Metrics that matter: Wie man ein nutzerzentriertes Controlling-Dashboard für bessere Entscheidungen entwirft

Zusammenfassung

• Die Übersetzung der Unternehmensstrategie in messbare und handlungsweisende Indikatoren ist eine große Herausforderung für Unternehmen.
• Die Balanced Scorecard kann dabei helfen, Ziele und Kennzahlen in Bezug zu setzen, wobei der Abgleich von Soll- und Ist-Indikatoren in Unternehmen häufig einen geringen Automatisierungsgrad aufweist.
• Data Literacy, Nutzer:innenzentrierung und partizipatorische Design-Prozesse sind die Grundlage für mehrwertstiftende Dashboards.
• Ein Design-Thinking-Workshop, der die relevanten Stakeholder einbezieht, sollte in den fünf Schritten Check-In, Objectives, User Stories, Design Studio und Check-Out stattfinden – gefolgt von einer Prototyping-Phase.
• Key Performance Indicators (KPIs) sind die relevantesten Geschäftsmetriken und sollten entsprechend der jeweiligen Zielausrichtung des Unternehmens definiert werden.
• Kontinuierliche Adaption sorgt für zukunftsfähige Dashboards, die perspektivisch AI-generiert und dadurch noch schneller und interaktiver werden könnten.

1 Dashboard Delight: Warum ist ein Controlling-Dashboard wertvoll?

Es ist eine unternehmensweite Aufgabe, von Geschäftszielen konkrete Handlungen abzuleiten. Eine Schwierigkeit dabei ist jedoch, dass Unternehmensstrategien und Zielbilder langfristig angelegt sind und in ihrer Formulierung einen geringen Detaillierungsgrad aufweisen, sodass sie sich nicht ohne weiteres in alltäglichen Prozessen im Unternehmen operationalisieren und analysieren lassen.

Im Normalfall kaskadieren Unternehmen die Erfolgsindikatoren daher vom höchsten Management-Level bis zur operativen Ebene; dort wiederum finden die Erfolgsmessung und das Verknüpfen der operativen Erfolge mit übergeordneten Zielen statt. Die Umsetzung der Geschäftsstrategie sowie die Erfolgsanalyse geschehen also durch – mehr oder weniger – standardisierte Prozesse und Reporting-Strukturen: Kommunikation und Dokumentation von Strategie und Unternehmenszielen (Top-down), Definition von Kennzahlen (pro Unternehmensbereich und -ebene), Erhebung der operativen Leistung basierend auf den definierten Kennzahlen (Bottom-up), Erfassung und ggf. Visualisierung in unterschiedlichen Systemen und Spreadsheets (je Bereich oder unternehmensweit).

Ein regelmäßiges Reporting der Leistung über alle Unternehmensebenen hinweg kann dafür sorgen, dass die Ergebnisse besser genutzt, dauerhaft festgehalten und verglichen werden können. In der Praxis jedoch sind Reportings häufig zu eindimensional, zu starr und werden selten über die Ebenen hinweg in gewünschtem Maße verwendet.

Nicht zuletzt deshalb, weil das gängigste Reporting-Tool auch heute noch Microsoft-Excel ist, was angesichts der technischen Möglichkeiten (auch hinsichtlich der User Experience) durchaus antiquiert wirkt: Excel-Sheets liefern kaum umfassende, intuitiv verständliche Einsichten und werden selten an die aktuellen Ziele und Fragestellungen angepasst.

Mit fortschreitender digitaler Alphabetisierung (z. B. Digital Literacy = "versierter Umgang mit Computern, dem Internet, digitalen Benutzeroberflächen etc.;" oder Data Literacy = "versierter Umgang mit Daten, Visualisierungen und Konzepten der Datenerhebung und -analyse etc.)" und professionalisiertem Datenmanagement im Unternehmen, wird der Ruf nach besseren, transparenteren und stärker automatisierten Lösungen für das Unternehmenscontrolling immer lauter: Schlankere und automatisierte Prozesse sorgen für erhöhte Effizienz, die Performance-Evaluation kann regelmäßiger und mit geringerem Zusatzaufwand stattfinden und eine einheitliche, intuitive Lösung reduziert Missverständnisse und Wissenssilos.

Die Integration dieser offensichtlichen Vorteile in den Unternehmensalltag ist so naheliegend wie komplex: Moderne, datengetriebene Entscheidungsfindung kann mit einem nutzerzentrierten, zentralisierten, Bereichs- und Level-übergreifenden Controlling-Dashboard gelingen. Die Grundfrage für jedes Dashboard muss lauten: Was muss eine Person für ihre jeweilige Rolle und Verantwortlichkeit in welcher Form und Regelmäßigkeit in einem Dashboard vorfinden, um stets bestmöglich für ihre Entscheidungsfindung informiert zu sein?

2 Data Literacy, User-Centricity & partizipatorisches Vorgehen als Bedingungen für Mehrwert

Ein beliebtes Argument gegen Workshops zur gemeinsamen Entwicklung eines neuen Dashboards ist der zeitliche und monetäre Aufwand. Doch das ist zu kurz gedacht. Nichts ist teurer als die Entwicklung eines (Daten-)Produkts, das am Ende niemand nutzt. Damit ein Dashboard echten Mehrwert liefert, müssen

• die nötige Datenkompetenz im Unternehmen vorhanden sein,
• ein strategisches, endnutzerzentriertes Vorgehen gewählt werden und
• breite Akzeptanz im Unternehmen gegeben sein, die durch die frühe Involvierung der Stakeholder in den Entwicklungsprozess gewährleistet werden kann.

Das ideale Dashboard bildet die Schnittmenge zwischen aussagekräftigen Daten, intuitiver Benutzeroberfläche und der Möglichkeit für Nutzer, relevante und tatsächlich handlungsweisende Erkenntnisse abzuleiten.

2.1 Data Literacy

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist klar, dass wir in allen Lebensbereichen zunehmend mit Zahlen, Tabellen, Statistiken, Graphen, Hochrechnungen und Modellierungen konfrontiert...