Die GmbH will eine mitlaufende Kalkulation auf Monatsebene erstellen und beginnt mit den eigentlichen Zahleneingaben für das Projekt entsprechend der geplanten Umsetzung von Juli bis Oktober im Arbeitsblatt "Jul".
Zentrales Arbeitsblatt "Jan"
Auch wenn Sie ein Projekt nicht im Januar, sondern z. B. erst im April oder Mai beginnen, sollten Sie, soweit erforderlich, zunächst im Arbeitsblatt "Jan" alle Bezeichnungen für Erlös- und Kostenarten sowie Investitionen und Meilensteine an Ihre Erfordernisse anpassen. Das ist notwendig, weil nur aus diesem Arbeitsblatt die Bezeichnungen in die anderen Blätter übernommen werden. Ändern Sie die Bezeichnungen beispielsweise im Arbeitsblatt "Mär", werden diese Aktualisierungen nicht in die Blätter "Gesamt" und "VorNach", "Analyse" oder "Dokumentation" übernommen. Auch wenn während der Projektlaufzeit Erlös- oder Kostenarten hinzukommen, entfallen oder geändert werden, sollten Sie die Anpassung unbedingt im Blatt "Jan" vornehmen.
Das Arbeitsblatt ist in die Teile A-H untergliedert, wobei Eingaben in die Bereiche A., B., D., G. und H. sowie in die Zeile 50 (Steuern und Abgaben) getätigt werden können. Grundsätzlich ist der Aufbau der Blätter "Jan-Dez", "Gesamt" und "VorNach" gleich, um eine leichtere Orientierung und Vergleichbarkeit sicherzustellen.
Die einzelnen Abschnitte können zwischen fünf (z. B. Erlösarten) und zehn (z. B. variable Kostenarten) Einzelpositionen im Arbeitsblatt "Jan" in der Spalte C aufnehmen. Sind mehr Erlös-, Kosten- oder Investitionsarten zu berücksichtigen, müssen Sie ggf. Positionen zu einer Summe zusammenfassen. Zu den einzelnen Positionen können jetzt in den jeweiligen Arbeitsblättern die gewünschten Planzahlen in die Spalte D eingetragen werden. Diese Werte übernimmt automatisch die Spalte E (Zahlen mit roter Schrift). Hierdurch lassen sich manuelle Arbeiten reduzieren, weil Änderungen nur dann notwendig sind, wenn es bei einer Position auch Abweichungen gegeben hat. Zu jeder Planposition können dann noch Prämissen, Anmerkungen oder Voraussetzungen in Stichworten festgehalten werden (Spalte F).
Teil G erfasst bei Bedarf nachrichtlich Art und Beträge für notwendige Investitionen. Schließlich sollten im Teil H noch die Meilensteine bzw. die geplanten Erledigungstermine in der Spalte D notiert werden. Dabei sollten die Meilensteine möglichst nur in dem Monat aufgeführt werden, in dem sie tatsächlich relevant sind.
Diese Vorgehensweise wird nun für jeden Monat der geplanten Projektlaufzeit in den entsprechenden Arbeitsblättern, hier "Aug" bis "Okt" wiederholt, sodass am Ende alle Plansummen und -termine vorliegen. Die Summendarstellung erfolgt in den beiden Blättern "Gesamt" und "VorNach". Das Arbeitsblatt "Gesamt" stellt die Einzelergebnisse aller 12 Monatsmappen gegenüber. Im Arbeitsblatt "VorNach" werden nur die Gesamtsummen des Projektes abgebildet (Einzelheiten siehe unter Kapitel 4.5 "Gegenüberstellungsmöglichkeiten nutzen").
Das erste Arbeitsblatt "Jul" der GmbH nach Eingabe der Plandaten sieht wie in Abb. 5 dargestellt aus.
Sie sollten möglichst bereits während der Erstellung der Kalkulation damit beginnen, wichtige Prämissen, Voraussetzungen oder Besonderheiten zu einzelnen Planpositionen zu dokumentieren. Nutzen Sie dazu sowohl den Raum in den einzelnen Monatsblättern als auch das Arbeitsblatt "Dokumentation". Nur so können Sie später exakt nachvollziehen, ob und wo es zu Änderungen gekommen ist, wo Sie sich vertan haben oder wo Sie besonders gut gelegen haben. Eine gute Dokumentation ist für das Lernen und Erkennen von Verbesserungsmaßnahmen unabdingbar. Sie sollten sie möglichst immer gemeinsam mit dem Projektleiter oder dem für einen Auftrag Verantwortlichen vornehmen, um später Missverständnisse oder Fehlinterpretationen ausschließen zu können. Am besten, Sie gehen Position für Position zusammen durch und haken alle Punkte nacheinander ab.
Abb. 5: Plankalkulation der GmbH am Beispiel des Monats Juli
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