Künstlersozialabgabe / 6 Aufzeichnungspflichten: Diese Angaben müssen Sie gesondert aufzeichnen

Die Aufzeichnungen für die Meldung der Beträge an die Künstlersozialkasse müssen in Bezug auf die Berechnung und Bezahlung nachprüfbar sein. Die an Publizisten oder Künstler gezahlten Entgelte müssen fortlaufend aufgezeichnet werden, ebenso wie der Name des Publizisten bzw. Künstlers. Die Aufzeichnung ist in Form von laufend geführten Listen möglich. Darüber hinaus müssen die Aufzeichnungen folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Mehrfach gezahlte Entgelte für eine einheitliche publizistische bzw. künstlerische Leistung müssen im Rahmen einer Liste zusammengefasst werden, d. h. die Ermittlung des Gesamtentgelts muss nachvollziehbar aufgezeichnet werden,
• zwischen der Rechnung und dem daraus resultierenden Betrag für die Meldung zur KSK muss ein Zusammenhang hergestellt werden.

Praxis-Tipp

Die in der Buchhaltung erfassten Zahlungen und Namen reichen als Aufzeichnung aus

Wenn Sie bereits im Rahmen der Buchhaltung die Zahlungen und Namen der Publizisten bzw. Künstler erfassen, erfüllen Sie die von der Künstlersozialkasse geforderten Aufzeichnungspflichten.

Es empfiehlt sich – insbesondere bei häufiger Inanspruchnahme von künstlerischen/publizistischen Leistungen – ein gesondertes Konto im Rahmen der Buchhaltung für diese Aufwendungen anzulegen, um einen besseren Überblick über die künstlersozialabgabepflichtigen Leistungen zu erhalten und auch im Falle einer Prüfung eine entsprechende Dokumentation vorweisen zu können.

Für die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten können sowohl händische als auch elektronische Hilfsmittel verwendet werden. Für die Aufzeichnung genutzte elektronische Datenverarbeitungsprogramme müssen ordnungsgemäß dokumentiert sein.

Wichtig

Aufbewahrungspflichten

Die Aufzeichnungen zur Anmeldung von gezahlten Entgelten an Publizisten bzw. Künstler sind mindestens 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entgelte fällig geworden sind, aufzubewahren. Das Entgelt, das an den Publizisten bzw. Künstler gezahlt wird, ist regelmäßig im Laufe des jeweiligen Jahres fällig.

Auf Verlangen der Künstlersozialkasse (im Rahmen einer Prüfung) sind die Aufzeichnungen vorzulegen.

Praxis-Beispiel

Ende der Aufbewahrungspflicht

Unternehmer Köpi zahlt im Juni 2020 ein Entgelt an einen Künstler für die von ihm erbrachte künstlerische Leistung.

Die Frist zur Aufbewahrung der hierzu notwendigen Aufzeichnungen beginnt am 1. Januar 2021 und endet am 31. Dezember 2025.