Kennzahlen zur wirksamen Projektsteuerung / 2 Kennzahlen

2.1 Was sind Kennzahlen?

Kennzahlen ermöglichen die kompakte Darstellung schwer zu überblickender Datenmengen. Im zeitlichen Vergleich und durch Gegenüberstellung mit anderen Projekten oder einem Planwert erhält man Anhaltspunkte für Maßnahmen.

Die richtigen Kennzahlen finden …

Folgende Fragen helfen, die richtigen Kennzahlen zu finden:

• Spiegelt die Kenngröße ein wichtiges Unternehmensziel wider?
• Sind die Kennzahlen allgemein verständlich und sind sie leicht vergleichbar mit anderen Projekten im eigenen Unternehmen oder mit Unternehmen derselben Branche?
• Gibt es neben Spätindikatoren (Istkosten, Istdauer) genügend Kennzahlen, die als Frühindikator wirken (Kundenzufriedenheit)?
• Können wir Daten verwenden, die schon für andere Zwecke gesammelt werden?
• Kann die Kennzahl schnell zur Verfügung gestellt werden?

Wie sind Kennzahlen zu dokumentieren?

Kennzahlen müssen verstanden werden. Allen muss klar sein, was die Kennzahl bedeutet und welches Ziel damit verfolgt wird. Deshalb ist es wichtig, eine Kennzahl eindeutig zu dokumentieren. Abb. 2 zeigt ein Beispiel für eine umfassende Kennzahlenbeschreibung. Die 1. Zeile enthält das Ziel, das mit der Kennzahl gemessen werden soll.

Abb. 2: Schema für die Definition einer Kennzahl

2.2 Kennzahlen für den Leistungsfortschritt

Die Kenntnis des Leistungsfortschritts ist essenziell für die Projektsteuerung. Man kann unterschiedliche Verfahren zur Ermittlung der Kennzahl Leistungsfortschritt einsetzen. Sie werden im Folgenden anhand des Beispiels in Abb. 3 beschrieben.

Abb. 3: Beispiel für die Ermittlung des Leistungsfortschritts

2.2.1 Bewertung des aktuellen Projektstands

Meilensteinmethode

Um den Leistungsfortschritt zu bestimmen, kann man z. B. die bereits erreichten Meilensteine zählen und in Bezug zur Gesamtzahl der Meilensteine setzen. Im Beispiel der Abb. 4 wurde einer von 4 % Meilensteinen erreicht. Es ergibt sich eine Leistung von 25 %. Dieses Verfahren bringt nur dann zufriedenstellende Ergebnisse, wenn die Meilensteine genügend differenziert und bezüglich des Aufwands für vergleichbare Projektabschnitte vorliegen. Der Vorteil liegt in der einfachen Anwendbarkeit und dem geringen Ermittlungsaufwand.

In manchen Unternehmen wird der Istaufwand durch den Planaufwand für das gesamte Projekt dividiert.

Im Beispiel führt dies zu einem Fortschrittsgrad von 60 %:

Auch diese Methode ist sehr einfach. Das Ergebnis ist aber in solchen Projekten nicht korrekt, in denen der Aufwand kein Indikator für die Leistung ist.

0/50/100-Methode

Die 0/50/100-Methode bewertet die noch nicht gestarteten Arbeitspakete mit einem Leistungsfortschritt von 0 %, begonnene mit 50 % und abgeschlossene mit 100 %. Der entsprechende Teil des geplanten Projektaufwands wird als erwirtschafteter Wert gutgeschrieben. Im Beispiel ist Arbeitspaket A abgeschlossen, sodass der gesamte Planaufwand von 2 Personentagen verbucht wird (vgl. Abb. 4). Obergrenze für den erwirtschafteten Wert ist im Übrigen immer der geplante Aufwand. Selbst bei einem Istaufwand von 3 würden nur 2 Personentage gutgeschrieben.

Arbeitspaket C wurde begonnen, deswegen werden 0,5 Einheiten, eben die Hälfte des Planaufwands, verbucht. Insgesamt ergibt sich ein Leistungsfortschritt von 45 %, da 4,5 der 10 geplanten Personentage erwirtschaftet wurden.

Man hofft, dass sich der Fehler, der durch die undifferenzierte Leistungszuordnung von 50 % auftritt, über das gesamte Projekt wieder ausgleicht. Manche Arbeitspakete werden erst zu 25 % abgearbeitet sein, andere zu 75 %, im Mittel stimmt dann die Annahme.

Arbeitspaket	Planaufwand	Fortschrittsgrad	Erwirtschafteter Wert
A	2	100 %	2
B	2	100 %	2
C	1	25 %	0,5
D	2	0 %	0
E	1	0 %	0
F	2	0 %	0
Gesamt	10	→ 45 % ←	4,5

Abb. 4: Ermittlung des Projektfortschritts

0/100-Methode

Eine pessimistische Variante der 0/50/100-Methode ist die 0/100-Methode, bei der für noch nicht begonnene und bereits laufende Arbeitspakete 0 % und für abgeschlossene Vorgänge 100 % gutgeschrieben werden. Für das Beispiel erhält man einen Leistungsfortschritt von 40 %.

2.2.2 Prognose des zukünftigen Projektverlaufs

Fortschrittsgrad zukunftsorientiert bestimmen

Besser, als die vergangene Leistung zu schätzen, ist es erfahrungsgemäß, die noch zu erbringende Leistung zukunftsorientiert zu bestimmen. Empfohlen wird deshalb die Ermittlung eines leistungsmäßigen Fortschrittsgrads (FG) nach folgender Formel:

Der voraussichtliche Gesamtaufwand wird hierbei ermittelt, indem man den Restaufwand für die noch zu erledigenden Arbeitspakete realistisch schätzt und dazu den bisher erreichten Istaufwand addiert. Dies führt im Beispiel der Abb. 4 zu einer Leistung von 50 %:

Cost-to-Cost-Methode

Ähnlich ist die sog. Cost-to-Cost-Methode. Die Formel lautet:

Dies führt im Beispiel der Abb. 4 ebenfalls zu einer Leistung von 50 %:

Verwendung findet auch folgende Formel:

Als Ergebnis erhält man in diesem Fall einen Fortschritt von 40 %:

In manchen Projekten ist es möglich, dass erfahrene Experten direkt die Restleistung schätzen. Dann kann der Leistungsfortschritt über folgende Beziehung ermittelt werden:

Darstellung des Leistungsfortschritts

Der Projektcontroller muss dafür Sorge tragen, dass der Projektfortschritt transparent dargestellt wi...