Die Analyse von Abweichungen ist der Kern jedes Managementberichts. Je nach Unternehmen und Anwendungsfall werden Abweichungen zwischen unterschiedlichen Basiswerten berechnet: Ist-Plan, Ist-Vorjahr, Forecast-Plan usw. Erst durch sie können die Geschäftsdaten bewertet werden. Fast immer werden gute (erwünschte, ergebnissteigernde) und schlechte (unerwünschte, ergebnissenkende) Abweichungen unterschieden.
Abweichungen grafisch anzeigen
Trotz ihrer zentralen Bedeutung werden Abweichungen heute nur selten grafisch angezeigt und sind daher oft sehr schwer erkennbar. Die Ursache für diesen Widerspruch liegt in der Software. Excel und andere Programme bieten fast ausschließlich Diagrammtypen an, bei denen die Basiswerte visualisiert werden, also beispielsweise der Istwert und der Planwert. Die Abweichung ist im Bild nicht zu erkennen.
Abb. 3: Abweichungsdarstellungen: links unten: absolut und links oben: prozentual; Mitte unten: integriert und Mitte oben: separiert; rechts unten: isoliert und rechts oben: kumuliert
Hier besteht sehr großes Potenzial zur Verbesserung. Abb. 3 zeigt die wichtigsten Grundformen der grafischen Abweichungsanzeige. In praktischen Anwendungen können diese Typen einzeln oder kombiniert eingesetzt werden. Die Abweichungen erscheinen oft direkt über oder neben dem Diagramm für die Basiswerte (vgl. Abb. 1 und Abb. 2). Die Basiswerte müssen aber nicht in jedem Fall gezeigt werden. Besonders konsequent gestaltete Berichtsseiten verzichten sogar ganz auf die Basiswerte und zeigen ausschließlich steuerungsrelevante Abweichungen.
Farben wie Rot und Grün lassen die Richtung der jeweiligen Abweichung sofort ins Auge springen. Das funktioniert aber nur dann wie gewünscht, wenn die Wirkung der Farben nicht bereits durch andere bunte Diagrammelemente verschwendet wurde. Daher verwenden die Basisdarstellungen gemäß SUCCESS-Konzept nur Schwarz, Weiß und Grau. Außerdem sollte bereits die Form der Grafik positive und negative Abweichungen unterscheiden, sodass die Empfänger nicht unbedingt auf die Farben angewiesen sind. Dadurch ist immer alles richtig lesbar, auch bei schlechtem Beamer, schwachen Kopien oder Farbfehlsichtigkeit.
Für Entscheider sind grafische Abweichungsanzeigen ideal geeignet, um Geschäftsdaten schnell und richtig zu verstehen.
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