Wie lange eine Prüfung dauert, wenn neben der Finanzbuchhaltung zusätzlich die Daten eines elektronischen Aufzeichnungssystems geprüft werden, liegt oft daran, wie der Datenbestand strukturell beschaffen ist, der dem Prüfer vorgelegt wird. Entscheidend ist ebenso, wie der Prüfer die gesetzliche Forderung nach maschinell auswertbaren Daten interpretiert und in der Prüfungspraxis umsetzt. Was er braucht, um die korrekte Erfassung der Bargeschäfte prüfen zu können, sind auswertbare Daten. Kann er diese nämlich nicht auf seinem PC einlesen und mithilfe seiner Bordmittel analysieren, gelten sie als maschinell nicht auswertbar. Solche Daten sind für Prüfungszwecke wertlos. Die Kassenführung wäre erheblich mängelbehaftet und würde verworfen werden. Die Daten müssen in einem allgemein gebräuchlichen Format übergeben werden. Liegen lediglich Datensicherungen im sog. Inhouse-Format vor, kann der Prüfer nicht auf diese zugreifen. Aber selbst, wenn er die Daten ohne Mühe einlesen kann, bleibt immer noch die sachgerechte Aufbereitung. Sie ist Grundvoraussetzung jeglicher Detailprüfung. Erst dann, wenn die Daten auch sinnvoll aufbereitet werden können, gelten sie als auswertbar im Sinne der Abgabenordnung.

Ist der Außenprüfer nicht in der Lage, die Daten in angemessener Zeit einzulesen und aufzubereiten, so kann er die Kassenführung nicht überprüfen. Was den zeitlichen Aspekt für diese vorbereitenden Maßnahmen betrifft, gehen die Auffassungen auch innerhalb der Finanzbehörden weit auseinander. Der Gesetzgeber hat nicht genauer definiert, was unter maschineller Auswertbarkeit im einzelnen zu verstehen ist. Zwar gibt er vor, die Daten müssten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Aber wie viel Zeit darf die Auswertung in Anspruch nehmen? Was einem speziell hierfür ausgebildeten EDV-Fachprüfer innerhalb eines relativ geringen Zeitrahmens möglich ist, schafft ein durchschnittlich geschulter "Normalprüfer" vielleicht erst nach tagelangem Herumprobieren. Was ist angemessen?

Kassendaten bestehen regelmäßig aus einer Vielzahl einzelner Dateien. Jede dieser Dateien verfügt über steuerlich relevante Informationen. Eine Gesamtdatei, die all das enthält, was der Prüfer an steuerlichen Infos benötigt, gibt es so gut wie nie. Die Informationen müssen erst aus den verschiedensten Dateien zusammengestückelt werden. Diese kommunizieren zu diesem Zweck über bestimmte Indexe miteinander und werden bei Abruf einzelner Geschäftsvorfälle optisch und temporär in einer einzigen Buchungszeile, dargestellt – so wie gewünscht. Diese sog. "Abfragen" sind jeweils im System vorprogrammiert. Ein solcher nach Datenbankprinzipien aufgebauter Datenbestand kann verständlicherweise auf einen Fremdrechner nur dann funktionell übertragen werden, wenn dieser auch über die entsprechende Software verfügt. Die steht dem Finanzbeamten nicht zuletzt aus wettbewerbsrechtlichen Gründen grundsätzlich aber nicht zur Verfügung.

Die Frage nach der Dauer einer Prüfung hängt also wesentlich von der vorgelegten Datenstruktur ab. Leider kann nicht immer ausgeschlossen werden, dass derjenige, der dem Prüfer seine Daten "mundgerecht" serviert, auch tiefergehend und intensiver geprüft wird, als der, der nur die gesetzlichen Minimalanforderungen erfüllt.

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