Kommunikationskosten / 1 Welche Kostenarten gehören zu den Kommunikationskosten?

Ein praktikabler Ansatz zur Beantwortung dieser Frage scheint die Einteilung der Kosten in direkte und indirekte Kommunikationskostenarten zu sein. Dabei kann die Zuordnung einzelner Kostenarten zum Bereich Kommunikation durchaus von Betrieb zu Betrieb bzw. von Branche zu Branche unterschiedlich gehandhabt werden. Auch die Zuordnung zu den direkten bzw. indirekten Kosten kann unterschiedlich gelöst werden.

1.1 Übersicht über direkte Kosten

Zu den direkten Kosten zählen in der Regel diese Kostenpositionen:

• Monatliche Grundgebühren für Festnetz und Mobilfunk
• Entgelte für Tarifeinheiten im Festnetz und Mobilfunk
• Kosten für Internetnutzung und Provider
• Ggf. ergänzend oder alternativ: Kosten für Flatrates (Telefon, Internet, Hinweis: in kleinen Unternehmen und bei Selbstständigen kommen meist Flatrates zum Tragen, bei großen Unternehmen bleibt die Unterteilung in Grundgebühren und variable Entgelte i. d. R. bestehen)
• Kosten für Datenleitungen
• Kosten für Netzwerke (Telefon, Internet)
• Kosten für (Video-)Konferenzräume
• Porti, Fracht, Logistikkosten (teilweise)
• Aufwendungen für Kurier- und Paketdienste
• Kosten für Beratung, Konzepterstellung, Systemintegration
• Kapitalkosten für Hard- und Software bspw. für Telefonanlagen, Personalcomputer, Telefone, Telefaxgeräte, Videoausstattungen, Server, Software für Modems, Kommunikationssoftware etc. (ggf. auch indirekte Kosten, soweit eine direkte Zuordnung zu arbeitsintensiv ist)
• Kosten für Telefon- und Telefaxeinrichtung, z. B. Installationskosten
• Kosten für Systemintegration, etwa wenn komplexe Telekommunikationslösungen im Unternehmen eingeführt werden
• Materialkosten (Telefax-, Brief-, Kopierpapier, Umschläge, Toner etc.)
• Aufwendungen für Miete oder Leasing für die o. g. Hard- und Software (wie zuvor ggf. indirekt)
• Energiekosten (ggf. indirekt, da Einzelerfassung häufig zu aufwendig; aber: Energieverbrauch größerer Einrichtungen, z. B. von TK-Anlagen kann durchaus gemessen und erfasst werden)
• Kosten für die Gestaltung / Überarbeitung des Internetauftritts
• Kosten für externe Dienstleister, wenn die Kommunikation ganz oder teilweise ausgegliedert ist, Kosten für Cloud-Anwendungen.

1.2 Übersicht über indirekte Kosten

Zu den indirekten Kommunikationskosten zählen z. B. folgende Aufwendungen:

• Reise- und Bewirtungskosten, z. B. Fahrtkosten, Kosten für Verpflegung und Unterbringung, Parkgebühren
• Raumkosten
• Kapitalkosten für Hard- und Software (ggf. direkte Kosten)
• Personalkosten, z. B. für eine eigene IT-Abteilung (ggf. direkte Kosten)

Für Kommunikationskosten gilt, wie für alle anderen Kostenarten, dass sie vollständig erfasst und möglichst verursachungsgerecht zunächst Kostenstellen oder Projekten, und dann Kostenträgern, zugeordnet werden müssen. Wie exakt dies geschehen und mit welchem maximalen Aufwand dies verbunden sein soll, hängt von der Situation des jeweiligen Betriebes sowie der absoluten Höhe der Kommunikationskosten ab. Haben die Kommunikationskosten, bezogen auf die Gesamtkosten, lediglich einen geringen Anteil (Faustregel: <5 %), genügt es in der Regel, pauschal eine Verteilung mithilfe von Schlüsseln vorzunehmen. Diese Vorgehensweise ist z. B. für kleine oder mittelständische Betriebe des produzierenden Gewerbes, den (Einzel)Handel oder das Handwerk sinnvoll. Hier lohnt sich eine arbeitsintensivere Vorgehensweise nur selten. In Dienstleistungsbetrieben ist der Anteil der Kommunikationskosten in der Regel höher, sodass, wenn irgend möglich, eine direkte Zuordnung und Verteilung realisiert werden sollte.

1.3 Zuordnung der Kosten

Meist ist es ohne großen Aufwand möglich, Grundgebühren, Verbindungsentgelte, Leitungskosten, Reise- und Bewirtungskosten oder Kosten für Endgeräte (ggf. als GWG oder anteilig mittels AfA) direkt Kostenstellen oder Projekten, ggf. auch einzelnen Kalkulationsobjekten, zuzuordnen. TK-Anlagen bspw. sind in der Lage, anfallende Entgelte den Verursachern zuzuordnen. Auch beim Mobilfunk ist eine solche Erfassung einfach umzusetzen. Die Endgeräte (Smartphones, Zubehörteile) werden für Personen beschafft, die auf einer Kostenstelle oder in einem Projekt arbeiten. Gerätekosten und Verbindungsentgelte können über die Telefonrechnung direkt zugeordnet werden.

Bei der Zuordnung der Kosten von – soweit vorhanden – Telefonzentrale und Poststelle, etwa für Personal, Porti oder Material, muss meist auf Schlüssel zurückgegriffen werden (i. S. einer innerbetrieblichen Leistungsverrechnung, z. B. als Hilfskostenstelle im Rahmen der Zuschlagskalkulation), da hier eine automatische Erfassung und die direkte Zuordnung nur mit hohem Aufwand umzusetzen ist. Ein in der Praxis häufig zu findender Schlüssel ist die Anzahl der auf einer Kostenstelle oder in einem Projekt beschäftigten Personen (vgl. Tab 1).

Praxis-Tipp

Kostenzuordnung automatisieren

Versuchen Sie, möglichst alle Kommunikationskostenarten automatisch zu erfassen und Kostenstellen, Projekten oder Kostenträgern direkt zuzuordnen. Sie reduzieren den Arbeitsaufwand und die Fehlermöglichkeit. Insbesondere, wenn es um die Verteilung der Kosten mit Schlüssel geht, sind Ungenauigkeiten und Fehler vorprogrammi...