Mit Excel und Access Kennzahlen aus Vorsystemen generieren / 2 Die Konzeption der Auswertungen und der Strukturen

Ziele des Berichtswesens definieren

Zu Beginn eines Projekts, an dessen Ende ein Unternehmenssteuerungssystem stehen soll, stehen die Zielsetzung des Berichtswesens, die Konzeption der Berichte, Berichtsinhalte, Kennzahlen und der Aufbau der dafür benötigten Tabellen. Dieser Top-down-Ansatz stellt sicher, dass zum Schluss auch wirklich das gewünschte Ergebnis, d. h. die gewünschten Auswertungen, zum Tragen kommt. Der Top-down-Ansatz ist deshalb so wichtig, weil in dieser Art von Projekten sehr oft der Fehler begangen wird, dass sich die Projektbeteiligten zunächst mit den Daten aus dem Vorsystem beschäftigen und sich erst im Verlauf der Erstellung der Berichte Gedanken machen, was denn überhaupt ausgewertet werden soll.

Ein sogenannter Bottom-up-Ansatz ist zwar grundsätzlich auch möglich, führt jedoch meistens zu einem erhöhten Aufwand, weil der Datenprozess in aller Regel nachgebessert werden muss. Grundsätzlich müssen im Vorfeld der Gestaltung der Datenprozesse einige konzeptionelle Überlegungen angestellt und verschiedenste Fragestellungen abgearbeitet werden:

• Mit welchen Kenngrößen soll das Unternehmen im Hinblick auf welche Ziele gesteuert werden? Das heißt, welche Auswertungen und dazugehörigen Stamm- und Strukturdaten werden benötigt, um diese Anforderungen zu erfüllen?
• Welche Excel-Tabellen werden benötigt, um die benötigten Auswertungen umzusetzen?
• Wie sieht die übergeordnete Steuerung der Auswertungstabellen aus?
• Welcher konzeptionelle Ansatz liegt dem Berichtslayout zugrunde?

2.1 Konzeptionelle Überlegungen zu den Unternehmenszielen und Kenngrößen

Jedes Unternehmen verfolgt, teils mehr, teils weniger konsequent, eine Unternehmensstrategie, um seine Unternehmensziele umzusetzen. Die Ziele hierbei sind vielschichtig und die Zielerreichung ist meist das Ergebnis der Umsetzung mitunter sehr komplexer interner und externer Prozesse. Im Rahmen dieses Artikels kann deshalb nur exemplarisch anhand eines Beispiels aufgezeigt werden, wie das Berichtswesen prinzipiell aufgebaut werden muss und was es zu beachten gilt.

Beispielunternehmen

Im vorliegenden Beispiel wird ein Handelsunternehmen vorgestellt, das im Agrar- und Brennstoff-Bereich tätig ist. Das Unternehmen muss einerseits Kennzahlen und Berichte an externe Adressaten (z. B. Banken) liefern, benötigt aber auch ein System zur internen Unternehmenssteuerung. Es soll ein System etabliert werden, das basierend auf Excel und Access u. a. Informationen zu folgenden Fragestellungen liefert:

• Wie entwickelt sich das Ergebnis des Unternehmens unterjährig und im Vergleich zu den Vorjahren? Zielsetzung hierbei ist es, frühzeitig Trends zu erkennen, um Maßnahmen einleiten zu können. Hierfür wird eine GuV auf Monats- und Jahresbasis benötigt, die auch externen Adressaten zugänglich gemacht wird. Die Daten kommen aus der Finanzbuchhaltung.
• Wie entwickeln sich die jährlichen Durchschnittspreise der einzelnen Produktgruppen? Hier wird das Ziel verfolgt, die Vertriebsaktivitäten und das Pricing der Produkte besser zu steuern. Dazu bedarf es der Mengen- und Erlöswerte aus dem Vertrieb.
• Wie entwickelt sich die Produktivität der Mitarbeiter? Ein Ziel hinter dieser Fragestellung lautet, welche Bereiche aufgrund der Entwicklung von Produktiv- und Krankheitstagen ein besonderes Augenmerk verdienen und wo Maßnahmen eingeleitet werden müssen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, bzw. wo evtl. Arbeitsbedingungen verbessert werden müssen, um den Krankenstand zu senken. Diese Daten stammen aus dem Personalwesen.
• Wie entwickeln sich weitere Unternehmensindikatoren (Erlös pro Produktivtag, Personalaufwand pro Produktivtag etc.)? Hinter dieser Fragestellung verbirgt sich die Zielsetzung anhand unterschiedlicher Kenngrößen die Entwicklung in einzelnen Unternehmensbereichen besser verfolgen zu können, um ggf. frühzeitig Maßnahmen gegen negative Trends einleiten zu können. Diese Informationen werden auf Basis der vorhandenen Vorsystemdaten gebildet.

Die Kenngrößen sind, wie erwähnt, exemplarisch zu sehen. Das vorgestellte Beispiel erhebt nicht den Anspruch, ein Kennzahlensystem im Sinne einer umfänglichen Unternehmenssteuerung abzubilden, zumal diese Art Kennzahlen von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind und an den individuellen Unternehmenszielen ausgerichtet werden müssen. Es gilt vielmehr, anhand dieser Kenngrößen beispielhaft aufzuzeigen, wie man die zur Kennzahlenbildung relevanten Werte aus den Vorsystemen aufbereitet und in geeigneter Berichtsform darstellt.

2.2 Konzeptionelle Überlegungen zu den benötigten Excel-Tabellen

Aufbau der Auswertung

Die o. g. Fragestellungen machen unterschiedliche Tabellen erforderlich. So müssen neben den Auswertungstabellen auch Bewegungsdaten- und Strukturdatentabellen vorgehalten werden. Die Arbeitsmappe, die alle diese Tabellen beinhaltet, hält im Einzelnen folgende Tabellen vor:

1. BerGuV-1 (Auswertung): Der erste GuV-Bericht mit der monatsbezogenen Darstellung der Werte.
2. BerGuV-2 (Auswertung): Der zweite GuV-Bericht mit der jahresbezogenen Darstellung der Werte.
3. BerMenge (Auswertung): Der Bericht mit den Durchschnittspreisen pro Erlösgruppe.
4. BerMitarbeiter (Auswertung): ...