Moderne Budgetierung umsetzen: Einfachheit (Teil 1 von 4) / 4.1 Detaillierung verringern

Detaillierung verringern: In vielen Unternehmen definieren etwa 20 % der Kostenstellen bzw. Kostenarten rund 80 % des Kostenvolumens. Der Fokus der Planung sollte auf den relevanten Kosten- und Erfolgstreibern liegen, um einen Überblick über das Ganze zu gewinnen. Relevant sind jene, die das Kosten- und Ertragsvolumen wesentlich beeinflussen. Eine detaillierte Planung der restlichen 80 % Kostenstellen bzw. Kostenarten oder Erlösarten kann oft vermieden werden. Unterjährig sollten jedoch alle Kosten und Erlöse im Detail beobachtet werden.

Mindestdetaillierung vorgeben: Unternehmensweit sollte eine schlanke Mindestdetaillierung vorgegeben werden. Diese kann nicht allgemeingültig sein, sondern ist für jedes Unternehmen einzeln festzulegen. Indikatoren dafür sind die Art der Leistungserstellung, die beeinflussbaren Stellhebel, jeweilige Besonderheiten des Geschäftsumfeldes wie saisonale Schwankungen oder regulative Vorgaben.

• …aber mehr Details möglich: Auf Bereichs- und Abteilungsebene kann bei Bedarf detaillierter geplant werden, da operative unterjährige Plan-/Soll-Ist-Vergleiche manchmal einen größeren Detaillierungsgrad in der Planung benötigen.
• Kostenstellen-/artengruppen bilden: Zu vermeiden ist eine nicht hinterfragte Übernahme aller/der Kostenstellen/-arten in die Planung. Es sollten zweckmäßige, d. h. entscheidungsrelevante Gruppierungen gebildet werden; so zum Beispiel alle Personalkostenarten als eine Kostenartengruppe.
• Auf wenige Kennzahlen fokussieren: Einfachheit bedeutet in vielen Unternehmen sich auf Umsätze und daraus abzuleitende Kosten und Treibergrößen zu konzentrieren. So bestimmen in einem personalintensiven Dienstleistungsunternehmen insbesondere die Personalauslastung, der durchschnittliche Personalkostensatz sowie der durchschnittliche Personalumsatz den Unternehmenserfolg entscheidend.
• Planung differenzieren: Die Planung von Beschaffung, Produktion, Vertrieb und Verwaltung sollte differenziert erfolgen, da unterschiedliche Anforderungen an die Planung, Planungsinhalte, Fristigkeiten und Detaillierungsgrade gestellt werden.
• IT anpassen: Die individuelle Gestaltung oder der Verzicht auf Details muss auch in den IT-Systemen umgesetzt werden. Dies dürfte oft das größte Problem sein.

Reduktion der Detaillierung: Für die Frage, welcher Detaillierungsgrad angemessen wäre, ist es hilfreich zu überlegen, welche Auswertungen und Analysen bei einem reduzierten Detailgrad nicht mehr möglich wären. Weiterhin kann regelmäßig überprüft werden, ob die entsprechenden Detailinformationen auch in Berichten, Analysen oder Maßnahmenentscheidungen verwendet werden.