamtkosten | 553.900 EUR |
| Amortisation in Monaten | 5,4 |
Tab. 6: Berechnung der Amortisationszeit in der Gesamtbetrachtung
Da sich die Einsparungen und die Kosten innerhalb des Zeitraums entwickeln, kann es für den Entscheider sinnvoll sein, die Werte im Zeitverlauf zu sehen. Dadurch wird auch die Belastung des Unternehmens mit abfließender Liquidität bekannt. Der Zeitraum für die Amortisation wird exakt ermittelt.
Abb. 2: Grafische Darstellung der echten Amortisationszeit
Das Beispiel in Abb. 2 zeigt, dass trotz der rechnerisch ermittelten Amortisationszeit von 5,4 Monaten die echte Amortisation erst im 10. Monat erreicht wird. Verursacht wird diese Diskrepanz durch die unterschiedliche Verteilung der Kosten und Einsparungen, da individuelle Kündigungsfristen zu berücksichtigen sind. Beide Informationen sind korrekt und wichtig für den Entscheider.
Rechtzeitig beginnen
Wiederholen Sie nicht den Fehler vieler Unternehmen, beginnen Sie rechtzeitig mit dem Personalabbau. Sonst laufen Sie Gefahr, dass die Kosten Sie bis zum Ende der Maßnahme bereits erdrückt haben. Oder aber die Maßnahme zieht sich so lange hin, dass Sie bereits wieder Personal einstellen müssen. Unter Umständen holen Sie sich dann genau die Mitarbeiter wieder, die gerade mit hohen Kosten für Ihr Unternehmen freigesetzt wurden.
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