Nach Ablauf eines Monats können Sie die tatsächlich angefallenen Erlöse oder Kosten sowie die realen Erledigungstermine in die Spalte E jedes Arbeitsblattes eingeben. Einträge sind aufgrund der Struktur der Datei nur dann notwendig, wenn tatsächlich Abweichungen vorgelegen haben. Ansonsten werden weiterhin die ursprünglichen Planwerte ausgewiesen (s.o).
Jeweils in der Spalte G "Istparameter" sollten Sie zumindest in Stichworten festhalten, warum es zu Abweichungen gekommen ist. Wurden bereits Maßnahmen eingeleitet, gehört dies auch hierhin. Gleichzeitig können diese Angaben auch im Blatt "Analyse" getätigt werden.
Monatsresultate besprechen und Prognose für Projektergebnis erstellen
Unabhängig davon, ob es Abweichungen gegeben hat oder nicht, sollte man sich nach Vorliegen des Monatsergebnisses entweder im kleinen Kreis (z. B. Kostenrechner, Projektleiter) oder bei bedeutenden Vorhaben auch mit der Unternehmensleitung zusammensetzen und den abgelaufenen Monat mit seinen Schwerpunkten und Besonderheiten besprechen.
Dabei sollte nicht nur über die Vergangenheit gesprochen werden. Mindestens ebenso wichtig ist ein Ausblick auf den kommenden Monat, auf die wichtigsten anstehenden Aktivitäten und auf das voraussichtliche Projektergebnis. Dabei sollten Fragen gestellt und beantwortet werden wie: Lassen sich die Termine einhalten? Wie werden sich die Preise bei wichtigen Materialien voraussichtlich entwickeln? Halten die Lieferanten ihre Terminzusagen ein? Sind Zusatzarbeiten (Überstunden) erforderlich? Verläuft die Montage der Anlage problemfrei?
Falls neue Erkenntnisse vorliegen, sollten Sie diese natürlich bereits jetzt in das Projekt übernehmen. Dazu werden dann für die noch verbleibenden Monate die Werte für die betroffenen Erlös- oder Kostenarten in der Spalte E einfach überschrieben. Nach Ablauf des jeweiligen Monats werden die Prognosedaten dann wieder mit den Istdaten überschrieben. So ist es möglich, bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt, etwa nach einem Drittel der Projektlaufzeit, verlässliche Aussagen zum voraussichtlichen Projektergebnis zu erlangen.
Um sich die Arbeit so weit es geht zu erleichtern, sollten Sie überlegen, geringfügige Abweichungen nicht einzugeben. Buchhalterische Genauigkeit ist bei der MLK normalerweise nicht erforderlich, um zu erkennen, ob sich ein Projekt im Rahmen dessen entwickelt, wie es geplant war. Wichtiger ist es meist zu sehen, an welchen Stellen es gravierende Abweichungen gegeben hat und welche voraussichtlichen Auswirkungen auf das Projektende entstehen werden. Große Abweichungen erfordern von Ihnen und dem Projektleiter unmittelbare Aktivitäten und die Umsetzung geeigneter Maßnahmen. Legen Sie sich für jede Position einen Betrag oder eine Bandbreite fest. Bewegen sich Abweichungen innerhalb der Bandbreite, brauchen Sie keine Eingaben und Analysen vorzunehmen. Übersteigen die Abweichungen die Bandbreite, sollen Sie aber sofort reagieren. Das gilt auch für positive Abweichungen. Denn auch wenn etwas besser läuft als angenommen, sollen Sie wissen, woran dies liegt, um eine derartige Entwicklung möglicherweise verstärken zu können. Stimmen Sie die Bandbreiten im Vorfeld unbedingt mit dem Projektleiter ab!
Nach Projektende können Sie das exakte Ergebnis entweder selbst oder von der Buchhaltung erstellen lassen.
Bei der GmbH hat es im August verschiedene größere Abweichungen gegeben. Die Istdaten wurden unmittelbar nach dem Monatsabschluss eingepflegt. Das Monatsblatt des Unternehmens sieht wie in Abb. 6 dargestellt aus.
Abb. 6: Gegenüberstellung der Plan- und Istdaten der GmbH für den Monat August
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