Kommunikationskosten / 4 Beispielhafte Beurteilung möglicher Kommunikationsalternativen

Aussagekräftige grundsätzliche Alternativrechnungen sind nur möglich, wenn bestimmte modellierte oder standardisierte Gesprächs- oder Nutzungsverhalten unterstellt werden. Nur durch das Setzen von Prämissen lassen sich für bestimmte Situationen Alternativen berechnen.

Praxis-Beispiel

Kostenvergleich für Kundeninformationen

Ein Betrieb versendet jährlich etwa 100.000 Seiten an Mailings und Rundsendungen innerhalb Deutschlands. Eine Analyse ergibt, dass pro Sendung durchschnittlich 4 Seiten verschickt werden. Die Geschäftsleitung möchte wissen, welche Versendungsart für die angegebene Gesamtmenge die kostengünstigste ist. Es werden E-Mail und Briefpost betrachtet.

Für die Alternativbetrachtung gelten folgende Prämissen:

• Das Unternehmen hat eine Flatrate und kann die Rundschreiben ohne zusätzliche (Grenz-)Kosten verschicken.
• Bei den Materialkosten handelt es sich um gerundete Durchschnittswerte.
• Für die Personalkosten gilt, dass die Bearbeitungszeiten für Brief und Datenübertragung identisch sind, sodass für alle Versendeformen etwa gleich hohe Personalaufwendungen entstehen. Sie bleiben daher in der Vergleichsbetrachtung unberücksichtigt.
• Andere Fixkosten werden nicht angesetzt.

Auf Basis dieser einfachen Prämissen lassen sich grundsätzliche Alternativen berechnen, die als Berechnungsgrundlage für den Alltagsbetrieb in der Regel genügen. Die Voraussetzungen müssen an die Erfordernisse des jeweiligen Betriebes angepasst werden. Eine Ergänzung der Kostenbetrachtung um die Fixkosten, z. B. Abschreibungen, Personal- und Raumkosten, kann den Nutzen weiter erhöhen.

Übersendungsart	Datenübertragung (Internet, E-Mail)	Brief
Porto (Tarif X A-Post, Standard 30 ct/Brief, Nachlass ab 25.000 Stück 3 % = 29,10 ct/Brief)	0,00	7.275,00
Materialkosten (z. B. Briefumschläge, Papier, Toner)	0,00	231,15
Summe variable Kosten	0,00	7.506,15

Tab. 2: Kostenvergleich in EUR für die Versendung von 100.000 DIN-A4-Seiten

Für Controller gilt es bei Vergleichsrechnungen zu den Kommunikationskosten grundsätzlich, schnelle, aussagekräftige Ergebnisse mit einem möglichst pragmatischen Vorgehen zu erzielen. Dies geschieht im Wesentlichen, um Entscheidungsträger und Beschäftigte für die Kostenproblematik in diesem Bereich zu sensibilisieren. Hierzu ist sicherlich ein Ansatz sinnvoll und hilfreich, der sich darauf konzentriert, zunächst die direkten Kosten zu erfassen und in einen Alternativvergleich einzubeziehen. Erst in einem weiteren Schritt sollten bei Bedarf detailliertere Rechnungen erstellt werden. Zudem sollte die Kostenbetrachtung um eine Erfolgskomponente erweitert werden: bei welcher Versandart werden die meisten Kunden erreicht bzw. gibt es den höheren Rücklauf? Denn was nützt es z. B, wenn man für den Internetversand im Prinzip keine Kosten hat, dafür aber keine Rückmeldungen bzw. Käufe? Das Beispiel zeigt, warum es wichtig ist, eine ganzheitliche Betrachtung vorzunehmen und sich mit der oder den Fachabteilungen abzustimmen.

Praxis-Tipp

Lohnt sich ein spezialisierter Dienstleister?

Betriebe mit hohem Mailingvolumen sollten prüfen, ob es sich lohnt, spezialisierte Dienstleister, etwa die Post, mit der Versendung zu beauftragen, z. B. wenn Rundsendungen oder Mailings für einen größeren Adressatenkreis anfallen. Die Post oder andere Provider übernehmen neben der Übersendung die Adressverwaltung und helfen auf Wunsch beim Layout von Sendungen. Die Kosten beginnen ab ca. 5–6 ct pro Seite.