Leerkosten erkennen: Datenerhebung und Analyse mit Excel / 8 Vorgehensweise

Für eine einfache und sichere Einrichtung des Frühwarnsystems bietet es sich an, die notwendigen Schritte in der folgenden Reihenfolge vorzunehmen:

1. Schritt: Feststellen des Detaillierungsgrades

Stellen Sie zunächst fest, welcher Bereich zur Beobachtung der Parameter am besten geeignet ist (Gesamtunternehmen, Bereiche, Abteilungen etc.)

2. Schritt: Auswahl der Kennzahlen

Wählen Sie die Kennzahlen aus, die für den gewünschten Bereich am ehesten die Entwicklung der Leerkosten anzeigen.

3. Schritt: Planung der Strukturveränderungen

Für den Beobachtungszeitraum müssen die Veränderungen geplant werden, die einen Einfluss auf die Entwicklung der beobachteten Kennzahlen haben. Veränderungen daraus entstehen nicht als Folge von Leerkosten.

4. Schritt: Integration der saisonalen Schwankungen

Wenn die Kennzahlen in Abhängigkeit der Saison schwanken, müssen diese Veränderungen ermittelt und berücksichtigt werden. Auch sie sind kein Anhaltspunkt für Leerkosten.

5. Schritt: Ermittlung der Grenzwerte

Berechnen Sie die Grenzwerte, die überschritten werden müssen, damit die Veränderungen die Entstehung von Leerkosten anzeigen. Dabei berücksichtigen Sie die in Schritt 3 und 4 ermittelten Schwankungen.

6. Schritt: Ermittlung der Kennzahlen

Ermitteln Sie nach Ablauf der Periode (in der Regel der Monat) die ausgewählten Kennzahlen.

7. Schritt: Eintragen in Zeitreihen

Tragen Sie die ermittelten Kennzahlen in eine Zeitreihe ein, um die im Beobachtungszeitraum auftretenden Veränderungen feststellen zu können.

8. Schritt: Ergebnis der Veränderung ermitteln

Ermitteln Sie die Veränderungen zwischen Anfang und Ende des Beobachtungszeitraumes. Monatliche Veränderungen sind meist nicht aussagefähig. Monatlich sollten Sie jedoch die Veränderungen gegenüber den vergangenen 3 oder 6 Monaten ermitteln.

9. Schritt: Grenzwertüberschreitung feststellen

Liegt die Höhe der Veränderung fest, sehen Sie, ob sie die gewählten Grenzwerte überschreitet. Ist dies nicht der Fall, sind keine Leerkosten entstanden. Werden die Grenzen nicht eingehalten, liegt der Verdacht nahe, dass Leerkosten entstanden sind.