Da der Betreiber des elektronischen Handelsregisters zu prüfen hat, ob die einzureichenden Unterlagen fristgemäß und vollzählig eingereicht worden sind, ist eine unerkannte Publikationsverweigerung kaum möglich.
Die sich anschließenden Sanktionsmechanismen für die Nichtoffenlegung sind etwa bei Verstoß gegen § 325 HGB aus Sicht der Kapitalgesellschaft ein Ordnungsgeldverfahren mit einem angedrohten Ordnungsgeld zunächst zwischen 2.500 EUR und 25.000 EUR.[1] Für kapitalmarktorientierte Unternehmen gelten allerdings deutlich höhere Ordnungsgelder, die bis zu dem höheren der Werte 10 Mio. EUR, 5 % des Gesamtumsatzes des Vorjahrs oder dem 2-fachen des aus der Nichtoffenlegung gezogenen wirtschaftlichen Nutzens reichen können. Allerdings ist seit dem Geschäftsjahr 2013 zunächst der Verschuldensaspekt zu prüfen. So entfällt das Ordnungsgeld nach § 335 Abs. 5 HGB, wenn die Offenlegungsverzögerung unverschuldet erfolgte.
Denkbare Sachverhalte für unverschuldete Verzögerung der Offenlegung:
- Schwere Erkrankung oder Tod des Alleingeschäftsführers,
- Verlust von Rechnungs- oder Buchführungsunterlagen infolge von Naturereignissen oder Bränden,
- Fällen, in denen Dritte – wie ehemalige Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder – die in ihrem Besitz befindlichen Rechnungslegungsunterlagen nicht an die Gesellschaft aushändigen und so die Aufstellung und Offenlegung der Unterlagen verhindern.
Das Ordnungsgeldverfahren ist nach § 335 Abs. 1 Satz 1 1. Halbsatz HGB gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs der KapG zu führen. Es beginnt mit einer Mahnung, innerhalb von 6 Wochen ab Zugang des Schreibens den gesetzlichen Offenlegungspflichten nachzukommen oder das Unterlassen mithilfe eines Einspruchs zu rechtfertigen. Zugleich wird ein Ordnungsgeld angedroht. Den Betroffenen werden die Kosten des Verfahrens (50 EUR zzgl. Zustellkosten) auferlegt. Diese Verfahrenskosten entfallen nicht dadurch, dass innerhalb der 6-Wochenfrist offen gelegt wird. Mit der Einreichung beim Bundesanzeiger und der Zahlung der Verfahrenskosten ist das Ordnungsgeldverfahren erledigt, ohne dass hierüber ein weiterer Bescheid ergeht. Wird die Offenlegung nicht innerhalb der 6-Wochenfrist nach Androhung des Ordnungsgelds nachgeholt oder die Unterlassung mittels Einspruch gerechtfertigt, wird das Ordnungsgeld durch das Bundesamt für Justiz festgesetzt. Hierbei ist seit dem Geschäftsjahr 2013 bei Überschreitung das Ordnungsgeld für Kleinstkapitalgesellschaften auf 500 EUR, bei kleinen Kapitalgesellschaften auf 1.000 EUR und bei den übrigen Unternehmen auf 2.500 EUR zu reduzieren.[2]
Bei nur geringfügiger Überschreitung ist eine nochmalige Reduzierung möglich. Durch die Ordnungsgeldfestsetzung erledigt sich das Ordnungsgeldverfahren nicht, vielmehr wird mit der Festsetzung die frühere Verfügung unter Androhung eines weiteren und regelmäßig höheren Ordnungsgelds wiederholt und mit der Festsetzung des Ordnungsgeldes verbunden.[3]
Das Verfahren kann solange fortgesetzt werden, bis das Unternehmen bzw. die gesetzlichen Vertreter die Offenlegungsverpflichtung erfüllen oder die Nichterfüllung rechtfertigen. Ein Freikaufen von der Offenlegung ist daher nicht möglich. Die Festsetzung ist auch dann noch zulässig, wenn die Offenlegung zwar verspätet, aber noch vor der Festsetzung erfolgt.[4]
Damit ist eine Offenlegungspflicht nicht mehr sinnvoll zu umgehen. Zu diskutieren sind lediglich die Möglichkeiten zur Vermeidung der Offenlegung, die Verzögerung des Offenlegungszeitpunkts sowie die Reduktion des Umfangs der Offenlegung.
Legen Sie ihre Rechnungslegungsdaten offen, wenn Sie offenlegungspflichtig sind. Prüfen Sie dabei aber eine Informationsverminderung durch die Wahl einer möglichst niedrigen Größenklasse oder die Offenlegung eines Konzernabschlusses.
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