Ein Unternehmen prüft, ob es sich aus Kostensicht lohnt, die EDV auszulagern, um die Leistungen nicht mehr selbst erbringen zu müssen. Dazu wird ein Kostenvergleich vorgenommen, um die Entscheidung aus betriebswirtschaftlicher Sicht prüfen und bewerten zu können.
Das Unternehmen listet zunächst sämtliche Kosten auf, die entstehen, um die notwendigen Leistungen durch die eigene EDV-Abteilung erbringen zu können. Neben Personalkosten fallen Kosten für Räume, Abschreibungen, Energien, Wartung, Versicherungen und laufenden Betrieb an. Die Datenerhebung ist grundsätzlich unproblematisch, da das Unternehmen für die EDV eine eigene Kostenstelle eingerichtet hat. Bei den Kosten handelt es sich um Istwerte aus dem aktuellen Jahr, die auf das Gesamtjahr hochgerechnet worden sind. Insgesamt ist die Kostenplanung relativ einfach und verlässlich durchzuführen, da es laufende Verträge gibt, aus denen sich die Belastung gut ablesen lässt, z. B. Personal, Räume und Versicherungen. Bei anderen Positionen, etwa Material oder Reparaturen wurde geschätzt bzw. es wurden Durchschnittswerte aus mehreren Jahren gebildet.
Um einen realistischen Kostenvergleich vornehmen zu können, hat der Geschäftsführer mit mehreren Anbietern gesprochen und Punkt für Punkt einen detaillierten Leistungs- und Anforderungskatalog erstellt. Auf Basis dieser Angaben haben die Anbieter ihre Angebote erstellt. Die Kosten des günstigsten Dienstleisters hat das Unternehmen seinen aktuellen Kosten gegenübergestellt. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht rechnet sich das Vorhaben, weil der EDV-Dienstleister seine Leistungen um rund 43.000 EUR jährlich günstiger anbieten kann (vgl. nachstehende Übersicht).
Abb. 3: Kostenvergleich Eigenfertigung/Fremdbezug für den Bereich EDV
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